Programa reuniones de equipo en minutos, no en horas
Acaba con las cadenas de correos sin fin
WhenToMeet encuentra el horario perfecto para tu reunión de equipo con programación basada en el calendario y detección de conflictos. Gratis para siempre, sin tarjeta de crédito.
El Desafío
- ✕Cadenas de correos sin fin tratando de encontrar un horario que funcione para todos
- ✕Miembros del equipo que se duplican citas porque olvidaron sus conflictos de calendario
- ✕Falta de visibilidad sobre quién está realmente disponible y cuándo
- ✕Horas perdidas coordinando agendas en lugar de hacer trabajo productivo
- ✕Coordinación entre distintas zonas horarias sin confusiones
Cómo ayuda WhenToMeet
Programación basada en el calendario
Mira la disponibilidad de todos en una sola vista. WhenToMeet consulta los calendarios reales, no adivina, así evitas conflictos antes de que ocurran.
Mayor capacidad de equipo
Agrega a tantas personas como necesites a la encuesta de reunión. Participantes ilimitados por encuesta, sin tarifas por usuario, completamente gratis.
Detección de conflictos
La detección automática de horarios ocupados muestra cuándo los participantes ya tienen compromisos, facilitando encontrar franjas realmente libres.
Confirmación instantánea
Cuando todos votan, finaliza la reunión con un clic. El horario elegido se sincroniza automáticamente con los calendarios de todos los participantes.
Inteligencia de zonas horarias
¿Tu equipo está repartido entre varias zonas horarias? WhenToMeet convierte automáticamente las horas para que cada quien vea las suyas.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta Google Calendar, Microsoft 365 o cualquier calendario CalDAV para mostrar tu disponibilidad automáticamente.
Votación anónima
Los miembros del equipo pueden votar su disponibilidad sin crear una cuenta. Solo comparte el enlace y listo.
Encuestas de reunión compartibles
Genera un enlace único para cada encuesta. Compártelo por correo, Slack, Teams o cualquier herramienta de comunicación.
Recordatorios automáticos
Recibe notificaciones cuando los miembros del equipo voten y cuando sea momento de finalizar la reunión.
Protección con tiempo de margen
Agrega tiempo de margen automático antes y después de las reuniones para evitar la fatiga de citas seguidas.
Comienza en 3 Pasos
Crea tu encuesta de reunión
Agrega franjas horarias posibles para la reunión de equipo. WhenToMeet sugiere horarios según el horario laboral típico y detecta conflictos en los calendarios conectados.
Compártela con tu equipo
Envía el enlace único de la encuesta a todo el equipo por correo, Slack o tu herramienta favorita. Pueden votar su disponibilidad en segundos, sin necesidad de cuenta.
Finaliza y sincroniza
Revisa las respuestas para ver qué horario funciona para más personas. Finaliza con un clic y el evento se agrega automáticamente al calendario de todos.
Buenas prácticas para programar reuniones de equipo
- ✓Propón entre 3 y 5 franjas horarias para dar flexibilidad sin abrumar a los participantes
- ✓Activa la superposición de calendario para que el equipo vea sus compromisos existentes mientras vota
- ✓Establece una fecha límite para responder y mantener el ritmo, evitando demoras en la programación
- ✓Usa la opción de finalizar para agregar automáticamente el horario elegido al calendario de todos
- ✓Considera las diferencias de zona horaria al proponer horarios para equipos distribuidos
Preguntas Frecuentes
¿Los miembros del equipo necesitan una cuenta para votar?+−
No, los miembros del equipo pueden votar su disponibilidad sin crear una cuenta. Solo el organizador necesita registrarse, y es totalmente gratis.
¿Cómo funciona la integración con el calendario?+−
Conecta tu Google Calendar, Microsoft 365 o calendario CalDAV. WhenToMeet mostrará tus horarios ocupados para que evites proponer franjas cuando ya tengas compromisos. Los detalles de tus eventos siguen siendo privados.
¿Puedo reagendar después de finalizar la reunión?+−
¡Sí! Si los planes cambian, puedes crear una nueva encuesta o actualizar manualmente el evento del calendario. Todos los participantes verán el nuevo horario en sus calendarios.
¿WhenToMeet es realmente gratis para reuniones de equipo?+−
Totalmente. Las encuestas de eventos grupales son gratis para siempre con participantes, encuestas y franjas ilimitadas. Puedes organizar reuniones de equipo recurrentes sin costo. Las funciones Pro como integraciones avanzadas y páginas de reserva son mejoras opcionales.
¿Y si mi equipo está en distintas zonas horarias?+−
WhenToMeet detecta automáticamente la zona horaria de cada participante y muestra todas las franjas propuestas en su hora local. Esto elimina la confusión y facilita la coordinación entre equipos internacionales.
¿Cuántas personas pueden participar en una encuesta de reunión?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Tanto si organizas una reunión para un equipo de 3 como una asamblea de 100 personas, WhenToMeet maneja grupos de cualquier tamaño sin costo.
¿Puedo sincronizar la reunión finalizada con varios calendarios?+−
Sí, con una suscripción Pro puedes conectar varios calendarios (como tu calendario laboral y personal) y la reunión se sincronizará con todos.
¿En qué se diferencia esto de simplemente enviar una invitación de reunión?+−
Las invitaciones tradicionales asumen que ya conoces un horario que funciona. WhenToMeet te ayuda a encontrar ese horario primero mostrando la disponibilidad de todos y dejando que los participantes voten, evitando el típico ciclo de 'rechazar y proponer otro horario'.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.