用恰到好处的启动会，让项目从一开始就走对
在最关键的时候让所有相关方都到场
WhenToMeet 帮助项目经理跨团队、跨部门和跨时区协调项目启动会。找到所有人都能参加的时间，让项目从一开始就为成功做好准备——免费版额度充足。
挑战
- ✕在项目成员、相关方和发起人之间协调档期
- ✕因为找不到大家都合适的时间，项目启动一拖再拖
- ✕关键相关方因冲突而错过启动会
- ✕在多个并行项目之间管理多场启动会
- ✕在不同时区照顾远程成员和外包资源
WhenToMeet 如何帮助你
让所有人保持同步
看到所有项目相关方——团队成员、发起人、客户和跨职能伙伴——在什么时候有空开启动会。
更快启动项目
原本需要一周的排期协调，现在只需 1-2 天。趁势头正旺时尽快把项目推上轨道。
基于日历的排期
已连接的日历会自动显示忙时，确保启动会不会和其他重要会议或截止日期冲突。
应对分布式团队
项目团队跨时区分布？WhenToMeet 会自动把所有时间转换为每位参与者的本地时区。
尊重团队负载
在确定前查看团队成员的日历档期，避免在他们已经超负荷时安排启动会。
主要功能
日历集成
连接相关方的日历，看到真实档期，避免与已有项目工作、会议和安排冲突。
快速参与
项目成员和相关方无需注册账号即可投票——分享链接即可。
便捷分享
为每场项目启动会生成专属投票链接。可通过邮件、Slack、Teams、Jira 或项目管理工具分享。
相关方通知
团队成员投票或需要确定启动会时，你都会收到通知，让项目按计划推进。
缓冲时间保护
在启动会前加上缓冲时间，让团队成员有时间准备材料并从手头工作切换过来。
3 步开始
创建启动会投票
根据典型的项目时间安排，添加可能的启动会时间。WhenToMeet 会建议跨时区都合适的时间，并显示已连接日历中的冲突。
相关方投票
把投票分享给所有项目成员、相关方和发起人。他们能看到日历叠加，几秒钟内投出可用时间。
确定并启动
查看回应，找到所有必到人员都合适的时间。确定启动会后，活动会带着议程和材料同步到每个人的日历。
项目启动会规划的最佳实践
- ✓项目获批后立即创建启动会投票，保持势头
- ✓在项目时间表的前 1-2 周内提议 4-5 个时间段
- ✓区分必到人员（必须出席）和可选人员，便于做最终决策
- ✓设定回复截止时间，留出足够时间在理想启动日期前确定
- ✓开启日历叠加，让相关方在投票时能看到自己已有的安排
- ✓为分布式团队考虑时区——目标是让所有地区都在工作时间内
- ✓对于大型项目，安排 90-120 分钟的启动会，并选一个冲突最少的时间
常见问题
所有项目相关方都需要注册账号吗？+−
不需要。只有项目经理需要一个免费的 WhenToMeet 账号。所有团队成员和相关方只需点击投票链接即可参与——无需注册。
如果找不到所有人都合适的时间怎么办？+−
WhenToMeet 会显示哪些时间最多人合适。你可以优先照顾必到人员，按他们合适的时间推进，并为其他人提供录像或后续会议。
我能同时安排其他项目会议吗？+−
可以！为启动会、每日站会、Sprint 评审和相关方碰头会分别创建投票，协调整个项目节奏。
排期一场启动会需要多长时间？+−
如果设定明确的截止时间，大多数投票会在 24-48 小时内收到回复。足够多相关方投票后你就能确定启动会，把数周的协调缩短为数天。
我能看到谁还没回复吗？+−
可以。你能看到哪些相关方已经投票，并向尚未回复的人发送提醒，确保收到所有必到人员的反馈。
如果启动会前项目时间线变了怎么办？+−
新建一个包含更新后日期的投票即可。快速的投票流程让你在数小时内完成重新排期，项目继续向前推进。
和项目管理工具如何整合？+−
WhenToMeet 会把确定后的会议时间同步到日历系统（Google 日历、Microsoft 365 等）。许多项目管理工具都能与日历集成，你也可以手动把会议加入项目管理工具。
我能安排的项目启动会有数量上限吗？+−
群组排期完全免费，投票数、参与者和时间段都没有上限。无论你管理一个项目还是整个项目组合，都能零成本安排启动会。