Planifiez des tables rondes sans courir après des intervenants surchargés
Coordonne panélistes et modérateurs en minutes, pas en semaines
WhenToMeet aide les organisateurs d'événements à trouver des créneaux de table ronde quand intervenants, panélistes et modérateurs sont tous disponibles. Stop aux chaînes d'emails interminables — planifie des panels percutants qui ont vraiment lieu, avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Coordonner la disponibilité de plusieurs panélistes, intervenants et modérateurs très occupés
- ✕Des semaines d'allers-retours d'emails pour trouver un créneau qui convient à tout le monde
- ✕Annulations de panéliste de dernière minute parce que l'horaire entre en conflit avec leur agenda
- ✕Gérer des plannings de panel sur différents fuseaux pour des événements virtuels ou internationaux
- ✕Planifier plusieurs sessions de panel pour des conférences ou séries d'événements
Comment WhenToMeet tu aide
Vois la disponibilité de tous les panélistes
Regarde quand tout ton panel — intervenants, modérateurs, leaders d'opinion — est libre, d'un seul coup d'œil. WhenToMeet vérifie les vrais calendriers pour une vraie disponibilité.
Coordonne 10x plus vite
Ce qui prenait des semaines d'emails se règle maintenant en 1 à 2 jours. Confirme les panels pendant que les intervenants sont intéressés et disponibles.
Gère des panels complexes
Coordonne des panels de 3 personnes ou de plus grandes tables rondes d'experts. Ajoute autant de participants que tu veux à ton sondage, totalement gratuit.
Soutien intervenants internationaux
Des panélistes dans différents pays ? WhenToMeet convertit automatiquement tous les horaires dans le fuseau local de chaque intervenant.
Réduis les annulations
Les calendriers connectés montrent tôt quand des intervenants ont des conflits, évitant les annulations de dernière minute qui font dérailler ton événement.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Connecte les calendriers des panélistes et intervenants pour voir la vraie disponibilité et éviter les conflits avec leurs engagements existants.
Participation rapide
Panélistes et modérateurs votent sans créer de compte — un clic sur le lien et ils sélectionnent les créneaux disponibles.
Sondages de panel partageables
Génère des liens uniques pour chaque table ronde. Partage par email ou via ta plateforme de gestion d'événements pour une coordination instantanée.
Notifications intervenants
Reçois une notification quand des panélistes votent et quand il est temps de valider, pour garder ton planning d'événement sur les rails.
Protection par temps de battement
Ajoute du temps de battement avant les panels pour la préparation et les tests techniques, et après pour les Q&R et le networking.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage de panel
Après avoir confirmé panélistes et modérateurs, propose 4 à 6 créneaux possibles selon les plannings d'événement habituels et les schémas de disponibilité des intervenants.
Les panélistes votent
Partage le lien avec tous les intervenants et modérateurs. Ils voient leur calendrier en superposition et votent en moins d'une minute — sans inscription.
Valide et annonce
Examine les réponses pour trouver un créneau qui convient à tous les panélistes requis. Valide la table ronde, et l'événement se synchronise automatiquement dans le calendrier de chacun.
Bonnes pratiques pour planifier des tables rondes
- ✓Lance le sondage dès que la participation des panélistes est confirmée pour verrouiller leur disponibilité
- ✓Propose 4 à 6 créneaux pour offrir de la flexibilité à des intervenants aux agendas chargés
- ✓Fixe une deadline de réponse (par exemple 7 jours) pour garder le rythme de la planification d'événement
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les panélistes voient leurs engagements en votant
- ✓Pour des intervenants prestigieux, sonde-les en premier puis utilise leur disponibilité pour guider les créneaux proposés aux autres panélistes
- ✓Tiens compte des fuseaux avec soin — vise des créneaux dans les heures de bureau pour tous les panélistes quand c'est possible
- ✓Pour des panels de conférence, coordonne avec ton planning global d'événement pour éviter les conflits avec d'autres sessions
Questions Fréquemment Posées
Les panélistes doivent-ils créer un compte pour voter ?+−
Non, panélistes et modérateurs peuvent voter sur leur disponibilité en cliquant simplement sur le lien — sans compte ni inscription. Cela rend la participation facile pour des intervenants débordés.
Et si tous les panélistes ne peuvent pas au même horaire ?+−
WhenToMeet te montre quels créneaux conviennent à quels panélistes. Tu peux décider d'avancer avec le créneau qui convient à la majorité ou de trouver des panélistes alternatifs pour les créneaux conflictuels.
Puis-je planifier plusieurs tables rondes pour une conférence ?+−
Oui ! Crée des sondages distincts pour chaque table ronde. Tu peux faire tourner plusieurs sondages simultanément pour coordonner tout ton programme d'événement.
À quelle vitesse puis-je planifier une table ronde ?+−
La plupart des sondages reçoivent des réponses en 24 à 48 heures si tu fixes une deadline claire. Tu peux valider la table ronde dès que tous les intervenants ont voté, transformant des semaines de coordination en jours.
Puis-je voir quels panélistes sont dispos pour chaque créneau ?+−
Oui, tu peux voir les réponses individuelles, ce qui t'aide à prendre des décisions stratégiques sur la composition du panel ou à identifier des intervenants de remplacement si nécessaire.
Et si un panéliste a un conflit de dernière minute ?+−
Crée simplement un nouveau sondage avec d'autres créneaux ou trouve un intervenant de remplacement. Le vote rapide te permet de re-planifier en quelques heures au lieu de semaines.
Comment ça gère les fuseaux pour des panels virtuels ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque panéliste et affiche tous les créneaux proposés en heures locales, supprimant la confusion pour des panels internationaux.
Y a-t-il une limite au nombre de tables rondes que je peux planifier ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que tu organises un panel ou que tu coordonnes de nombreuses sessions, tu peux planifier des panels sans frais.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.