शेड्यूलिंग के अव्यवस्था के बिना कॉन्फ़्रेंस प्लान करें
स्पीकर्स, सेशंस और अटेंडीज़ को सहजता से कोऑर्डिनेट करें
WhenToMeet कॉन्फ़्रेंस आयोजकों को सेशंस के लिए सही समय खोजने, टाइम ज़ोन में स्पीकर्स के साथ कोऑर्डिनेट करने और अटेंडी मीटिंग शेड्यूल करने में मदद करता है—सब एक मुफ्त टूल में।
चुनौती
- ✕दर्जनों स्पीकर्स और पैनलिस्ट के बीच उपलब्धता कोऑर्डिनेट करना
- ✕कई पैरलल सेशन ट्रैक्स को मैनेज करना और कॉन्फ्लिक्ट से बचना
- ✕अटेंडी मीटअप और नेटवर्किंग सेशन शेड्यूल करना
- ✕अलग-अलग टाइम ज़ोन में इंटरनेशनल स्पीकर्स को संभालना
- ✕अंतिम क्षण में स्पीकर रद्दीकरण से जल्दी रीशेड्यूल की ज़रूरत
WhenToMeet कैसे मदद करता है
मल्टी-ट्रैक शेड्यूलिंग
कई पैरलल सेशन, वर्कशॉप और पैनल को कोऑर्डिनेट करें। एक साथ सभी कॉन्फ़्रेंस ट्रैक देखें और रूम्स के बीच शेड्यूलिंग कॉन्फ्लिक्ट से बचें।
ग्लोबल टाइम ज़ोन सपोर्ट
दुनिया भर से कॉन्फ़्रेंस स्पीकर्स? WhenToMeet अपने आप हर प्रतिभागी के स्थानीय ज़ोन में सभी समय कन्वर्ट करता है।
अधिक प्रतिभागी सीमाएं
5 स्पीकर्स या 500 अटेंडीज़ के साथ सेशन शेड्यूल करें। अपने पोल में असीमित प्रतिभागी जोड़ें, पूरी तरह मुफ्त।
कॉन्फ्लिक्ट डिटेक्शन
स्पीकर्स के कनेक्टेड कैलेंडर से ऑटोमैटिक रूप से डिटेक्ट करें कि वे कब डबल-बुक हैं या उनके पास ओवरलैपिंग कमिटमेंट हैं।
क्विक फ़ाइनलाइज़ेशन
एक बार स्पीकर्स वोट कर दें, शेड्यूल फ़ाइनलाइज़ करें और सभी सेशन को अपने आप सभी के कैलेंडर में सिंक करें।
मुख्य विशेषताएं
कैलेंडर इंटीग्रेशन
स्पीकर कैलेंडर कनेक्ट करें ताकि वास्तविक उपलब्धता देखें और उनकी मौजूदा कमिटमेंट से कॉन्फ्लिक्ट से बचें।
अकाउंट की ज़रूरत नहीं
स्पीकर्स और अटेंडीज़ के साथ पोल लिंक शेयर करें—वे बिना साइन अप के वोट कर सकते हैं, जिससे कोऑर्डिनेशन सहज हो जाता है।
शेयर करने योग्य कॉन्फ़्रेंस पोल
हर सेशन पोल के लिए यूनिक लिंक जनरेट करें। ईमेल, Slack या अपने इवेंट मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म के ज़रिए शेयर करें।
स्पीकर नोटिफ़िकेशन
जब स्पीकर्स सेशन समय पर वोट करें और शेड्यूल फ़ाइनलाइज़ करने का समय आए, आपको सूचना मिलती है।
मल्टी-डे इवेंट्स
पूरे इवेंट अवधि में लचीले टाइम स्लॉट विकल्पों के साथ कई दिनों तक चलने वाली कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल करें।
बफर टाइम
ब्रेक, सेटअप और अटेंडी ट्रांज़िशन के लिए सेशंस के बीच अपने आप बफर टाइम जोड़ें।
3 चरणों में शुरू करें
सेशन पोल बनाएं
हर कॉन्फ़्रेंस सेशन, वर्कशॉप या पैनल के लिए पोल सेट करें। अपनी कॉन्फ़्रेंस तिथियों में कई टाइम स्लॉट प्रस्तावित करें और स्पीकर्स को उपलब्धता पर वोट करने के लिए आमंत्रित करें।
स्पीकर्स उपलब्धता पर वोट करते हैं
स्पीकर्स और पैनलिस्ट के साथ पोल लिंक शेयर करें। वे अपना कैलेंडर ओवरले देख सकते हैं और उपयुक्त समय पर वोट कर सकते हैं, सब बिना अकाउंट बनाए।
फ़ाइनलाइज़ और प्रकाशित करें
स्पीकर रिस्पॉन्स की समीक्षा करें, हर सेशन के लिए सही समय पहचानें और शेड्यूल फ़ाइनलाइज़ करें। सभी सेशन अपने आप प्रतिभागी कैलेंडर में सिंक हो जाते हैं।
कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग के लिए बेस्ट प्रैक्टिस
- ✓हर बड़े सेशन के लिए कॉन्फ़्रेंस तिथि से कम से कम 4-6 हफ्ते पहले पोल बनाएं
- ✓अटेंडीज़ के लिए सामान्य ब्रेक टाइम (लंच, कॉफ़ी ब्रेक) का सम्मान करने वाले समय प्रस्तावित करें
- ✓स्पीकर्स के लिए कैलेंडर ओवरले इनेबल करें ताकि वे अपनी मौजूदा कमिटमेंट देख सकें
- ✓समय पर शेड्यूल फ़ाइनलाइज़ करने के लिए स्पष्ट रिस्पॉन्स डेडलाइन सेट करें
- ✓मल्टी-ट्रैक कॉन्फ़्रेंस के लिए, मुख्य स्पीकर्स को डबल-बुक होने से बचाने के लिए सेशन को स्टैगर करें
- ✓अगर आपकी कॉन्फ़्रेंस में इंटरनेशनल स्पीकर्स या वर्चुअल अटेंडीज़ हैं तो टाइम ज़ोन पर विचार करें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं एक साथ कई कॉन्फ़्रेंस सेशन शेड्यूल कर सकता हूँ?+−
हाँ! हर सेशन, वर्कशॉप या पैनल के लिए अलग पोल बनाएं। आप अपनी कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल के अलग-अलग हिस्सों को कोऑर्डिनेट करने के लिए एक साथ कई पोल चला सकते हैं।
अलग-अलग टाइम ज़ोन में स्पीकर्स को कैसे संभालूँ?+−
WhenToMeet अपने आप हर स्पीकर का टाइम ज़ोन डिटेक्ट करता है और सभी प्रस्तावित समय उनके स्थानीय घंटों में दिखाता है। यह इंटरनेशनल कॉन्फ़्रेंस के लिए भ्रम खत्म करता है।
क्या अटेंडीज़ फ़ाइनलाइज़ की गई कॉन्फ़्रेंस शेड्यूल देख सकते हैं?+−
एक बार आप सेशन समय फ़ाइनलाइज़ कर दें, वे अपने आप सभी प्रतिभागियों के कैलेंडर में दिखाई देते हैं। आप शेड्यूल एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं या व्यापक अटेंडी लिस्ट के साथ कैलेंडर इवेंट शेयर कर सकते हैं।
अगर कोई स्पीकर अंतिम क्षण में रद्द कर दे तो?+−
बस रिप्लेसमेंट टाइम स्लॉट खोजने के लिए नया पोल बनाएं। क्विक वोटिंग प्रोसेस का मतलब है कि आप दिनों के बजाय घंटों में सेशन रीशेड्यूल कर सकते हैं।
क्या कितने स्पीकर्स भाग ले सकते हैं इसकी सीमा है?+−
ग्रुप शेड्यूलिंग असीमित पोल, प्रतिभागियों और टाइम स्लॉट के साथ पूरी तरह मुफ्त है। चाहे आप 3 पैनलिस्ट कोऑर्डिनेट कर रहे हों या 30 ब्रेकआउट सेशन स्पीकर्स, WhenToMeet किसी भी आकार के ग्रुप को बिना लागत के संभालता है।
यह कॉन्फ़्रेंस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर से कैसे अलग है?+−
WhenToMeet शेड्यूल पब्लिश करने से पहले सेशंस के लिए सबसे अच्छा समय खोजने में विशेषज्ञ है। यह कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म के साथ इंटीग्रेट करता है लेकिन विशेष रूप से शेड्यूलिंग कोऑर्डिनेशन समस्या हल करने पर ध्यान केंद्रित करता है।
क्या मैं कई सेशन ट्रैक्स में कॉन्फ्लिक्ट देख सकता हूँ?+−
हाँ। अगर आप स्पीकर कैलेंडर कनेक्ट करते हैं, WhenToMeet दिखाएगा कि स्पीकर्स के अलग-अलग पोल में कब कॉन्फ्लिक्ट हैं, जिससे प्रेज़ेंटर्स को डबल-बुक करने से बचने में मदद मिलती है।
शेड्यूलिंग को सरल बनाने के लिए तैयार हैं?
हमेशा के लिए मुफ्त। किसी क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं।