Planifiez des séminaires d'entreprise auxquels tout le monde peut participer
Trouve des dates de séminaire quand toute ton équipe est dispo
WhenToMeet aide les équipes RH et les organisateurs d'événements à trouver des dates de séminaire qui conviennent au plus grand nombre. Sonde la disponibilité de l'équipe, tiens compte des fuseaux et coordonne des événements multi-jours avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Coordonner la disponibilité pour des événements multi-jours sur des équipes ou départements entiers
- ✕Faible présence parce que les dates entrent en conflit avec des engagements personnels ou des congés
- ✕Gérer la planification d'un séminaire pour des équipes distribuées sur plusieurs sites
- ✕Trouver des dates qui évitent les grosses deadlines, lancements ou périodes chargées
- ✕Gaspillage de budget quand les dates sont validées sans vérifier la disponibilité de l'équipe
Comment WhenToMeet tu aide
Maximise la présence au séminaire
Sonde les employés pour trouver les dates où le plus de coéquipiers peuvent venir. Plus de présence = meilleur esprit d'équipe et meilleur ROI sur ton investissement séminaire.
Évite les conflits en amont
Vois la disponibilité calendaire des employés avant de réserver lieux ou vols. WhenToMeet t'aide à éviter de planifier pendant des périodes chargées.
Soutien événements multi-jours
Coordonne des séminaires sur plusieurs jours, du offsite de 2 jours au sommet stratégique d'une semaine.
Coordination multi-sites
Tu planifies des séminaires pour des équipes distribuées ? Vois la disponibilité entre bureaux et fuseaux pour trouver des dates qui marchent globalement.
Validation rapide
Une fois les dates optimales identifiées, valide et ajoute le tout au calendrier de chacun en un clic — pas d'invitations manuelles.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Connecte les calendriers des employés pour voir la vraie disponibilité et éviter de planifier des séminaires pendant des périodes critiques ou des moments populaires de vacances.
Participation facile
Les employés peuvent voter sur les dates sans créer de compte — partage simplement le lien et c'est fait.
Partage à l'échelle d'un département
Génère des liens de sondage et partage par email, Slack, Teams ou ton intranet pour des séminaires d'entreprise ou de département.
Suivi des réponses
Reçois une notification dès que les votes arrivent et envoie des rappels aux employés qui n'ont pas répondu.
Gestion du temps de battement
Ajoute du temps de battement avant les séminaires pour finaliser le travail, et après pour rattraper avant de replonger.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage de séminaire
Propose 4 à 6 plages de dates possibles (blocs multi-jours) selon les cycles habituels et en évitant les périodes chargées connues.
Les employés votent sur les dates
Partage le sondage avec ton équipe ou toute l'entreprise. Les employés voient leur calendrier en superposition et votent sur les dates où ils peuvent venir — sans inscription.
Valide et réserve
Examine les résultats pour voir quelles dates conviennent au plus grand nombre. Valide les dates, ajoute-les au calendrier de chacun et lance les réservations.
Bonnes pratiques pour planifier un séminaire d'entreprise
- ✓Lance les sondages 4 à 6 mois à l'avance pour t'adapter aux agendas et avoir de meilleurs tarifs sur les lieux
- ✓Propose des plages dans différentes saisons pour voir quel timing marche le mieux (par exemple printemps vs automne)
- ✓Évite les sondages pendant des périodes connues comme les fins de trimestre, gros lancements ou deadlines transverses
- ✓Fixe une deadline de réponse claire (par exemple 2 semaines) pour valider les dates et réserver à temps
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les employés voient leurs congés, engagements familiaux et deadlines en votant
- ✓Pour des équipes distribuées, tiens compte du temps de transport et du décalage horaire quand tu proposes dates et lieux
- ✓Communique le but du séminaire et la durée prévue en sondant pour aider les employés à évaluer leur disponibilité
Questions Fréquemment Posées
Combien de temps à l'avance dois-je sonder pour les dates ?+−
Lance les sondages 4 à 6 mois avant la période idéale. Cela donne aux employés le temps d'ajuster leurs agendas perso et te permet d'obtenir de meilleurs tarifs.
Et si tout le monde ne peut pas aux dates les plus votées ?+−
WhenToMeet te montre quelles dates conviennent au plus grand nombre. Tu peux ensuite décider d'un seuil de présence acceptable (par exemple 80 % de l'équipe) pour avancer, en proposant des alternatives à ceux qui ne peuvent pas venir.
Puis-je sonder pour différents lieux de séminaire en même temps ?+−
WhenToMeet se concentre sur la planification des dates. On recommande de valider d'abord les dates, puis de sonder séparément pour les préférences de lieu si tu le souhaites.
Les employés doivent-ils expliquer pourquoi ils ne peuvent pas certaines dates ?+−
Non, les employés votent simplement sur leur disponibilité. Les détails de leur calendrier restent privés — WhenToMeet montre seulement qu'ils sont occupés, pas pourquoi.
Puis-je planifier plusieurs activités sur la même plage de dates ?+−
Oui ! Une fois les dates globales validées, crée des sondages distincts pour des activités, ateliers ou sessions optionnelles à l'intérieur.
Comment gérer les fuseaux horaires pour des équipes distribuées ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque employé. Pour des séminaires multi-jours, les dates s'ajustent et tu peux voir la disponibilité sur tous les sites.
Y a-t-il une limite au nombre d'employés qui peuvent voter ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que tu planifies un séminaire de département à 15 personnes ou d'entreprise à 500+ employés, WhenToMeet gère des groupes de toute taille sans frais.
Puis-je l'utiliser pour des séminaires trimestriels ou annuels ?+−
Absolument. Crée des sondages distincts pour chaque séminaire afin que les employés puissent s'organiser autour, année après année.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.