Plane Konferenzen ohne Terminchaos
Koordiniere Speaker, Sessions und Teilnehmende reibungslos
WhenToMeet hilft Konferenzorganisierenden, optimale Zeiten für Sessions zu finden, sich mit Speakern über Zeitzonen hinweg abzustimmen und Teilnehmenden-Treffen zu planen — alles in einem kostenlosen Tool.
Die Herausforderung
- ✕Verfügbarkeit über Dutzende Speaker und Panelist:innen koordinieren
- ✕Mehrere parallele Session-Tracks managen und Konflikte vermeiden
- ✕Teilnehmer-Meetups und Networking-Sessions planen
- ✕Internationale Speaker in verschiedenen Zeitzonen handhaben
- ✕Kurzfristige Speaker-Absagen, die schnelles Umplanen erfordern
Wie WhenToMeet hilft
Multi-Track-Planung
Koordiniere mehrere parallele Sessions, Workshops und Panels. Sieh alle Konferenz-Tracks auf einen Blick und vermeide Terminkonflikte zwischen Räumen.
Globale Zeitzonen-Unterstützung
Konferenz-Speaker aus aller Welt? WhenToMeet rechnet alle Zeiten automatisch in die lokale Zeitzone jeder Person um.
Höhere Teilnehmerzahlen
Plane Sessions mit 5 Speakern oder 500 Teilnehmenden. Füge unbegrenzt viele Personen zu deiner Umfrage hinzu, komplett kostenlos.
Konflikterkennung
Erkenne automatisch, wenn Speaker doppelt gebucht sind oder überlappende Termine in ihren verbundenen Kalendern haben.
Schnelles Finalisieren
Sobald Speaker abgestimmt haben, finalisiere den Zeitplan und synchronisiere alle Sessions automatisch mit allen Kalendern.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Verbinde Speaker-Kalender, um echte Verfügbarkeit zu sehen und Konflikte mit bestehenden Terminen zu vermeiden.
Kein Konto erforderlich
Teile den Umfrage-Link mit Speakern und Teilnehmenden — sie können abstimmen, ohne sich anzumelden, und so wird die Koordination mühelos.
Teilbare Konferenz-Umfragen
Erstelle einzigartige Links für jede Session-Umfrage. Teile sie per E-Mail, Slack oder über deine Event-Management-Plattform.
Speaker-Benachrichtigungen
Werde benachrichtigt, wenn Speaker über Session-Zeiten abstimmen und wenn es Zeit ist, den Zeitplan zu finalisieren.
Mehrtägige Events
Plane Konferenzen über mehrere Tage mit flexiblen Zeitslot-Optionen über die gesamte Event-Dauer hinweg.
Pufferzeit
Füge automatisch Pufferzeit zwischen Sessions ein, um Pausen, Aufbau und Übergänge der Teilnehmenden zu ermöglichen.
In 3 Schritten loslegen
Erstelle Session-Umfragen
Richte Umfragen für jede Konferenz-Session, jeden Workshop oder jedes Panel ein. Schlage mehrere Zeitslots an deinen Konferenztagen vor und lade Speaker ein, ihre Verfügbarkeit anzugeben.
Speaker stimmen über Verfügbarkeit ab
Teile die Umfrage-Links mit Speakern und Panelist:innen. Mit der Kalender-Überlagerung stimmen sie über passende Zeiten ab — alles ohne Konto.
Finalisieren und veröffentlichen
Sieh dir die Speaker-Antworten an, finde optimale Zeiten für jede Session und finalisiere den Zeitplan. Alle Sessions werden automatisch mit den Kalendern der Teilnehmenden synchronisiert.
Best Practices für Konferenzplanung
- ✓Erstelle Umfragen für jede größere Session mindestens 4-6 Wochen vor dem Konferenztermin
- ✓Schlage Zeitslots vor, die übliche Pausen (Mittag, Kaffee) für Teilnehmende respektieren
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung für Speaker, damit sie ihre bestehenden Termine sehen
- ✓Setze klare Antwort-Deadlines, damit du den Zeitplan rechtzeitig finalisieren kannst
- ✓Bei Multi-Track-Konferenzen: Staffle Sessions, damit Schlüssel-Speaker nicht doppelt gebucht werden
- ✓Berücksichtige Zeitzonen, wenn deine Konferenz internationale Speaker oder virtuelle Teilnehmende hat
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Konferenz-Sessions gleichzeitig planen?+−
Ja! Erstelle eine separate Umfrage für jede Session, jeden Workshop oder jedes Panel. Du kannst mehrere Umfragen gleichzeitig laufen lassen, um verschiedene Teile deines Konferenzplans zu koordinieren.
Wie gehe ich mit Speakern in verschiedenen Zeitzonen um?+−
WhenToMeet erkennt automatisch die Zeitzone jedes Speakers und zeigt alle vorgeschlagenen Zeiten in deren lokaler Zeit an. Das beseitigt Verwirrung bei internationalen Konferenzen.
Können Teilnehmende den finalisierten Konferenzplan sehen?+−
Sobald du Session-Zeiten finalisierst, erscheinen sie automatisch in den Kalendern aller Teilnehmenden. Du kannst den Zeitplan auch exportieren oder die Kalender-Termine mit deiner breiteren Teilnehmerliste teilen.
Was, wenn ein Speaker kurzfristig absagt?+−
Erstelle einfach eine neue Umfrage, um einen Ersatztermin zu finden. Der schnelle Abstimmungsprozess bedeutet, dass du Sessions in Stunden statt Tagen umplanen kannst.
Gibt es ein Limit, wie viele Speaker teilnehmen können?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Egal ob du 3 Panelist:innen oder 30 Breakout-Session-Speaker koordinierst — WhenToMeet bewältigt Gruppen jeder Größe ohne Kosten.
Wie unterscheidet sich das von Konferenz-Management-Software?+−
WhenToMeet ist darauf spezialisiert, die besten Zeiten für Sessions zu finden, bevor du deinen Zeitplan veröffentlichst. Es lässt sich mit Konferenzplattformen integrieren, fokussiert sich aber speziell auf das Lösen des Termin-Koordinations-Problems.
Kann ich Konflikte zwischen mehreren Session-Tracks sehen?+−
Ja. Wenn du Speaker-Kalender verbindest, zeigt WhenToMeet, wann Speaker über verschiedene Umfragen hinweg Konflikte haben, und hilft dir, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.