Planifica conferencias sin caos de horarios
Coordina ponentes, sesiones y asistentes sin esfuerzo
WhenToMeet ayuda a quienes organizan conferencias a encontrar horarios óptimos para sesiones, coordinar con ponentes en distintas zonas horarias y programar reuniones con asistentes — todo en una herramienta gratuita.
El Desafío
- ✕Coordinar la disponibilidad de decenas de ponentes y panelistas
- ✕Gestionar múltiples sesiones paralelas y evitar conflictos
- ✕Programar encuentros y sesiones de networking entre asistentes
- ✕Manejar ponentes internacionales en distintas zonas horarias
- ✕Cancelaciones de último momento que requieren reagendar rápido
Cómo ayuda WhenToMeet
Programación multi-track
Coordina varias sesiones, talleres y paneles en paralelo. Mira todas las pistas de la conferencia a la vez y evita conflictos entre salas.
Soporte global de zonas horarias
¿Ponentes de todo el mundo? WhenToMeet convierte automáticamente todas las horas a la zona local de cada participante.
Mayores límites de participantes
Programa sesiones con 5 ponentes o 500 asistentes. Agrega participantes ilimitados a la encuesta, completamente gratis.
Detección de conflictos
Detecta automáticamente cuándo los ponentes tienen citas dobles o compromisos superpuestos en sus calendarios conectados.
Finalización rápida
Cuando los ponentes voten, finaliza el horario y sincroniza todas las sesiones con los calendarios de todos automáticamente.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta los calendarios de los ponentes para ver disponibilidad real y evitar conflictos con sus compromisos existentes.
Sin necesidad de cuenta
Comparte el enlace de la encuesta con ponentes y asistentes — pueden votar sin registrarse, simplificando la coordinación.
Encuestas de conferencia compartibles
Genera enlaces únicos para cada encuesta de sesión. Compártelos por correo, Slack o tu plataforma de gestión de eventos.
Notificaciones para ponentes
Recibe avisos cuando los ponentes voten en los horarios y cuando sea momento de finalizar el programa.
Eventos de varios días
Programa conferencias que abarcan varios días con franjas horarias flexibles durante toda la duración del evento.
Tiempo de margen
Agrega tiempo de margen entre sesiones automáticamente para descansos, montaje y traslados de asistentes.
Comienza en 3 Pasos
Crea encuestas de sesión
Configura una encuesta para cada sesión, taller o panel. Propón varias franjas a lo largo de las fechas de la conferencia e invita a los ponentes a votar su disponibilidad.
Los ponentes votan su disponibilidad
Comparte los enlaces con ponentes y panelistas. Pueden ver la superposición de su calendario y votar los horarios que les funcionen, todo sin crear una cuenta.
Finaliza y publica
Revisa las respuestas, identifica los horarios óptimos para cada sesión y finaliza el programa. Todas las sesiones se sincronizan automáticamente con los calendarios de los participantes.
Buenas prácticas para planificar conferencias
- ✓Crea encuestas para cada sesión principal al menos 4 a 6 semanas antes de la conferencia
- ✓Propón franjas que respeten los descansos comunes (almuerzo, cafés) para los asistentes
- ✓Activa la superposición de calendario para que los ponentes vean sus compromisos existentes
- ✓Define plazos claros de respuesta para poder finalizar el programa a tiempo
- ✓En conferencias multi-track, escalona las sesiones para evitar que ponentes clave queden duplicados
- ✓Considera las zonas horarias si tu conferencia tiene ponentes internacionales o asistentes virtuales
Preguntas Frecuentes
¿Puedo programar varias sesiones de la conferencia a la vez?+−
¡Sí! Crea una encuesta separada para cada sesión, taller o panel. Puedes ejecutar varias encuestas simultáneamente para coordinar distintas partes del programa.
¿Cómo manejo ponentes en distintas zonas horarias?+−
WhenToMeet detecta automáticamente la zona horaria de cada ponente y muestra todas las franjas propuestas en su hora local. Esto elimina la confusión en conferencias internacionales.
¿Los asistentes pueden ver el programa final de la conferencia?+−
Una vez que finalizas los horarios, aparecen automáticamente en los calendarios de todos los participantes. También puedes exportar el programa o compartir los eventos con tu lista de asistentes.
¿Y si un ponente cancela a último momento?+−
Simplemente crea una nueva encuesta para encontrar otro horario. El proceso rápido de votación te permite reagendar sesiones en horas, no en días.
¿Hay límite de cuántos ponentes pueden participar?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Tanto si coordinas 3 panelistas como 30 ponentes de breakouts, WhenToMeet maneja grupos de cualquier tamaño sin costo.
¿En qué se diferencia esto del software de gestión de conferencias?+−
WhenToMeet se especializa en encontrar los mejores horarios para sesiones antes de publicar el programa. Se integra con plataformas de eventos pero se enfoca específicamente en resolver el problema de la coordinación.
¿Puedo ver conflictos entre múltiples pistas de sesiones?+−
Sí. Si conectas los calendarios de los ponentes, WhenToMeet mostrará cuándo tienen conflictos entre distintas encuestas, ayudándote a evitar duplicaciones.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.