Coordonnez des événements multi-jours qui conviennent à tout le monde
Trouve des plages de dates où toute ton audience est dispo
WhenToMeet aide les organisateurs à coordonner conférences multi-jours, sommets, programmes de formation et séminaires en sondant la disponibilité des participants sur des plages de dates entières. Maximise la participation à ton événement multi-jours avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Trouver des plages de dates qui conviennent à des participants avec une disponibilité multi-jours complexe
- ✕Coordonner des événements multi-jours entre équipes distribuées et fuseaux différents
- ✕Faible présence parce que les dates entrent en conflit avec vacances, fêtes ou cycles business
- ✕Gérer plusieurs pistes ou sessions à l'intérieur d'un événement multi-jours
- ✕Gaspillage de budget quand lieux et intervenants sont réservés avant de vérifier la disponibilité
Comment WhenToMeet tu aide
Coordination multi-jours
Sonde les participants sur des plages de dates entières, pas juste sur un seul créneau. Trouve des blocs multi-jours où ton audience peut s'engager à venir.
Maximise la présence sur plusieurs jours
Vois quelles plages de dates conviennent au plus grand nombre. Plus de présence sur tout l'événement = meilleur ROI et engagement.
Soutien multi-fuseaux
Tu planifies des événements pour des audiences distribuées ? WhenToMeet gère automatiquement les conversions de fuseau pour des plages de dates multi-jours.
Durée d'événement flexible
Coordonne des événements de toute durée — ateliers de 2 jours, conférences de 3 jours, programmes de formation d'une semaine ou parcours de certification sur plusieurs semaines.
Validation rapide
Une fois les votes recueillis sur les plages de dates, valide l'événement et ajoute tous les jours au calendrier de chacun en un clic.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Les participants peuvent superposer leur calendrier pour voir leur disponibilité multi-jours et éviter de proposer des dates qui entrent en conflit avec des vacances ou autres engagements.
Aucun compte requis
Les participants peuvent voter sur des plages de dates multi-jours sans créer de compte — partage simplement le lien.
Diffusion facile
Génère des liens de sondage pour des événements multi-jours et partage par email, plateformes d'événements ou canaux internes de ton organisation.
Suivi de la participation
Reçois une notification dès que les votes arrivent et vois les taux de participation pour t'assurer d'avoir assez de réponses pour valider les dates en confiance.
Jours de battement
Ajoute des jours de battement avant l'événement pour le voyage et l'arrivée, et après pour le retour et le travail post-événement, garantissant que les participants peuvent s'engager pleinement.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage d'événement multi-jours
Propose 4 à 6 plages de dates possibles (par exemple 15-17 mars, 22-24 mars, 5-7 avril). Tiens compte des périodes de vacances habituelles et des cycles business.
Les participants votent sur les plages
Partage le sondage avec les participants potentiels, intervenants et parties prenantes. Ils voient leur calendrier en superposition et votent sur des plages entières où ils peuvent venir.
Valide et réserve
Examine les résultats pour voir quelle plage de dates convient au plus grand nombre. Valide les dates, ajoute-les aux calendriers et lance les réservations de lieu et d'intervenants.
Bonnes pratiques pour planifier un événement multi-jours
- ✓Lance les sondages 4 à 6 mois à l'avance pour t'adapter aux agendas et avoir de meilleurs tarifs
- ✓Propose des plages qui évitent les grandes fêtes, vacances scolaires et saisons chargées spécifiques au secteur
- ✓Fixe une deadline de réponse claire (par exemple 2 à 3 semaines) pour valider les dates et réserver à temps
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les participants voient leurs congés, engagements familiaux et deadlines en votant
- ✓Pour des événements internationaux, tiens compte du temps de transport et du décalage horaire — évite de commencer un lundi matin ou de finir un vendredi soir
- ✓Communique le but de l'événement et l'engagement attendu en sondant pour aider les participants à évaluer leur disponibilité
- ✓Pour des événements annuels, établis un timing cohérent (par exemple toujours la 3e semaine de septembre) pour créer une habitude
Questions Fréquemment Posées
Combien de temps à l'avance dois-je sonder pour les dates ?+−
Lance les sondages 4 à 6 mois avant la période idéale. Cela donne aux participants le temps de bloquer leur calendrier et de demander leurs congés, et te permet d'obtenir de meilleurs tarifs sur lieu et intervenants.
Puis-je planifier des sessions individuelles à l'intérieur de l'événement ?+−
Oui ! Une fois la plage de dates globale validée, crée des sondages distincts pour des sessions, ateliers ou activités optionnelles dedans.
Et si tout le monde ne peut pas s'engager sur tous les jours ?+−
WhenToMeet te montre quels participants peuvent être là pour quelles plages de dates. Tu peux décider d'un seuil de présence acceptable ou proposer une présence partielle à ceux qui ont des conflits.
Les participants doivent-ils créer un compte pour voter ?+−
Non, les participants peuvent voter sur les plages de dates en cliquant simplement sur le lien — sans compte ni inscription. Cela maximise la participation.
Puis-je voir qui est dispo pour quelles plages de dates ?+−
Oui, tu peux voir les réponses individuelles, ce qui t'aide à prendre des décisions stratégiques sur le timing de l'événement ou à identifier les participants qui ne peuvent que sur certaines dates.
Comment gérer les fuseaux pour des événements multi-jours ?+−
WhenToMeet ajuste automatiquement les plages multi-jours pour le fuseau de chaque participant. Pour des événements sur plusieurs jours, les dates s'affichent de façon cohérente en heure locale.
Y a-t-il une limite à la durée de l'événement ou au nombre de participants ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Planifie des événements multi-jours de toute durée (de 2 jours à plusieurs semaines) avec des participants illimités. Les sondages d'événements de groupe sont gratuits pour toujours.
Puis-je l'utiliser pour des événements annuels récurrents ?+−
Absolument. Crée des sondages pour des événements individuels afin d'aider les participants à s'organiser autour, année après année.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.