Koordiniere Schulungen, die wirklich für alle passen
Schluss damit, dass Mitarbeitende wegen Terminkonflikten fehlen
WhenToMeet hilft Trainern und HR-Teams, Schulungstermine zu finden, an denen Mitarbeitende auch wirklich teilnehmen können. Kalenderbasierte Planung zeigt echte Verfügbarkeit statt Vermutungen — mit großzügigen Free-Tier-Limits.
Die Herausforderung
- ✕Geringe Teilnahme, weil Schulungen mit den Terminen der Mitarbeitenden kollidieren
- ✕Verfügbarkeit über mehrere Abteilungen und Teams hinweg koordinieren
- ✕Schulungstermine umplanen, wenn wichtige Teilnehmende nicht können
- ✕Mehrteilige Schulungsprogramme mit konstanter Teilnahme managen
- ✕Termine finden, die über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg passen
Wie WhenToMeet hilft
Maximale Schulungsteilnahme
Sieh vor dem Planen, wann die meisten Mitarbeitenden verfügbar sind. WhenToMeet hebt die Zeitslots hervor, die für die Mehrheit der Teilnehmenden funktionieren.
Mitarbeitenden-Kalender respektieren
Teilnehmende können beim Abstimmen ihren Arbeitskalender überlagern, sodass die Schulung nicht mit wichtigen Meetings oder Deadlines kollidiert.
Mehrteilige Schulungsreihen
Plane mehrere Schulungssitzungen mit konsistenten Zeiten. Perfekt für Onboarding-Programme, Zertifizierungskurse und kontinuierliche Weiterbildung.
Standortübergreifende Koordination
Schulungsteilnehmende in verschiedenen Büros oder Zeitzonen? Jede Person sieht die Zeiten automatisch in ihrer eigenen Zone.
Schnelles Finalisieren
Sobald die Mitarbeitenden abgestimmt haben, finalisierst du die Schulung mit einem Klick. Der Termin wird automatisch in alle Kalender der Teilnehmenden synchronisiert.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Verbinde Mitarbeitenden-Kalender, um echte Verfügbarkeit zu sehen und Schulungen nicht in Stoßzeiten oder während kollidierender Meetings zu planen.
Kein Konto erforderlich
Schulungsteilnehmende können über Termine abstimmen, ohne ein Konto zu erstellen — einfach den Link teilen und schon sind sie dabei.
Einfache Verteilung
Erstelle Umfrage-Links und teile sie per E-Mail, Slack, Teams oder über dein Lernmanagementsystem für sofortige Koordination.
Teilnahme-Erinnerungen
Werde benachrichtigt, wenn Mitarbeitende abstimmen, und sende automatische Erinnerungen, sobald der Schulungstermin näher rückt.
Pufferzeit-Schutz
Füge vor Schulungssitzungen Pufferzeit hinzu, damit Teilnehmende ihre Arbeit abschließen und sich gedanklich auf das Lernen einstellen können.
In 3 Schritten loslegen
Schulungs-Umfrage erstellen
Füge mögliche Schulungszeiten basierend auf typischen Arbeitszeiten hinzu. WhenToMeet schlägt Zeiten vor, die übliche Meeting-Blöcke vermeiden, und zeigt Konflikte aus verbundenen Kalendern.
Mitarbeitende stimmen über Verfügbarkeit ab
Teile den Umfrage-Link mit allen Schulungsteilnehmenden. Mit der Kalender-Überlagerung stimmen sie in Sekunden über verfügbare Zeiten ab — kein Konto nötig.
Finalisieren und bestätigen
Sieh dir die Antworten an, um den Termin zu finden, der für die meisten Mitarbeitenden passt. Finalisiere die Schulung und der Termin wird automatisch mit Meeting-Details in jedem Kalender eingetragen.
Best Practices für die Koordination von Schulungsterminen
- ✓Plane Schulungs-Umfragen 2-3 Wochen im Voraus, um die Terminkalender der Mitarbeitenden zu berücksichtigen
- ✓Vermeide möglichst Montagvormittage und Freitagnachmittage — die Wochenmitte hat oft eine bessere Teilnahme
- ✓Bei mehrteiligen Schulungen: Plane alle Sitzungen im Voraus, um Konsistenz zu wahren und wiederholte Teilnahme zu maximieren
- ✓Setze eine Antwortfrist, um Dringlichkeit zu erzeugen und sicherzustellen, dass du den Plan rechtzeitig finalisieren kannst
- ✓Berücksichtige Zeitzonen und Standorte, wenn du Schulungstermine für verteilte Teams vorschlägst
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung, damit Mitarbeitende keine Zeiten vorschlagen, in denen sie wichtige Deadlines haben
- ✓Bei Pflichtschulungen: Ziele auf Termine, die für mindestens 80% der erforderlichen Teilnehmenden passen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein mehrwöchiges Schulungsprogramm auf einmal planen?+−
Ja! Erstelle separate Umfragen für jede Sitzung, um die gesamte Schulungsreihe mit konsistenten Zeiten zu koordinieren.
Was, wenn nicht alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit können?+−
WhenToMeet zeigt dir, welche Zeit für die meisten Teilnehmenden passt. Du kannst dann entscheiden, ob du mit diesem Termin fortfährst oder mehrere Sitzungen anbietest, um verschiedene Terminpläne zu berücksichtigen.
Müssen Mitarbeitende ein Konto erstellen, um abzustimmen?+−
Nein, Mitarbeitende können über ihre Verfügbarkeit abstimmen, ohne ein Konto zu erstellen. Nur die Person, die die Schulung koordiniert, muss sich registrieren — und das ist komplett kostenlos.
Kann ich sehen, wer noch nicht geantwortet hat?+−
Ja, du kannst sehen, welche Teilnehmenden schon abgestimmt haben, und Erinnerungen an die senden, die noch nicht geantwortet haben.
Wie gehe ich mit verschiedenen Zeitzonen für Remote-Mitarbeitende um?+−
WhenToMeet erkennt automatisch die Zeitzone jeder teilnehmenden Person und zeigt alle vorgeschlagenen Zeiten in deren lokalen Stunden an — so wird die Koordination verteilter Schulungen mühelos.
Kann ich Schulungstermine mit unserem Lernmanagementsystem synchronisieren?+−
WhenToMeet synchronisiert Schulungstermine mit Kalender-Systemen (Google Kalender, Microsoft 365 usw.). Du kannst diese Kalender dann mit deinem LMS verbinden oder die finalisierten Zeiten manuell hinzufügen.
Gibt es ein Limit, wie viele Schulungsteilnehmende ich haben kann?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Egal ob du 5 neue Mitarbeitende schulst oder unternehmensweite Zertifizierungsprogramme mit über 100 Personen koordinierst — WhenToMeet bewältigt Gruppen jeder Größe ohne Kosten.
Was, wenn ich eine Schulung umplanen muss?+−
Erstelle einfach eine neue Umfrage mit alternativen Zeiten. Der schnelle Abstimmungsprozess bedeutet, dass du innerhalb von Stunden umplanen und alle Kalender automatisch aktualisieren kannst.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.