Coordonnez des formations qui conviennent vraiment à tout le monde
Stop aux conflits d'agenda qui plombent la participation
WhenToMeet aide formateurs et équipes RH à trouver des créneaux de formation où les employés peuvent vraiment être présents. La planification basée sur les calendriers montre la vraie disponibilité, pas des suppositions, avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Faible participation parce que la formation entre en conflit avec les agendas des employés
- ✕Coordonner la disponibilité entre plusieurs départements et équipes
- ✕Re-planifier des sessions quand des participants clés ne peuvent pas venir
- ✕Gérer des programmes en plusieurs sessions avec une participation constante
- ✕Trouver des créneaux qui marchent entre bureaux et fuseaux horaires différents
Comment WhenToMeet tu aide
Maximise la participation
Vois quand le plus d'employés sont disponibles avant de planifier. WhenToMeet met en avant les créneaux qui conviennent à la majorité.
Respecte les agendas des employés
Les participants peuvent superposer leur calendrier pro en votant, pour que la formation n'entre pas en conflit avec des réunions ou deadlines critiques.
Séries de formation multi-sessions
Planifie plusieurs sessions avec des horaires cohérents. Parfait pour onboardings, parcours de certification et programmes de développement continu.
Coordination multi-sites
Participants dans différents bureaux ou fuseaux ? Chacun voit les horaires dans son fuseau local automatiquement.
Validation rapide
Une fois les votes recueillis, valide la session en un clic. L'événement se synchronise automatiquement dans le calendrier de chacun.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Connecte les calendriers des employés pour voir la vraie disponibilité et éviter de planifier la formation pendant des périodes chargées ou des réunions conflictuelles.
Aucun compte requis
Les participants peuvent voter sans créer de compte — partage simplement le lien et c'est fait.
Diffusion facile
Génère des liens de sondage et partage par email, Slack, Teams ou ton LMS pour une coordination instantanée.
Rappels de présence
Reçois une notification quand des employés votent et envoie des rappels automatiques à l'approche de la formation.
Protection par temps de battement
Ajoute du temps de battement avant les sessions pour que les participants puissent terminer leur travail et se mettre en condition d'apprentissage.
Commencer en 3 Étapes
Crée ton sondage de formation
Ajoute des créneaux possibles selon les heures de travail habituelles. WhenToMeet propose des horaires qui évitent les blocs de réunions courants et montre les conflits depuis les calendriers connectés.
Les employés votent
Partage le lien avec tous les participants. Ils voient leur calendrier en superposition et votent en quelques secondes — aucun compte requis.
Valide et confirme
Examine les réponses pour voir quel créneau convient au plus grand nombre. Valide la session, et l'événement s'ajoute automatiquement au calendrier de chacun avec les détails de la formation.
Bonnes pratiques pour coordonner des sessions de formation
- ✓Lance les sondages 2 à 3 semaines à l'avance pour t'adapter aux agendas
- ✓Évite les lundis matin et vendredis après-midi quand c'est possible — le milieu de semaine attire généralement plus de monde
- ✓Pour des formations multi-sessions, planifie toutes les sessions d'un coup pour rester cohérent et maximiser la participation récurrente
- ✓Fixe une deadline de réponse pour créer de l'urgence et boucler le planning à temps
- ✓Tiens compte des fuseaux et des bureaux quand tu proposes des horaires pour des équipes distribuées
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les employés évitent de proposer des créneaux où ils ont des deadlines critiques
- ✓Pour les formations obligatoires, vise un créneau qui convient à au moins 80 % des participants requis
Questions Fréquemment Posées
Puis-je planifier un programme de formation sur plusieurs semaines d'un coup ?+−
Oui ! Crée un sondage distinct pour chaque session afin de coordonner toute la série avec des horaires cohérents.
Et si tous les employés ne peuvent pas au même horaire ?+−
WhenToMeet te montre quel créneau convient au plus grand nombre. Tu peux ensuite décider d'avancer avec ce créneau ou de proposer plusieurs sessions pour s'adapter à différents agendas.
Les employés doivent-ils créer un compte pour voter ?+−
Non, les employés peuvent voter sur leur disponibilité sans créer de compte. Seul le coordinateur de la formation a besoin de s'inscrire, et c'est totalement gratuit.
Puis-je voir qui n'a pas encore répondu ?+−
Oui, tu peux voir quels participants ont voté et envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas encore répondu.
Comment gérer les fuseaux horaires des employés à distance ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque participant et affiche tous les créneaux proposés en heures locales, rendant la coordination de formations distribuées effortless.
Puis-je synchroniser les sessions avec notre LMS ?+−
WhenToMeet synchronise les sessions avec les systèmes de calendrier (Google Agenda, Microsoft 365, etc.). Tu peux ensuite intégrer ces calendriers à ton LMS ou ajouter manuellement les horaires validés.
Y a-t-il une limite au nombre de participants à une formation ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que tu formes 5 nouveaux arrivants ou que tu pilotes des programmes de certification à 100+ employés, WhenToMeet gère des groupes de toute taille sans frais.
Et si je dois reprogrammer une session ?+−
Crée simplement un nouveau sondage avec d'autres créneaux. Le processus de vote rapide te permet de re-planifier en quelques heures et de mettre à jour le calendrier de chacun automatiquement.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.