Programa webinars a los que la gente realmente asista
Encuentra horarios de webinar cuando tu audiencia esté disponible
WhenToMeet te ayuda a coordinar horarios de webinar con ponentes, panelistas y asistentes en distintas zonas horarias. Maximiza el registro y la asistencia eligiendo horarios que funcionen para tu audiencia, con límites generosos del plan gratuito.
El Desafío
- ✕Baja asistencia porque el horario no funciona para los segmentos clave de la audiencia
- ✕Coordinar la disponibilidad entre varios ponentes y panelistas
- ✕Gestionar horarios de webinar entre distintas zonas horarias y regiones
- ✕Competir con otros eventos o reuniones durante la franja elegida para tu webinar
- ✕Reagendar webinars cuando los ponentes tienen conflictos afecta el marketing y los registros
Cómo ayuda WhenToMeet
Maximiza la asistencia
Consulta a tu audiencia para encontrar horarios cuando más personas puedan asistir. Mayor asistencia significa mejor engagement y más conversiones.
Soporte global de zonas horarias
¿Asistentes alrededor del mundo? WhenToMeet convierte automáticamente todas las horas a la zona local de cada participante.
Coordinación de ponentes
Mira cuándo están disponibles todos los anfitriones, ponentes e invitados antes de anunciar la fecha del webinar.
Finalización rápida
Una vez identificado el horario óptimo, finaliza el webinar y sincronízalo con el calendario de todos en un clic.
Evita conflictos con la audiencia
Permite que los asistentes superpongan sus calendarios al votar, así eligen horarios cuando realmente puedan participar.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta los calendarios de ponentes y asistentes para ver disponibilidad real y evitar conflictos con compromisos existentes.
Sin necesidad de cuenta
Los posibles asistentes pueden votar los horarios del webinar sin crear una cuenta — solo comparte el enlace y listo.
Distribución sencilla
Genera enlaces de encuesta y compártelos por correo, redes sociales, LinkedIn o tu plataforma de automatización de marketing.
Notificaciones de votos
Recibe avisos a medida que llegan los votos para finalizar el horario cuando tengas suficientes respuestas.
Gestión de tiempo de margen
Agrega tiempo de margen antes del webinar para preparación de ponentes y revisiones técnicas, y después para preguntas y networking.
Comienza en 3 Pasos
Crea la encuesta del webinar
Propón entre 3 y 5 horarios potenciales según la ubicación de tu audiencia y los horarios laborales típicos. WhenToMeet sugiere horarios que funcionan entre zonas horarias.
La audiencia y los ponentes votan
Comparte la encuesta con asistentes, ponentes y panelistas. Pueden ver la superposición de su calendario y votar los horarios a los que pueden asistir — sin registro requerido.
Finaliza y promociona
Revisa los resultados para ver qué horario maximiza la asistencia. Finaliza el webinar, sincronízalo con los calendarios de los ponentes y anuncia la fecha a tu audiencia.
Buenas prácticas para programar webinars
- ✓Consulta a tu audiencia al menos 3 o 4 semanas antes de la fecha ideal para tener tiempo de promoción
- ✓Propón horarios en distintos días de la semana y momentos del día para acomodar diversas agendas
- ✓Para webinars B2B, evita los lunes por la mañana y los viernes por la tarde, donde la asistencia suele ser más baja
- ✓Considera las zonas horarias — si tu audiencia es global, podrías necesitar varias sesiones
- ✓Establece un plazo de respuesta para crear urgencia y poder finalizar a tiempo para promocionar
- ✓Activa la superposición de calendario para que los asistentes eviten proponer horarios cuando tienen conflictos
- ✓Para series de webinars, considera consultar todas las fechas por adelantado para mantener consistencia y construir hábitos de audiencia
Preguntas Frecuentes
¿Debo consultar primero a los ponentes o a los asistentes?+−
Empieza con ponentes y panelistas para acotar los horarios disponibles, luego consulta a tu audiencia objetivo dentro de esas opciones para maximizar la asistencia.
¿Puedo programar varias sesiones de webinar para distintas zonas horarias?+−
¡Sí! Crea encuestas separadas para distintas regiones (por ejemplo, APAC, Europa, América) para acomodar audiencias globales sin que nadie tenga que asistir en horarios incómodos.
¿Los asistentes necesitan crear una cuenta para votar?+−
No, los posibles asistentes pueden votar los horarios sin crear cuenta. Esto elimina fricciones y aumenta la participación.
¿Puedo ver quién votó por cada horario?+−
Sí, puedes ver respuestas individuales, lo que ayuda a entender qué segmentos de audiencia prefieren qué horarios.
¿Cómo manejo cancelaciones de ponentes a último momento?+−
Crea una nueva encuesta con fechas y horarios alternativos. El proceso rápido te permite reagendar y notificar a los asistentes registrados en horas.
¿Puedo integrar esto con mi plataforma de webinars o automatización de marketing?+−
WhenToMeet sincroniza los horarios finalizados con calendarios (Google Calendar, Microsoft 365, etc.). Luego puedes integrar esos calendarios con tu plataforma de webinars o agregar el horario manualmente.
¿Hay un límite en cuántos asistentes pueden votar?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Tanto si organizas una mesa redonda íntima de 10 personas como un webinar comunitario con más de 500 posibles asistentes, WhenToMeet maneja grupos de cualquier tamaño sin costo.
¿Puedo usar esto para series de webinars recurrentes?+−
Por supuesto. Crea encuestas para webinars individuales y programa toda una serie con horarios mensuales o semanales consistentes.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.