Plane Podiumsdiskussionen ohne vielbeschäftigten Speakern hinterherzulaufen
Koordiniere Panelist:innen und Moderation in Minuten, nicht in Wochen
WhenToMeet hilft Event-Organisatoren, Termine für Podiumsdiskussionen zu finden, an denen alle Speaker, Panelist:innen und Moderator:innen verfügbar sind. Schluss mit endlosen E-Mail-Ketten — plane überzeugende Panels, die wirklich stattfinden, mit großzügigen Free-Tier-Limits.
Die Herausforderung
- ✕Verfügbarkeit über mehrere vielbeschäftigte Panelist:innen, Speaker und Moderator:innen koordinieren
- ✕Wochenlanges Hin und Her per E-Mail, um einen Termin zu finden, der für alle passt
- ✕Kurzfristige Absagen von Panelist:innen, weil die Zeit mit ihrem Terminkalender kollidiert
- ✕Panel-Zeitpläne über verschiedene Zeitzonen für virtuelle oder internationale Events managen
- ✕Mehrere Panel-Sessions für Konferenzen oder Event-Reihen planen
Wie WhenToMeet hilft
Verfügbarkeit aller Panelist:innen sehen
Sieh auf einen Blick, wann dein gesamtes Panel — Speaker, Moderator:innen und Vordenkende — frei ist. WhenToMeet prüft echte Kalender für tatsächliche Verfügbarkeit.
10x schneller koordinieren
Was früher Wochen E-Mail-Koordination dauerte, dauert jetzt 1-2 Tage. Bring Panels unter Dach und Fach, solange Speaker interessiert und verfügbar sind.
Komplexe Panels handhaben
Koordiniere Panels von 3-Personen-Diskussionen bis zu größeren Experten-Runden. Füge unbegrenzt viele Personen zu deiner Umfrage hinzu, komplett kostenlos.
Globaler Speaker-Support
Panelist:innen in verschiedenen Ländern? WhenToMeet rechnet alle Zeiten automatisch in die lokale Zone jedes Speakers um.
Absagen reduzieren
Verbundene Kalender zeigen frühzeitig, wann Speaker Konflikte haben, und verhindern kurzfristige Absagen, die dein Event aus der Bahn werfen.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Verbinde Panelist:innen- und Speaker-Kalender, um echte Verfügbarkeit zu sehen und Konflikte mit ihren bestehenden Verpflichtungen zu vermeiden.
Schnelle Teilnahme
Panelist:innen und Moderator:innen stimmen über Verfügbarkeit ab, ohne Konten zu erstellen — einfach den Link klicken und verfügbare Zeiten auswählen.
Teilbare Panel-Umfragen
Erstelle einzigartige Umfrage-Links für jede Podiumsdiskussion. Teile sie per E-Mail oder über deine Event-Management-Plattform für sofortige Koordination.
Speaker-Benachrichtigungen
Werde benachrichtigt, wenn Panelist:innen abstimmen und wenn es Zeit ist, die Diskussion zu finalisieren — so bleibt deine Event-Planung im Plan.
Pufferzeit-Schutz
Füge Pufferzeit vor Panels für Speaker-Vorbereitung und Tech-Checks hinzu, und danach für Q&A-Überlauf und Networking.
In 3 Schritten loslegen
Panel-Umfrage erstellen
Nachdem du Panelist:innen und Moderator:innen bestätigt hast, schlage 4-6 mögliche Diskussionszeiten basierend auf typischen Event-Plänen und Speaker-Verfügbarkeitsmustern vor.
Panelist:innen stimmen ab
Teile den Umfrage-Link mit allen Speakern und Moderator:innen. Mit der Kalender-Überlagerung stimmen sie in unter einer Minute über verfügbare Zeiten ab — keine Anmeldung nötig.
Finalisieren und ankündigen
Sieh dir die Antworten an, um einen Termin zu finden, der für alle erforderlichen Panelist:innen passt. Finalisiere die Podiumsdiskussion und der Termin wird automatisch in alle Kalender synchronisiert.
Best Practices für die Planung von Podiumsdiskussionen
- ✓Beginne mit der Umfrage, sobald die Teilnahme der Panelist:innen bestätigt ist, um ihre Verfügbarkeit zu sichern
- ✓Schlage 4-6 Zeitslots vor, um Flexibilität für vielbeschäftigte Speaker mit vollen Kalendern zu bieten
- ✓Setze eine Antwortfrist (z. B. 7 Tage), um den Schwung in deinem Event-Planungsprozess zu halten
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung, damit Panelist:innen ihre bestehenden Termine beim Abstimmen sehen
- ✓Bei prominenten Speakern: Frage sie zuerst ab und nutze ihre Verfügbarkeit, um die Zeiten für andere Panelist:innen vorzuschlagen
- ✓Berücksichtige Zeitzonen sorgfältig — ziele möglichst auf Zeiten innerhalb der Geschäftszeiten aller Panelist:innen
- ✓Bei Konferenz-Panels: Stimme dich mit deinem Gesamt-Event-Plan ab, um Konflikte mit anderen Sessions zu vermeiden
Häufig gestellte Fragen
Müssen Panelist:innen Konten erstellen, um abzustimmen?+−
Nein, Panelist:innen und Moderator:innen können über ihre Verfügbarkeit abstimmen, indem sie einfach den Umfrage-Link anklicken — kein Konto oder Anmeldung erforderlich. So wird die Teilnahme für vielbeschäftigte Speaker leicht.
Was, wenn nicht alle Panelist:innen zur gleichen Zeit können?+−
WhenToMeet zeigt dir, welche Zeiten für welche Panelist:innen passen. Du kannst entscheiden, ob du mit der Zeit fortfährst, die für die Mehrheit passt, oder Ersatz-Speaker für Slots mit Konflikten suchst.
Kann ich mehrere Podiumsdiskussionen für eine Konferenz planen?+−
Ja! Erstelle separate Umfragen für jede Podiumsdiskussion. Du kannst mehrere Umfragen gleichzeitig laufen lassen, um dein gesamtes Event-Programm zu koordinieren.
Wie schnell kann ich eine Podiumsdiskussion planen?+−
Die meisten Umfragen bekommen innerhalb von 24-48 Stunden Antworten, wenn du eine klare Frist setzt. Du kannst das Panel finalisieren, sobald alle Speaker abgestimmt haben — aus Wochen Koordination werden Tage.
Kann ich sehen, welche Panelist:innen für jeden Zeitslot verfügbar sind?+−
Ja, du kannst einzelne Antworten sehen — das hilft dir bei strategischen Entscheidungen zur Panel-Zusammensetzung oder dabei, bei Bedarf Ersatz-Speaker zu identifizieren.
Was, wenn eine panelnde Person einen kurzfristigen Konflikt hat?+−
Erstelle einfach eine neue Umfrage mit alternativen Zeiten oder identifiziere einen Ersatz-Speaker. Der schnelle Abstimmungsprozess bedeutet, dass du innerhalb von Stunden umplanen kannst statt in Wochen.
Wie geht das mit verschiedenen Zeitzonen bei virtuellen Panels um?+−
WhenToMeet erkennt automatisch die Zeitzone jeder panelnden Person und zeigt alle vorgeschlagenen Zeiten in deren lokalen Stunden an — das beseitigt Verwirrung bei internationalen Panels.
Gibt es ein Limit, wie viele Podiumsdiskussionen ich planen kann?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Egal ob du ein Panel oder viele Sessions koordinierst — du kannst Panels ohne Kosten planen.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.