Coordina talleres sin complicaciones de agenda
Encuentra horarios que funcionen para todos los participantes
WhenToMeet hace que coordinar talleres sea simple. Mira la disponibilidad de los participantes, evita conflictos y programa sesiones interactivas a las que todos puedan asistir — gratis para siempre.
El Desafío
- ✕Encontrar un horario en el que todos los participantes puedan asistir al taller
- ✕Coordinar entre equipos distribuidos en diferentes zonas horarias
- ✕Reagendar cuando participantes clave tienen conflictos
- ✕Gestionar varias sesiones de taller o grupos de breakout
- ✕Conseguir respuestas rápidas de participantes ocupados
Cómo ayuda WhenToMeet
Disponibilidad del grupo
Mira cuándo está disponible la mayor parte de los participantes. WhenToMeet resalta las franjas que mejor funcionan para el grupo.
Basado en el calendario
Los participantes pueden superponer sus calendarios al votar, así evitan proponer horarios cuando ya están ocupados.
Manejo de zonas horarias
¿Participantes en distintos países? Cada uno ve los horarios en su zona local automáticamente.
Configuración rápida
Crea encuestas de taller en menos de un minuto. Sin formularios complejos: solo agrega franjas y comparte el enlace.
Duración flexible
Programa talleres de cualquier duración, desde sesiones rápidas de 1 hora hasta jornadas intensivas de día completo.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta Google Calendar, Microsoft 365 o CalDAV para mostrar la disponibilidad de los participantes automáticamente.
Sin necesidad de cuenta
Los participantes del taller pueden votar sin crear una cuenta — solo hacen clic y seleccionan.
Compartir fácil
Genera un enlace único de encuesta y compártelo por correo, Slack, Teams o cualquier herramienta que use tu equipo.
Notificaciones de respuesta
Recibe avisos cuando los participantes voten para saber cuándo tienes suficientes respuestas para finalizar el horario.
Comienza en 3 Pasos
Crea la encuesta del taller
Propón entre 3 y 5 horarios potenciales. Agrega el tema del taller y los detalles relevantes para los participantes.
Los participantes votan
Comparte el enlace con todos los participantes. Votan su disponibilidad en segundos, con superposición de calendario para evitar conflictos.
Finaliza y confirma
Revisa las respuestas para ver qué horario funciona para más personas. Finaliza el taller y el evento se sincroniza con el calendario de todos.
Buenas prácticas para coordinar talleres
- ✓Propón los horarios al menos 2 semanas antes para acomodar las agendas de los participantes
- ✓Ofrece entre 3 y 5 opciones de franjas para maximizar la asistencia
- ✓Establece una fecha límite de respuesta para crear urgencia y obtener respuestas a tiempo
- ✓Para series de talleres, considera programar todas las sesiones por adelantado para mantener consistencia
- ✓Considera las zonas horarias si tienes participantes remotos o internacionales
Preguntas Frecuentes
¿Puedo programar una serie de sesiones de taller a la vez?+−
¡Sí! Crea varias encuestas (una por sesión) para coordinar tu serie completa.
¿Y si no todos pueden en el mismo horario?+−
WhenToMeet te muestra qué franja funciona para más participantes. Luego puedes decidir si avanzas con ese horario u ofreces una grabación a quienes no puedan asistir.
¿Puedo ver quién votó por cada horario?+−
Sí, puedes ver las respuestas de los participantes y quién seleccionó cada franja, ayudándote a tomar decisiones informadas.
¿Cómo manejo cambios de último momento?+−
Si necesitas reagendar, crea una nueva encuesta con horarios alternativos. El proceso rápido de votación permite reagendar en pocas horas.
¿Hay un límite de duración para los talleres?+−
No. Programa talleres de cualquier duración, desde sesiones rápidas de 30 minutos hasta jornadas intensivas de día completo.
¿Funciona para talleres presenciales y virtuales?+−
Por supuesto. WhenToMeet funciona para cualquier formato. Los detalles de ubicación se pueden agregar al finalizar el evento.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.