Koordiniere mehrtägige Events, die für alle funktionieren
Finde Zeiträume, in denen dein gesamtes Publikum verfügbar ist
WhenToMeet hilft Event-Organisatoren, mehrtägige Konferenzen, Summits, Schulungsprogramme und Retreats zu koordinieren, indem die Verfügbarkeit der Teilnehmenden über ganze Zeiträume abgefragt wird. Maximiere die Teilnahme an deinem mehrtägigen Event mit großzügigen Free-Tier-Limits.
Die Herausforderung
- ✕Zeiträume finden, die für Teilnehmende mit komplexer, mehrtägiger Verfügbarkeit passen
- ✕Mehrtägige Events über verteilte Teams und verschiedene Zeitzonen koordinieren
- ✕Geringe Teilnahme, weil Event-Termine mit Urlauben, Feiertagen oder Geschäftszyklen kollidieren
- ✕Mehrere Tracks oder Sessions innerhalb eines mehrtägigen Events managen
- ✕Budget-Verschwendung, wenn Locations und Speaker gebucht werden, bevor die Verfügbarkeit der Teilnehmenden geprüft wurde
Wie WhenToMeet hilft
Mehrtägige Koordination
Frage Teilnehmende nach ganzen Zeiträumen, nicht nur nach einzelnen Zeiten. Finde mehrtägige Blöcke, in denen sich dein Publikum verbindlich festlegen kann.
Maximale mehrtägige Teilnahme
Sieh, welche Zeiträume für die meisten Teilnehmenden passen. Höhere Teilnahme über das gesamte Event hinweg bedeutet besseren ROI und mehr Engagement.
Unterstützung über Zeitzonen hinweg
Du planst Events für verteiltes Publikum? WhenToMeet handhabt Zeitzonen-Umrechnungen automatisch für mehrtägige Zeiträume.
Flexible Event-Dauer
Koordiniere Events jeder Länge — 2-tägige Workshops, 3-tägige Konferenzen, wochenlange Schulungsprogramme oder mehrwöchige Zertifizierungskurse.
Schnelles Finalisieren
Sobald die Teilnehmenden über Zeiträume abgestimmt haben, finalisierst du das Event und fügst alle Tage mit einem Klick in alle Kalender ein.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Teilnehmende können ihre Kalender überlagern, um mehrtägige Verfügbarkeit zu sehen und keine Termine vorzuschlagen, die mit Urlauben oder anderen Verpflichtungen kollidieren.
Kein Konto erforderlich
Event-Teilnehmende können über mehrtägige Zeiträume abstimmen, ohne Konten zu erstellen — einfach den Umfrage-Link teilen.
Einfache Verteilung
Erstelle Umfrage-Links für mehrtägige Events und teile sie per E-Mail, über Event-Plattformen oder die Kommunikationskanäle deiner Organisation.
Teilnahme-Tracking
Werde benachrichtigt, sobald Stimmen eingehen, und sieh die Beteiligungsraten, um sicherzugehen, dass du genug Antworten hast, um Termine selbstbewusst zu finalisieren.
Puffertage
Füge Puffertage vor Events für An- und Ankunftsreise hinzu, und danach für Abreise und Nachbereitung — so können sich Teilnehmende auf das gesamte Erlebnis einlassen.
In 3 Schritten loslegen
Mehrtägiges-Event-Umfrage erstellen
Schlage 4-6 mögliche Zeiträume für dein mehrtägiges Event vor (z. B. 15.-17. März, 22.-24. März, 5.-7. April). Berücksichtige typische Urlaubszeiten und Geschäftszyklen.
Teilnehmende stimmen über Zeiträume ab
Teile die Umfrage mit potenziellen Teilnehmenden, Speakern und Stakeholdern. Mit der Kalender-Überlagerung stimmen sie über ganze Zeiträume ab, an denen sie teilnehmen können.
Finalisieren und buchen
Sieh dir die Abstimmungsergebnisse an, um zu sehen, welcher Zeitraum für die meisten Teilnehmenden passt. Finalisiere die Event-Termine, füge sie in Kalender ein und buche dann Location und Speaker.
Best Practices für die Planung mehrtägiger Events
- ✓Beginne 4-6 Monate im Voraus mit der Umfrage, um Teilnehmer-Pläne zu berücksichtigen und gute Konditionen zu sichern
- ✓Schlage Zeiträume vor, die wichtige Feiertage, Schulferien und branchenspezifische Stoßzeiten meiden
- ✓Setze eine klare Antwortfrist (z. B. 2-3 Wochen), um Termine rechtzeitig zu finalisieren und Locations zu buchen
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung, damit Teilnehmende beim Abstimmen ihren Urlaub, Familienverpflichtungen und Arbeits-Deadlines sehen
- ✓Bei internationalen Events: Berücksichtige Reisezeit und Jetlag — vermeide Starts am Montagmorgen oder Ende am Freitagabend
- ✓Kommuniziere Event-Zweck und voraussichtlichen Zeitaufwand beim Abfragen, damit Teilnehmende ihre Verfügbarkeit besser einschätzen können
- ✓Bei jährlichen Events: Etabliere konsistentes Timing (z. B. immer dritte September-Woche), um Gewohnheiten aufzubauen
Häufig gestellte Fragen
Wie weit im Voraus sollte ich Termine für mehrtägige Events abfragen?+−
Beginne 4-6 Monate vor deinem idealen Event-Zeitraum mit der Umfrage. Das gibt Teilnehmenden Zeit, ihre Kalender zu blockieren und Urlaub zu beantragen, und ermöglicht dir, bessere Konditionen für Location und Speaker zu sichern.
Kann ich einzelne Sessions innerhalb des mehrtägigen Events planen?+−
Ja! Sobald du den Gesamt-Zeitraum finalisiert hast, erstelle separate Umfragen für bestimmte Sessions, Workshops oder optionale Aktivitäten innerhalb dieses Zeitfensters.
Was, wenn sich nicht alle für alle Tage festlegen können?+−
WhenToMeet zeigt dir, welche Teilnehmenden welche Zeiträume schaffen. Du kannst dann eine akzeptable Teilnahmegrenze festlegen oder Optionen für teilweise Teilnahme für Personen mit Konflikten anbieten.
Müssen Teilnehmende Konten erstellen, um abzustimmen?+−
Nein, Teilnehmende können über Zeiträume abstimmen, indem sie einfach den Umfrage-Link anklicken — kein Konto oder Anmeldung erforderlich. Das maximiert die Umfrage-Beteiligung.
Kann ich sehen, wer für welche Zeiträume verfügbar ist?+−
Ja, du kannst einzelne Antworten sehen — das hilft dir bei strategischen Entscheidungen zum Event-Timing oder dabei zu identifizieren, welche Teilnehmenden nur an bestimmten Tagen können.
Wie gehe ich mit Zeitzonen für mehrtägige Events um?+−
WhenToMeet passt mehrtägige Zeiträume automatisch an die Zeitzone jeder teilnehmenden Person an. Bei Events über mehrere Tage werden Termine konsistent in lokaler Zeit angezeigt.
Gibt es ein Limit für die Event-Dauer oder die Anzahl der Teilnehmenden?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Plane mehrtägige Events jeder Länge (von 2 Tagen bis zu mehreren Wochen) mit unbegrenzten Teilnehmenden. Gruppen-Event-Umfragen sind für immer kostenlos.
Kann ich das für jährlich wiederkehrende Events nutzen?+−
Absolut. Erstelle Umfragen für einzelne Events, damit Teilnehmende Jahr für Jahr darum herum planen können.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.