Plane Team-Meetings in Minuten statt Stunden
Schluss mit endlosen E-Mail-Ketten
WhenToMeet findet mit kalenderbasierter Planung und Konflikterkennung den perfekten Zeitpunkt für dein Team-Meeting. Für immer kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
Die Herausforderung
- ✕Endlose E-Mail-Threads, um einen Termin zu finden, der für alle passt
- ✕Teammitglieder buchen sich doppelt, weil sie ihre Kalender-Konflikte vergessen haben
- ✕Keine Übersicht, wer wann wirklich verfügbar ist
- ✕Stunden mit Terminplanung verbringen statt mit produktiver Arbeit
- ✕Koordination über verschiedene Zeitzonen ohne Verwirrung
Wie WhenToMeet hilft
Kalenderbasierte Planung
Sieh die Verfügbarkeit aller in einer Ansicht. WhenToMeet prüft echte Kalender und nicht nur Vermutungen, damit du Konflikte vermeidest, bevor sie entstehen.
Mehr Team-Kapazität
Füge so viele Personen zur Meeting-Umfrage hinzu, wie du brauchst. Unbegrenzte Teilnehmende pro Umfrage ohne Pro-Nutzer-Gebühren, komplett kostenlos.
Konflikterkennung
Die automatische Erkennung von Belegtzeiten zeigt, wann Teilnehmende bereits gebucht sind, sodass du leicht wirklich freie Slots findest.
Sofortiges Finalisieren
Wenn alle abgestimmt haben, finalisierst du das Meeting mit einem Klick. Der gewählte Termin wird automatisch mit allen Kalendern synchronisiert.
Zeitzonen-Intelligenz
Dein Team verteilt sich über mehrere Zeitzonen? WhenToMeet rechnet die Zeiten automatisch um, sodass jeder seine lokalen Stunden sieht.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Verbinde Google Kalender, Microsoft 365 oder einen beliebigen CalDAV-Kalender, um deine Verfügbarkeit automatisch anzuzeigen.
Anonymes Abstimmen
Teammitglieder können über ihre Verfügbarkeit abstimmen, ohne ein Konto zu erstellen. Einfach den Link teilen und schon sind sie dabei.
Teilbare Meeting-Umfragen
Erstelle einen einzigartigen Link für jede Meeting-Umfrage. Teile ihn per E-Mail, Slack, Teams oder einem beliebigen Kommunikationstool.
Automatische Erinnerungen
Werde benachrichtigt, wenn Teammitglieder abstimmen und wenn es Zeit ist, das Meeting zu finalisieren.
Pufferzeit-Schutz
Füge automatisch Pufferzeit vor und nach Meetings hinzu, um Termin-Stress durch Back-to-Back-Meetings zu vermeiden.
In 3 Schritten loslegen
Erstelle deine Meeting-Umfrage
Füge mögliche Zeitslots für dein Team-Meeting hinzu. WhenToMeet schlägt Zeiten basierend auf üblichen Arbeitszeiten vor und erkennt Konflikte aus verbundenen Kalendern.
Teile mit deinem Team
Sende den Umfrage-Link per E-Mail, Slack oder deinem bevorzugten Tool an alle Teammitglieder. Die können in Sekunden über ihre Verfügbarkeit abstimmen — kein Konto nötig.
Finalisieren und synchronisieren
Sieh dir die Antworten an, um den Termin zu finden, der für die meisten Personen passt. Finalisiere das Meeting mit einem Klick und der Termin wird automatisch in jedem Kalender eingetragen.
Best Practices für Team-Meeting-Planung
- ✓Schlage 3-5 Zeitslots vor, um Flexibilität ohne Überforderung zu bieten
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung, damit Teammitglieder ihre bestehenden Termine beim Abstimmen sehen
- ✓Setze eine Antwortfrist, um Schwung zu halten und Verzögerungen zu vermeiden
- ✓Nutze die 'Finalisieren'-Funktion, um den gewählten Termin automatisch in alle Kalender einzutragen
- ✓Berücksichtige Zeitzonen-Unterschiede, wenn du Termine für verteilte Teams vorschlägst
Häufig gestellte Fragen
Müssen Teammitglieder ein Konto erstellen, um abzustimmen?+−
Nein, Teammitglieder können über ihre Verfügbarkeit abstimmen, ohne ein Konto zu erstellen. Nur die Person, die das Meeting organisiert, muss sich registrieren — und das ist komplett kostenlos.
Wie funktioniert die Kalenderintegration?+−
Verbinde deinen Google Kalender, Microsoft 365 oder CalDAV-Kalender. WhenToMeet zeigt dir deine Belegtzeiten an, damit du keine Slots vorschlägst, an denen du schon gebucht bist. Deine eigentlichen Termindetails bleiben privat.
Kann ich das Meeting nach dem Finalisieren verschieben?+−
Ja! Wenn sich Pläne ändern, kannst du eine neue Umfrage erstellen oder den Kalender-Termin manuell aktualisieren. Alle Teilnehmenden sehen den aktualisierten Termin in ihren Kalendern.
Ist WhenToMeet wirklich kostenlos für Team-Meetings?+−
Absolut. Gruppen-Umfragen sind für immer kostenlos mit unbegrenzten Teilnehmenden, Umfragen und Zeitslots. Du kannst regelmäßige Team-Meetings ohne Kosten organisieren. Pro-Funktionen wie erweiterte Kalenderintegrationen und Buchungsseiten sind optionale Upgrades.
Was, wenn mein Team in verschiedenen Zeitzonen ist?+−
WhenToMeet erkennt automatisch die Zeitzone jeder Person und zeigt alle vorgeschlagenen Termine in deren lokalen Zeit an. Das beseitigt Verwirrung und macht internationale Team-Koordination mühelos.
Wie viele Personen können an einer Team-Meeting-Umfrage teilnehmen?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Egal ob du für ein kleines Team von 3 Personen oder ein unternehmensweites Meeting mit 100+ Personen planst — WhenToMeet bewältigt Gruppen jeder Größe ohne Kosten.
Kann ich das finalisierte Meeting mit mehreren Kalendern synchronisieren?+−
Ja, mit einem Pro-Abo kannst du mehrere Kalender verbinden (zum Beispiel deinen Arbeits- und Privatkalender) und das Meeting wird mit allen synchronisiert.
Wie unterscheidet sich das vom Versenden einer Meeting-Einladung?+−
Klassische Meeting-Einladungen setzen voraus, dass du den passenden Termin schon kennst. WhenToMeet hilft dir, diesen Termin zuerst zu finden, indem es die Verfügbarkeit aller anzeigt und Teilnehmende über Optionen abstimmen lässt — kein 'Ablehnen und neuen Termin vorschlagen'-Hin und Her mehr.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.