Planifiez des réunions all-hands avec une participation maximale
Trouve des créneaux où toute l'entreprise peut être là
WhenToMeet aide les équipes de direction et RH à coordonner les réunions all-hands entre départements, sites et fuseaux horaires. Maximise présence et engagement en choisissant des créneaux qui marchent pour tout le monde, avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Faible présence parce que l'horaire choisi ne convient pas à tous les départements ou shifts
- ✕Coordonner sur plusieurs bureaux et fuseaux rend la planification complexe
- ✕Annoncer une all-hands sans vérifier la disponibilité crée des conflits et des absents
- ✕Difficile de trouver des créneaux qui marchent pour les contributeurs individuels et les dirigeants
- ✕Gérer des cadences régulières (mensuelles, trimestrielles) avec une participation constante
Comment WhenToMeet tu aide
Maximise la présence à l'échelle de l'entreprise
Sonde les employés de tous les départements et niveaux pour trouver les créneaux où le plus de monde peut être là. Plus de présence = meilleur alignement.
Coordination multi-fuseaux
Des employés sur différents continents ? WhenToMeet convertit automatiquement les horaires dans le fuseau local de chaque employé pour une communication claire.
Respecte les agendas
Vois la disponibilité agrégée pour éviter de planifier les all-hands pendant des blocs de réunions courants ou des périodes chargées.
S'adapte à tous les shifts
Trouve des créneaux qui marchent pour des employés sur des horaires différents, du 9h-17h aux travailleurs postés et équipes à distance.
Synchronisation calendrier instantanée
Une fois validées, les all-hands apparaissent automatiquement dans le calendrier de chaque employé — pas d'invitations manuelles pour des centaines de personnes.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Connecte les calendriers des employés pour voir les vrais schémas de disponibilité et éviter de planifier pendant des blocs de réunions courants ou des événements de département.
Aucun compte requis
Les employés peuvent voter sur les créneaux de l'all-hands sans créer de compte — partage simplement le lien à l'échelle de l'entreprise.
Diffusion à l'échelle de l'entreprise
Génère des liens de sondage et partage par email, Slack, Teams, intranet ou n'importe quel canal interne.
Suivi de la participation
Reçois une notification dès que les votes arrivent et vois les taux de participation par département pour t'assurer d'avoir un avis représentatif.
Protection par temps de battement
Ajoute du temps de battement avant l'all-hands pour que les employés finalisent leur travail, et après pour discuter des sujets avec leur équipe.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage all-hands
Propose 4 à 6 créneaux possibles sur différents jours et moments. Tiens compte des fuseaux et des horaires habituels de ton équipe distribuée.
Les employés votent à l'échelle de l'entreprise
Partage le sondage avec tout le monde par email, Slack ou canaux internes. Les employés votent en quelques secondes — sans inscription.
Valide et annonce
Examine les résultats pour voir quel créneau convient au plus grand nombre. Valide la réunion, et l'événement se synchronise automatiquement dans le calendrier de chacun.
Bonnes pratiques pour planifier les all-hands
- ✓Sonde 3 à 4 semaines à l'avance pour maximiser la participation et donner un préavis aux employés
- ✓Propose des créneaux sur différents jours (évite lundi pour les matinées, vendredi pour les fins d'après-midi)
- ✓Pour des entreprises globales, alterne les horaires chaque trimestre pour partager l'inconvénient des heures décalées
- ✓Fixe une deadline de réponse pour créer de l'urgence, mais laisse au moins 5 à 7 jours pour un sondage à l'échelle de l'entreprise
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les employés voient leurs engagements en votant
- ✓Tiens compte des travailleurs postés et des employés à distance dans différents fuseaux quand tu proposes des options
- ✓Pour des all-hands régulières, établis un créneau cohérent (par exemple le premier jeudi du mois) pour créer une habitude
Questions Fréquemment Posées
Comment garantir une bonne participation entre départements ?+−
Partage le sondage sur plusieurs canaux (email, Slack, Teams) et fixe une deadline claire. Avec Pro, tu peux suivre les taux de participation par département pour t'assurer d'un avis représentatif.
Et si je ne trouve pas un créneau qui convient à tout le monde globalement ?+−
Pour des entreprises vraiment globales, envisage d'alterner les horaires chaque trimestre ou de faire deux sessions séparées par région. WhenToMeet peut t'aider à optimiser les créneaux pour chaque région.
Puis-je voir quels départements ou équipes préfèrent quels créneaux ?+−
Oui, tu peux voir les réponses individuelles et identifier les schémas de disponibilité dans différents groupes d'employés.
Tous les employés doivent-ils créer un compte pour voter ?+−
Non, les employés peuvent voter en cliquant simplement sur le lien — sans compte ni inscription. Cela maximise la participation.
Comment gérer les travailleurs postés avec des horaires non standards ?+−
Propose des créneaux qui couvrent matin, midi et fin d'après-midi pour s'adapter à différents shifts. Tu peux aussi enregistrer l'all-hands pour ceux qui ne peuvent vraiment pas être là en direct.
Y a-t-il une limite au nombre d'employés qui peuvent participer ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que ton entreprise compte 50 ou 5 000 employés, WhenToMeet gère le sondage à l'échelle de l'entreprise sans frais.
Puis-je synchroniser l'all-hands validée dans tous les calendriers d'un coup ?+−
Oui, une fois la réunion validée, elle se synchronise automatiquement dans tous les calendriers connectés. Pas besoin d'envoyer des invitations manuelles à des centaines ou milliers d'employés.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.