安排董事会会议，不再压垮行政助理
几分钟协调繁忙董事，而不是几周
WhenToMeet 通过展示高管和董事真实档期，简化董事会会议排期。告别没完没了的邮件链，为董事会找到合适的会议时间，免费版额度充足。
挑战
- ✕在多位董事和高管之间协调极度繁忙的档期
- ✕为找一个所有人都合适的时间，邮件往复数周
- ✕董事身处不同时区让排期更复杂
- ✕临时取消需要快速重新协调所有人的日历
- ✕临时冲突需要快速联络繁忙的高管
WhenToMeet 如何帮助你
高管级别的排期
从已连接的日历中查看董事真实的档期。不再凭空猜测，也不再依赖过时的「谁什么时候有空」信息。
节省数日协调时间
原本需要 2-3 周邮件协调的事情，现在只需 24-48 小时。趁本季度还早，就把董事会安排好。
全球董事会支持
董事跨大洲分布？WhenToMeet 会自动把所有时间转换为每位成员的本地时区，消除困惑。
应对复杂治理结构
在一个工具中协调董事会、各专门委员会和特别会议。参与者无上限、不按用户收费，完全免费。
即时日历同步
确定后，董事会会议会自动出现在所有参与者的日历中，并附带会议材料和接入信息。
主要功能
高管日历集成
连接董事日历，查看真实档期，避免与他们的现有安排和出差行程冲突。
简单的参与方式
董事无需注册账号即可投票表示档期——只需点击专属投票链接并选择可用时间。
保密的投票链接
为每场董事会投票生成唯一的、安全的链接。可通过邮件或董事会门户私下分享。
高管通知
董事投票时和需要确定会议时，你都会收到通知，并可向尚未回复的人发送提醒。
缓冲时间管理
自动在董事会会议前后加上缓冲时间，方便高管准备和会后讨论。
3 步开始
创建董事会投票
基于典型的季度日程提议董事会会议日期。WhenToMeet 会检查已连接的日历，并建议避开已知冲突的时间。
董事投票
把安全的投票链接分享给所有董事和关键高管。他们能看到日历叠加，并在 1 分钟内投出可用时间。
确定并分发材料
查看回应，找到能满足法定人数的时间。一键确定董事会，活动会自动同步到每个人的日历。
董事会会议排期的最佳实践
- ✓提前 6-8 周开始为董事会会议发起投票，方便高管出差安排
- ✓提议 4-6 个候选日期，最大化满足法定人数的可能
- ✓设定明确的回复截止时间（例如 7 天），保持排期节奏
- ✓开启日历叠加，让董事在投票时能看到自己已有的安排
- ✓对于季度会议，尽可能在年初一次性发起所有日期的投票
- ✓充分考虑时区——尽量让所有董事都处于工作时间内
- ✓使用缓冲时间设置，方便高管到场、会前准备和会后讨论
常见问题
董事需要注册账号才能参与吗？+−
不需要。董事只需点击投票链接即可投票表示档期——无需账号或注册。只有会议协调人需要一个免费的 WhenToMeet 账号。
我如何确保达到法定人数？+−
你能精确看到哪些董事为每个时间段投了票。这让你在确定前就能识别出能满足必需人数的时间。
我能同时安排多场董事会吗？+−
可以！为常规董事会、专门委员会和特别会议分别创建投票即可。
投票流程的安全性如何？+−
投票链接是唯一且无法被猜出的。你完全控制谁能收到链接，日历详情保持私密。WhenToMeet 满足企业级安全标准。
如果某位董事临时有冲突怎么办？+−
新建一个包含备选日期的投票即可。快速的投票流程让你能在 24-48 小时内完成重新排期，而不是数周。
我能在不暴露日历细节的情况下查看董事档期吗？+−
可以。WhenToMeet 只显示成员忙或闲，而不暴露具体活动细节。在协调的同时仍然保护日历隐私。
对全球董事会的不同时区如何处理？+−
WhenToMeet 会自动检测每位董事的时区，并将所有提议时间显示为他们当地的时间，免去手动换算的困扰。
我能安排的董事会数量有上限吗？+−
群组排期完全免费，投票数、参与者和时间段都没有上限。你可以零成本协调董事会、专门委员会和特别会议，规模不受限制。