शेड्यूलिंग जो गैर-लाभ बजट का सम्मान करती है
मिशन-केंद्रित शेड्यूलिंग, बजट-ड्रेनिंग सॉफ्टवेयर नहीं
गैर-लाभ संगठन WhenToMeet का उपयोग करके स्वयंसेवक पारी, बोर्ड मीटिंग, दानकर्ता मीटिंग और सामुदायिक ईवेंट समन्वय करते हैं—सभी पूरी तरह से मुफ्त कोई छिपी लागत या प्रति-उपयोगकर्ता शुल्क के साथ।
चुनौती
- ✕प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण के साथ महंगे शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के लिए सीमित बजट
- ✕स्वयंसेवकों को समन्वय करना जिनके पास विविध उपलब्धता और पूर्णकालिक नौकरियां हैं
- ✕व्यस्त कार्यकारी को दान करने वाली समय पर बोर्ड मीटिंग शेड्यूलिंग
- ✕दानकर्ता मीटिंग और धन उगाहने वाली ईवेंट बाहरी हितधारकों के साथ योजना बनाना
- ✕वितरित टीमों के लिए कर्मचारी और स्वयंसेवक समय क्षेत्र प्रबंधित करना
WhenToMeet कैसे मदद करता है
गैर-लाभ बजट के लिए निर्मित
समूह ईवेंट शेड्यूलिंग मुक्त योजना पर पूरी तरह से मुफ्त है। कोई क्रेडिट कार्ड आवश्यक नहीं, कोई आश्चर्य बिल नहीं—केवल शेड्यूलिंग जो आपके मिशन बजट बाधाओं का सम्मान करती है।
आसानी से स्वयंसेवकों को समन्वय करें
उन समय खोजें जब स्वयंसेवक उपलब्ध हों उनकी पूर्णकालिक नौकरियों और पारिवारिक प्रतिबद्धता के बावजूद। कोई और अंतहीन ईमेल चेन या शेड्यूलिंग घर्षण के कारण स्वयंसेवकों को छोड़ना नहीं।
बोर्ड मीटिंग शेड्यूलिंग
व्यस्त बोर्ड सदस्यों के कैलेंडर आसानी से समन्वय करें। कैलेंडर इंटीग्रेशन दिखाता है जब कार्यकारी वास्तव में उपलब्ध होते हैं, शासन शेड्यूलिंग को सरल बनाता है।
व्यावहारिक दानकर्ता अनुभव
दानकर्ता मीटिंग, साइट दौरे और stewardship कॉल पेशेवर रूप से शेड्यूल करें। प्रमुख दानकर्ताओं को दिखाएं कि आप शेड्यूलिंग आगे-पीछे को खत्म करके उनके समय को महत्व देते हैं।
वितरित टीम समर्थन
कई गैर-लाभ के पास कर्मचारी, स्वयंसेवक और बोर्ड सदस्य कई क्षेत्रों में। स्वचालित समय क्षेत्र रूपांतरण सुनिश्चित करता है कि हर कोई स्थानीय समय देखता है।
मुख्य विशेषताएं
कैलेंडर इंटीग्रेशन
Google कैलेंडर या Microsoft 365 कनेक्ट करें स्वयंसेवक और कर्मचारी उपलब्धता स्वचालित रूप से दिखाने के लिए। आपके संगठन भर में डबल-बुकिंग रोकें।
कोई स्वयंसेवक खाता आवश्यक नहीं
स्वयंसेवक खाता बनाए बिना पारी समय पर वोट कर सकते हैं। ईमेल, पाठ या अपने स्वयंसेवक प्रबंधन प्लेटफॉर्म के माध्यम से शेड्यूलिंग लिंक साझा करें।
साझेदारी योग्य ईवेंट पोल
विभिन्न समन्वय आवश्यकताओं के लिए अद्वितीय लिंक बनाएं—स्वयंसेवक पारी, बोर्ड मीटिंग, दानकर्ता कॉल, सामुदायिक ईवेंट। आपके हितधारकों जहां संचार करते हैं वहां साझा करें।
स्वयंसेवक रिमाइंडर
स्वचालित रिमाइंडर स्वयंसेवकों को पारी और ईवेंट के लिए नो-शो कम करने के लिए याद रखने में मदद करते हैं। कर्मचारी और स्वयंसेवक दोनों को शेड्यूल किए गए गतिविधियों से पहले सूचित किया जाता है।
बफर समय
दानकर्ता मीटिंग से पहले सामग्री तैयार करने के लिए बफर समय जोड़ें और स्वयंसेवक ईवेंट के बाद सफाई और debriefs के लिए।
3 चरणों में शुरू करें
अपना समन्वय पोल बनाएं
अपने स्वयंसेवक पारी, बोर्ड मीटिंग या दानकर्ता कॉल के लिए संभावित समय जोड़ें। WhenToMeet जुड़े हुए कैलेंडर की जांच करता है मुख्य लोग उपलब्ध होने का समय सुझाने के लिए।
हितधारकों के साथ साझा करें
ईमेल या पाठ के माध्यमा से स्वयंसेवकों को पोल लिंक भेजें, कार्यकारी सहायकों के माध्यम से बोर्ड सदस्य या फॉलो-अप ईमेल में दानकर्ता। सभी उन समय पर वोट करते हैं जो काम करते हैं—कोई खाता आवश्यक नहीं।
अंतिम रूप दें और मिशन पर ध्यान केंद्रित करें
प्रतिक्रिया की समीक्षा करें और इष्टतम समय को अंतिम रूप दें। ईवेंट सभी के कैलेंडर में सिंक करती है, और आप लॉजिस्टिक्स से वास्तविक मिशन कार्य की ओर ऊर्जा पुनर्निर्देशित कर सकते हैं।
गैर-लाभ शेड्यूलिंग सर्वोत्तम प्रथाएं
- ✓स्वयंसेवक समन्वय के लिए, पूर्णकालिक नौकरी वाले लोगों को समायोजित करने के लिए कई पारी विकल्प प्रस्ताव करें
- ✓कार्यकारी व्यस्त कैलेंडर के आसपास काम करने के लिए कम से कम 2-3 सप्ताह पहले बोर्ड मीटिंग शेड्यूल करें
- ✓कर्मचारी कैलेंडर को कनेक्ट करें दिखाने के लिए कि जब वेतनभोगी कर्मचारी स्वयंसेवक ईवेंट की देखरेख के लिए उपलब्ध हों
- ✓स्वयंसेवक पारी पोल के लिए स्पष्ट प्रतिक्रिया समय सीमा निर्धारित करें ईवेंट योजना के समय में अंतिम रूप देने के लिए
- ✓दानकर्ता मीटिंग के लिए सुबह कॉफी मीटिंग या दोपहर के भोजन की स्लॉट प्रस्ताव करें जो व्यावसायिक पेशेवरों के शेड्यूल में फिट होती हैं
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या WhenToMeet वास्तव में गैर-लाभ संगठनों के लिए मुफ्त है?+−
हां। समूह ईवेंट शेड्यूलिंग मुक्त योजना पर पूरी तरह से मुफ्त है, गैर-लाभ के लिए सीमित बजट के लिए बिल्कुल सही। कोई छिपी प्रति-उपयोगकर्ता शुल्क, कोई क्रेडिट कार्ड आवश्यक नहीं, और आप मुक्त-स्तरीय सीमा के भीतर चल रहे ईवेंट चला सकते हैं।
क्या स्वयंसेवकों को पारी के लिए साइन अप करने के लिए खाता बनाने की आवश्यकता है?+−
नहीं। स्वयंसेवक बस आप साझा करते हैं शेड्यूलिंग लिंक पर क्लिक करते हैं, उपलब्ध पारी समय देखते हैं, और अपनी उपलब्धता पर वोट करते हैं। केवल आपके गैर-लाभ स्टाफ सदस्य आयोजन का ईवेंट को मुफ्त WhenToMeet खाता चाहिए।
क्या हम इसे बोर्ड मीटिंग शेड्यूलिंग के लिए उपयोग कर सकते हैं?+−
बिल्कुल। प्रस्तावित मीटिंग समय के साथ एक पोल बनाएं और सभी बोर्ड सदस्यों के साथ साझा करें। वे अपनी उपलब्धता पर वोट करते हैं, और आप सबसे अधिक लोगों (या सभी निदेशकों) के लिए काम करने वाले समय को अंतिम रूप दे सकते हैं। कैलेंडर निमंत्रण आगे-पीछे न करें।
कैलेंडर इंटीग्रेशन स्वयंसेवक समन्वय में कैसे मदद करता है?+−
कर्मचारी सदस्य अपने कार्य कैलेंडर को कनेक्ट कर सकते हैं यह दिखाने के लिए कि जब वेतनभोगी कर्मचारी स्वयंसेवक ईवेंट की देखरेख के लिए उपलब्ध हों। यह रोकता है कि जब कोई कर्मचारी सदस्य इसका समन्वय नहीं कर सकता तब स्वयंसेवक पारी शेड्यूल करने से।
अगर हमारे गैर-लाभ के पास विभिन्न समय क्षेत्रों में स्वयंसेवक हैं तो क्या होता है?+−
WhenToMeet प्रत्येक प्रतिभागी के समय क्षेत्र को स्वचालित रूप से पता लगाता है और सभी प्रस्तावित समय को उनके स्थानीय घंटों में प्रदर्शित करता है। यह वर्चुअल स्वयंसेवा या वितरित गैर-लाभ टीमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।
क्या हम धन उगाहने वाली galas या सम्मेलनों जैसे बहु-दिवसीय ईवेंट शेड्यूल कर सकते हैं?+−
हां। सम्मेलन, सामुदायिक त्योहार या बहु-दिवसीय स्वयंसेवक ईवेंट के लिए पूरी ईवेंट अवधि में फैली हुई पोल बनाएं। कर्मचारी, स्वयंसेवक और बोर्ड सदस्य सभी पूरी ईवेंट अवधि में उपलब्धता पर वोट कर सकते हैं।
कितने स्वयंसेवक भाग ले सकते हैं कोई सीमा है?+−
मुक्त योजना सक्रिय पोल, प्रति माह नई पोल, प्रतिभागी और प्रति पोल समय स्लॉट का समर्थन करता है। चाहे आप 5 स्वयंसेवकों को एक छोटी ईवेंट के लिए समन्वय कर रहे हों या 100+ स्वयंसेवकों को एक बड़ी सामुदायिक त्योहार के लिए, WhenToMeet मुक्त-स्तरीय सीमा तक समूहों को संभालता है, अतिरिक्त स्केल के लिए Pro।
क्या हम दानकर्ता मीटिंग के लिए एक स्थायी बुकिंग पृष्ठ बना सकते हैं?+−
हां। Pro सदस्यता के साथ, विकास कर्मचारी बुकिंग पृष्ठ सेट अप कर सकते हैं अपनी चल रही उपलब्धता दिखाते हुए। प्रमुख दानकर्ता 24/7 stewardship कॉल या साइट दौरे बुक कर सकते हैं। आपको 1 मुफ्त बुकिंग पृष्ठ मिलता है, Pro के साथ असीमित।
शेड्यूलिंग को सरल बनाने के लिए तैयार हैं?
हमेशा के लिए मुफ्त। किसी क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं।