Planification des réunions d'entreprise pour Microsoft 365
Coordonne les équipes Microsoft 365 sans allers-retours
Ton organisation utilise Microsoft 365 et Outlook. WhenToMeet s'intègre à tes calendriers d'entreprise pour planifier les réunions inter-fonctionnelles, coordonner avec les clients et éliminer les allers-retours de planification, tout en respectant tes exigences de sécurité et de conformité.
Le Défi
- ✕L'assistant de planification d'Outlook ne fonctionne que dans ton organisation, pas avec les clients ou partenaires externes
- ✕Trouver des horaires de réunion entre départements signifie vérifier manuellement plusieurs calendriers de personnes
- ✕Les chaînes d'e-mails demandant 'est-ce que jeudi à 14h convient ?' gaspillent le temps des équipes d'entreprise
- ✕Coordonner avec les clients utilisant différents systèmes de calendrier (Google, Apple) est fragmenté
- ✕Les restrictions d'administrateur Microsoft 365 empêchent de partager les détails du calendrier avec les collaborateurs externes
Comment WhenToMeet tu aide
Intégration du calendrier Outlook
Connecte ton calendrier Microsoft 365 Outlook pour afficher ta véritable disponibilité d'entreprise. WhenToMeet lit ton statut occupé/libre sur Exchange Online et prévient automatiquement la surréservation.
Planification inter-organisationnelle
Planifie des réunions avec des personnes en dehors de ton locataire Microsoft 365 — clients, partenaires, prestataires — sans partager les détails du calendrier interne ou combattre les paramètres de permissions.
Coordination de groupe d'entreprise
Trouve les moments où ton équipe produit, l'équipe commerciale et les cadres sont tous disponibles. Vois la disponibilité du groupe en un coup d'œil au lieu de consulter un à un les calendriers Outlook.
Conforme aux exigences d'entreprise
WhenToMeet n'accède qu'au statut occupé/libre, jamais aux détails des événements ou aux informations de réunions confidentielles. Tes données de calendrier d'entreprise restent dans Microsoft 365 où elles appartiennent.
Fonctionne avec n'importe quel système de calendrier
Coordonne des réunions entre utilisateurs Microsoft 365, utilisateurs Google Calendar et personnes sans système de calendrier du tout, le tout dans un sondage de planification unique.
Fonctionnalités Clés
Synchronisation du calendrier Microsoft 365
Connecte ton calendrier Outlook (Exchange Online) via l'API officielle Microsoft Graph. La synchronisation bidirectionnelle garantit que la disponibilité est précise et que les réunions planifiées apparaissent dans Outlook automatiquement.
Détection de conflits en temps réel
Lors de la proposition d'horaires de réunion, WhenToMeet vérifie ton calendrier Microsoft 365 et met en évidence les conflits avec les événements Outlook existants, les réunions d'équipe et le temps bloqué.
Support multi-locataire
Planifie des réunions sur les organisations Microsoft 365. Coordonne-toi avec les clients dans différents locataires Azure AD sans permissions d'administrateur ou accès délégué complexe.
Gestion avancée des fuseaux horaires
Coordonne-toi sur les bureaux mondiaux dans différents fuseaux horaires. WhenToMeet convertit les horaires automatiquement afin que chacun voit les réunions dans leur fuseau horaire Outlook local.
Notifications Outlook
Les réunions planifiées se synchronisent avec Outlook avec les notifications Microsoft 365 standard. Les participants reçoivent des rappels via les applications Outlook desktop, mobile et web.
Commencer en 3 Étapes
Connecte Microsoft 365
Connecte-toi avec ton compte professionnel Microsoft 365. WhenToMeet demande un accès en lecture seule à ta disponibilité calendaire Outlook. Les détails des événements restent privés et demeurent dans Exchange Online.
Crée un sondage de réunion d'entreprise
Propose des horaires possibles de réunion pour ton équipe. WhenToMeet vérifie ton calendrier Outlook et avertit des conflits avec les réunions d'entreprise existantes. Partage le lien du sondage avec les équipes internes ou les clients externes.
Finalise et synchronise avec Outlook
Les participants votent sur leur disponibilité (les utilisateurs internes peuvent aussi connecter leurs calendriers Microsoft 365). Choisis le meilleur créneau et la réunion s'ajoute automatiquement au calendrier Outlook de chacun.
Bonnes pratiques de planification Microsoft 365
- ✓Active l'authentification unique Microsoft 365 pour ton organisation afin de simplifier les connexions calendaires pour les membres de l'équipe interne
- ✓Utilise les paramètres Outlook 'heures de travail' et 'fuseau horaire' — WhenToMeet respecte ces préférences lors de la suggestion d'horaires de réunion
- ✓Pour les réunions inter-fonctionnelles, crée les sondages au moins 2-3 jours à l'avance pour tenir compte des calendriers chargés typiques des entreprises
- ✓Configure des pages de réservation séparées pour différents types de réunions (appels clients, révisions internes) avec les connexions calendaires appropriées
- ✓Encourage les clients externes à connecter aussi leurs calendriers — WhenToMeet supporte Google, Microsoft 365 et CalDAV simultanément
- ✓Pour les équipes mondiales, vérifie que les horaires proposés apparaissent correctement sur les différents fuseaux horaires avant de partager les sondages avec les collègues internationaux
Questions Fréquemment Posées
Comment WhenToMeet s'intègre-t-il à Microsoft 365 et Outlook ?+−
WhenToMeet utilise l'API Microsoft Graph pour se connecter à ton calendrier Exchange Online. Tu te connectes avec ton compte Microsoft 365 et accordes un accès en lecture seule pour voir la disponibilité occupée/libre. Les réunions planifiées se synchronisent automatiquement avec Outlook.
Puis-je planifier des réunions avec des personnes en dehors de mon organisation Microsoft 365 ?+−
Oui ! C'est là que WhenToMeet excelle. Planifie des réunions avec des clients utilisant Google Calendar, des prestataires utilisant Apple Calendar ou n'importe qui sans système de calendrier. Tout le monde vote sur le même sondage indépendamment de sa plateforme de calendrier.
Les participants ont-ils besoin de comptes Microsoft 365 pour rejoindre les réunions ?+−
Non. Les participants peuvent voter sur les horaires de réunion sans aucun compte Microsoft. Cependant, si les membres de l'équipe interne connectent leurs calendriers Microsoft 365, ils verront leur horaire Outlook en votant pour une meilleure sélection de temps.
Quelles permissions de calendrier WhenToMeet nécessite-t-il ?+−
WhenToMeet demande 'Calendars.Read' pour voir ta disponibilité occupée/libre et 'Calendars.ReadWrite' pour ajouter les événements planifiés à ton calendrier Outlook. Nous n'accédons jamais aux détails des événements, pièces jointes ou autres données de boîte aux lettres.
Est-ce sécurisé pour l'utilisation en entreprise ?+−
Oui. WhenToMeet utilise OAuth 2.0 via l'API officielle Microsoft Graph. Seul le statut occupé/libre est accédé, jamais les détails d'événements confidentiels. Tes données de calendrier d'entreprise restent dans Exchange Online. Nous sommes conforme à SOC 2 et supporter les bonnes pratiques de sécurité Microsoft 365.
Fonctionne-t-il avec le serveur Exchange sur site ?+−
WhenToMeet s'intègre à Microsoft 365 (Exchange Online) via l'API Graph. Pour Exchange sur site, tu peux utiliser l'intégration générique CalDAV si ton serveur Exchange le supporte, bien que les fonctionnalités puissent être limitées comparées à l'intégration cloud.
Puis-je planifier des réunions Teams depuis WhenToMeet ?+−
Actuellement, WhenToMeet synchronise les événements aux calendriers Outlook. Tu peux ajouter manuellement les liens de réunion Teams à la description de l'événement. La création native de réunions Teams est prévue pour une future version.
Comment cela se compare-t-il à l'assistant de planification d'Outlook ?+−
L'assistant de planification d'Outlook fonctionne bien au sein de ton organisation mais ne peut pas coordonner avec les clients externes ou les calendriers non-Microsoft. WhenToMeet combine l'intégration Microsoft 365 avec le support de n'importe quel système de calendrier, ce qui en fait l'idéal pour les réunions clients et la coordination inter-organisations.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.