Coordina capacitaciones que realmente funcionen para todos
Deja de perder empleados por conflictos de agenda
WhenToMeet ayuda a formadores y equipos de RR. HH. a encontrar horarios de capacitación a los que los empleados realmente puedan asistir. La programación basada en calendarios muestra disponibilidad real, no suposiciones, con límites generosos del plan gratuito.
El Desafío
- ✕Baja asistencia porque la capacitación choca con las agendas de los empleados
- ✕Coordinar la disponibilidad entre varios departamentos y equipos
- ✕Reagendar cuando los participantes clave no pueden asistir
- ✕Gestionar programas de capacitación de varias sesiones con asistencia consistente
- ✕Encontrar horarios que funcionen entre distintas ubicaciones y zonas horarias
Cómo ayuda WhenToMeet
Maximiza la asistencia a las capacitaciones
Mira cuándo están disponibles la mayoría de los empleados antes de programar. WhenToMeet resalta las franjas que funcionan para la mayor parte de los participantes.
Respeta los calendarios de los empleados
Los participantes pueden superponer sus calendarios laborales al votar, asegurando que la capacitación no choque con reuniones críticas o entregas.
Series de capacitación de varias sesiones
Programa varias sesiones con horarios consistentes. Perfecto para programas de onboarding, certificaciones y desarrollo continuo.
Coordinación entre ubicaciones
¿Participantes en distintas oficinas o zonas horarias? Cada uno ve los horarios en su zona local automáticamente.
Finalización rápida
Cuando los empleados voten, finaliza la sesión con un clic. El evento se sincroniza automáticamente con el calendario de todos los participantes.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta los calendarios de los empleados para ver disponibilidad real y evitar programar capacitaciones durante períodos ocupados o reuniones que se solapen.
Sin necesidad de cuenta
Los participantes pueden votar sin crear una cuenta — solo comparte el enlace y listo.
Distribución sencilla
Genera enlaces de encuesta y compártelos por correo, Slack, Teams o tu sistema de gestión de aprendizaje (LMS) para una coordinación inmediata.
Recordatorios de asistencia
Recibe avisos cuando los empleados voten y envía recordatorios automáticos a medida que se acerca la fecha.
Protección con tiempo de margen
Agrega tiempo de margen antes de las capacitaciones para que los participantes terminen su trabajo y se preparen mentalmente para aprender.
Comienza en 3 Pasos
Crea la encuesta de capacitación
Agrega horarios potenciales según el horario laboral típico. WhenToMeet sugiere franjas que evitan los bloques comunes de reuniones y muestra conflictos en los calendarios conectados.
Los empleados votan su disponibilidad
Comparte el enlace con todos los participantes. Pueden ver la superposición de su calendario y votar en segundos — sin cuenta requerida.
Finaliza y confirma
Revisa las respuestas para ver qué horario funciona para más empleados. Finaliza la sesión y el evento se agrega al calendario de todos con los detalles de la reunión.
Buenas prácticas para coordinar capacitaciones
- ✓Programa las encuestas con 2 o 3 semanas de anticipación para acomodar las agendas
- ✓Evita los lunes por la mañana y los viernes por la tarde cuando sea posible — la mitad de la semana suele tener mejor asistencia
- ✓Para capacitaciones multi-sesión, considera programarlas todas por adelantado para mantener consistencia y maximizar la asistencia repetida
- ✓Establece un plazo de respuesta para crear urgencia y poder finalizar el horario a tiempo
- ✓Considera las zonas horarias y ubicaciones al proponer horarios para equipos distribuidos
- ✓Activa la superposición de calendario para que los empleados eviten proponer horarios cuando tienen entregas críticas
- ✓Para capacitaciones obligatorias, busca horarios que funcionen al menos para el 80% de los participantes requeridos
Preguntas Frecuentes
¿Puedo programar un programa de capacitación de varias semanas a la vez?+−
¡Sí! Crea encuestas separadas para cada sesión y coordina toda la serie con horarios consistentes.
¿Y si no todos pueden en el mismo horario?+−
WhenToMeet te muestra qué horario funciona para más participantes. Puedes decidir si avanzas con ese horario u ofreces varias sesiones para distintos grupos.
¿Los empleados necesitan crear una cuenta para votar?+−
No, los empleados pueden votar su disponibilidad sin crear cuenta. Solo el coordinador necesita registrarse, y es totalmente gratis.
¿Puedo ver quién no ha respondido todavía?+−
Sí, puedes ver qué participantes han votado y enviar recordatorios a quienes aún no respondieron.
¿Cómo manejo distintas zonas horarias para empleados remotos?+−
WhenToMeet detecta automáticamente la zona horaria de cada participante y muestra los horarios en su hora local, facilitando la coordinación de capacitaciones distribuidas.
¿Puedo sincronizar las sesiones con nuestro sistema de gestión de aprendizaje?+−
WhenToMeet sincroniza los horarios con calendarios (Google Calendar, Microsoft 365, etc.). Luego puedes integrar esos calendarios con tu LMS o agregar los horarios manualmente.
¿Hay un límite en cuántos participantes puede tener una capacitación?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Tanto si capacitas a 5 nuevos empleados como si organizas certificaciones para más de 100, WhenToMeet maneja grupos de cualquier tamaño sin costo.
¿Y si necesito reagendar una sesión?+−
Simplemente crea una nueva encuesta con horarios alternativos. El proceso rápido te permite reagendar en horas y actualizar los calendarios de todos automáticamente.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.