Planifiez des conférences sans chaos de planning
Coordonne intervenants, sessions et participants en toute fluidité
WhenToMeet aide les organisateurs de conférences à trouver les meilleurs créneaux pour les sessions, à se coordonner avec les intervenants à travers les fuseaux horaires et à planifier les rencontres de participants — le tout dans un outil gratuit.
Le Défi
- ✕Coordonner la disponibilité de dizaines d'intervenants et de panélistes
- ✕Gérer plusieurs sessions parallèles et éviter les conflits
- ✕Organiser les rencontres et sessions de networking entre participants
- ✕Gérer des intervenants internationaux dans des fuseaux différents
- ✕Annulations d'intervenants de dernière minute qui imposent un re-planning rapide
Comment WhenToMeet tu aide
Planification multi-tracks
Coordonne plusieurs sessions, ateliers et tables rondes parallèles. Vois toutes les pistes de la conférence d'un coup d'œil et évite les conflits entre salles.
Prise en charge mondiale des fuseaux
Des intervenants venus du monde entier ? WhenToMeet convertit automatiquement tous les horaires dans le fuseau local de chaque participant.
Plus de participants
Planifie des sessions avec 5 intervenants ou 500 participants. Ajoute autant de personnes que tu veux à ton sondage, totalement gratuit.
Détection des conflits
Détecte automatiquement quand des intervenants sont doublement réservés ou ont des engagements qui se chevauchent depuis leurs calendriers connectés.
Validation rapide
Une fois les intervenants ayant voté, valide le programme et synchronise toutes les sessions dans le calendrier de chacun.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Connecte les calendriers des intervenants pour voir leur vraie disponibilité et éviter les conflits avec leurs engagements existants.
Aucun compte requis
Partage le lien du sondage avec intervenants et participants — ils votent sans s'inscrire, rendant la coordination ultra simple.
Sondages de conférence partageables
Génère des liens uniques pour chaque sondage de session. Partage par email, Slack ou via ta plateforme de gestion d'événements.
Notifications pour les intervenants
Reçois une notification quand des intervenants votent et quand il est temps de valider le programme.
Événements multi-jours
Planifie des conférences sur plusieurs jours avec des options de créneaux flexibles sur toute la durée de l'événement.
Temps de battement
Ajoute automatiquement du temps de battement entre les sessions pour les pauses, l'installation et les transitions des participants.
Commencer en 3 Étapes
Crée des sondages de session
Configure un sondage pour chaque session, atelier ou table ronde. Propose plusieurs créneaux sur les dates de ta conférence et invite les intervenants à voter sur leur disponibilité.
Les intervenants votent
Partage les liens des sondages avec les intervenants et panélistes. Ils voient leur calendrier en superposition et votent sur les créneaux qui leur conviennent, sans créer de compte.
Valide et publie
Examine les réponses des intervenants, identifie les meilleurs créneaux pour chaque session et valide le programme. Toutes les sessions se synchronisent automatiquement dans les calendriers des participants.
Bonnes pratiques pour planifier une conférence
- ✓Crée un sondage pour chaque session principale au moins 4 à 6 semaines avant la date de la conférence
- ✓Propose des créneaux qui respectent les pauses habituelles (déjeuner, café) pour les participants
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les intervenants voient leurs engagements existants
- ✓Fixe des deadlines de réponse claires pour pouvoir valider le programme à temps
- ✓Pour les conférences multi-tracks, échelonne les sessions afin que les intervenants clés ne soient pas doublement réservés
- ✓Tiens compte des fuseaux si ta conférence accueille des intervenants internationaux ou des participants à distance
Questions Fréquemment Posées
Puis-je planifier plusieurs sessions de conférence en même temps ?+−
Oui ! Crée un sondage distinct pour chaque session, atelier ou table ronde. Tu peux faire tourner plusieurs sondages simultanément pour coordonner différentes parties de ton programme.
Comment gérer des intervenants dans des fuseaux différents ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque intervenant et affiche tous les créneaux proposés en heures locales. Cela élimine la confusion pour les conférences internationales.
Les participants peuvent-ils voir le programme final ?+−
Une fois les horaires validés, les sessions apparaissent automatiquement dans le calendrier de chaque participant. Tu peux aussi exporter le programme ou partager les événements avec ta liste élargie de participants.
Et si un intervenant annule à la dernière minute ?+−
Crée simplement un nouveau sondage pour trouver un créneau de remplacement. Le vote rapide te permet de re-planifier en heures, pas en jours.
Y a-t-il une limite au nombre d'intervenants ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que tu coordonnes 3 panélistes ou 30 intervenants de sessions parallèles, WhenToMeet gère des groupes de toute taille sans frais.
En quoi est-ce différent d'un logiciel de gestion de conférences ?+−
WhenToMeet est spécialisé dans la recherche des meilleurs créneaux pour les sessions avant que tu publies ton programme. Il s'intègre aux plateformes de conférences mais se concentre spécifiquement sur la coordination des plannings.
Puis-je voir les conflits sur plusieurs tracks ?+−
Oui. Si tu connectes les calendriers des intervenants, WhenToMeet montre quand ils ont des conflits entre différents sondages, t'aidant à éviter les doubles réservations.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.