Coordonnez des focus groups sans galères de recrutement
Trouve des créneaux où tes participants peuvent vraiment être là
WhenToMeet aide chercheurs et marketeurs à coordonner des focus groups en sondant la disponibilité des participants. Maximise la présence, évite les no-shows et planifie des sessions qui s'intègrent à ta timeline de recherche, avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Faible présence parce que les horaires planifiés ne conviennent pas aux participants
- ✕Difficile de coordonner la disponibilité de participants recrutés aux agendas variés
- ✕Annulations de dernière minute et no-shows qui font dérailler timeline et budget de recherche
- ✕Gérer plusieurs sessions de focus group sur différents segments démographiques
- ✕Trouver des créneaux qui s'adaptent à des participants dans différents fuseaux pour des focus groups virtuels
Comment WhenToMeet tu aide
Maximise la présence des participants
Sonde les participants recrutés pour trouver des créneaux où tout le monde peut être là. Plus de présence = meilleure qualité de recherche et moins de budget de recrutement gaspillé.
Réduis les no-shows
Quand les participants choisissent leur disponibilité, ils sont plus engagés à venir. Les calendriers connectés les aident à éviter les conflits.
Durée de session flexible
Planifie des focus groups de toute durée, des sessions express de 30 minutes aux discussions approfondies de 2 heures.
Soutien focus groups virtuels
Tu fais des focus groups virtuels avec des participants dans différents endroits ? WhenToMeet gère automatiquement les conversions de fuseau.
Validation rapide
Une fois les votes recueillis, valide la session et ajoute-la au calendrier de chacun en un clic — pas de rappels manuels.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier
Les participants peuvent superposer leur calendrier en votant, ce qui les aide à choisir des créneaux où ils sont vraiment disponibles.
Aucun compte requis
Les participants au focus group peuvent voter sans créer de compte — élimine la friction et augmente la participation.
Diffusion facile
Génère des liens uniques pour chaque focus group. Partage par email, SMS ou ton portail de participants.
Notifications participants
Reçois une notification quand des participants votent et envoie automatiquement des rappels à l'approche du focus group pour réduire les no-shows.
Gestion du temps de battement
Ajoute du temps de battement avant les sessions pour l'arrivée et la mise en place tech, et après pour le débrief et la prise de notes.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage de focus group
Après le recrutement des participants, propose 4 à 6 créneaux possibles selon la disponibilité typique de ton segment cible.
Les participants votent
Partage le lien du sondage avec les participants recrutés par email ou SMS. Ils voient leur calendrier en superposition et votent en quelques secondes — sans inscription.
Valide et envoie les rappels
Examine les réponses pour voir quel créneau convient au plus grand nombre. Valide la session, synchronise dans les calendriers et envoie une confirmation avec le lieu ou les détails de la réunion virtuelle.
Bonnes pratiques pour coordonner des focus groups
- ✓Sonde les participants juste après le recrutement, quand l'intérêt et l'engagement sont au plus haut
- ✓Propose des créneaux qui s'adaptent aux agendas de ton segment cible (par exemple les soirs pour des actifs)
- ✓Fixe une deadline de réponse pour créer de l'urgence — vise 48 à 72 heures pour un sondage de focus group
- ✓Pour des focus groups en présentiel, mentionne le lieu en sondant pour aider à évaluer le temps de transport
- ✓Sur-recrute de 20 à 30 % pour anticiper les no-shows même après avoir sondé la disponibilité
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les participants évitent de proposer des créneaux où ils ont des conflits
- ✓Pour des focus groups virtuels, propose des créneaux sur différents fuseaux si tes participants sont dispersés géographiquement
Questions Fréquemment Posées
Les participants au focus group doivent-ils créer un compte ?+−
Non, ils peuvent voter en cliquant simplement sur le lien du sondage — sans compte ni inscription. Cela élimine la friction et augmente la participation.
Puis-je planifier plusieurs sessions pour différents segments ?+−
Oui ! Crée des sondages distincts pour chaque session de focus group ou segment démographique. Tu peux faire tourner plusieurs sondages simultanément pour coordonner toute ta recherche.
Comment réduire les no-shows ?+−
Quand les participants choisissent leur propre disponibilité (au lieu de se voir attribuer un créneau), ils sont plus engagés à venir.
Puis-je voir quels participants ont voté pour quel créneau ?+−
Oui, tu peux voir les réponses individuelles, ce qui t'aide à équilibrer les focus groups sur différentes caractéristiques démographiques ou à garantir la diversité dans chaque session.
Et si tous les participants ne peuvent pas au même créneau ?+−
WhenToMeet te montre quel créneau convient au plus grand nombre. Tu peux décider d'un seuil de présence acceptable (par exemple 8 sur 10 recrutés) et avancer avec ce créneau.
Comment gérer les fuseaux pour des focus groups virtuels ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque participant et affiche tous les créneaux proposés en heures locales, supprimant la confusion pour les groupes dispersés.
Y a-t-il une limite au nombre de sessions que je peux planifier ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Que tu fasses un seul focus group ou une étude plus large, tu peux coordonner les sessions sans frais.
Puis-je intégrer ça avec ma base de données de participants ?+−
WhenToMeet fonctionne en parallèle mais synchronise les horaires validés avec les systèmes de calendrier (Google Agenda, Microsoft 365, etc.). Tu peux ensuite ajouter manuellement les détails de session à ta base de participants.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.