Planeje conferências sem caos de agenda
Coordene palestrantes, sessões e participantes sem fricção
O WhenToMeet ajuda organizadores de conferências a achar horários ideais para sessões, coordenar palestrantes em diferentes fusos e agendar encontros entre participantes — tudo em uma ferramenta gratuita.
O Desafio
- ✕Coordenar a disponibilidade de dezenas de palestrantes e participantes de painéis
- ✕Gerenciar várias trilhas paralelas de sessões e evitar conflitos
- ✕Agendar encontros e sessões de networking entre participantes
- ✕Lidar com palestrantes internacionais em fusos diferentes
- ✕Cancelamentos de palestrantes em cima da hora exigindo replanejamento rápido
Como o WhenToMeet ajuda
Agendamento multitrilha
Coordene várias sessões, workshops e painéis paralelos. Veja todas as trilhas da conferência ao mesmo tempo e evite conflitos entre salas.
Suporte global a fusos horários
Palestrantes do mundo todo? O WhenToMeet converte automaticamente todos os horários para o fuso local de cada participante.
Limites maiores de participantes
Agende sessões com 5 palestrantes ou 500 participantes. Adicione participantes ilimitados à sua enquete, totalmente grátis.
Detecção de conflitos
Detecta automaticamente quando palestrantes estão com agenda dupla ou compromissos sobrepostos a partir dos calendários conectados.
Finalização rápida
Quando os palestrantes votarem, finalize a programação e sincronize automaticamente todas as sessões com o calendário deles.
Recursos Principais
Integração de calendário
Conecte os calendários dos palestrantes para ver a disponibilidade real e evitar conflitos com compromissos existentes.
Sem precisar de conta
Compartilhe o link da enquete com palestrantes e participantes — eles votam sem se cadastrar, tornando a coordenação simples.
Enquetes de conferência compartilháveis
Gere links únicos para cada enquete de sessão. Compartilhe por e-mail, Slack ou na sua plataforma de gestão de eventos.
Notificações para palestrantes
Receba avisos quando os palestrantes votarem e quando for hora de finalizar a programação.
Eventos de vários dias
Agende conferências de vários dias com opções flexíveis de horários ao longo de toda a duração do evento.
Tempo de buffer
Adicione automaticamente tempo de buffer entre sessões para pausas, montagem e transição de participantes.
Comece em 3 Passos
Crie enquetes para as sessões
Configure enquetes para cada sessão, workshop ou painel da conferência. Proponha vários horários nas datas do evento e convide os palestrantes a votarem na disponibilidade.
Palestrantes votam na disponibilidade
Compartilhe os links da enquete com palestrantes e convidados. Eles veem a sobreposição do próprio calendário e votam nos horários que funcionam, sem criar conta.
Finalize e publique
Analise as respostas, identifique os melhores horários para cada sessão e finalize a programação. Todas as sessões sincronizam automaticamente com os calendários dos participantes.
Boas práticas para planejar conferências
- ✓Crie enquetes para cada sessão principal pelo menos 4 a 6 semanas antes da conferência
- ✓Proponha horários que respeitem as pausas comuns (almoço, café) para os participantes
- ✓Ative a sobreposição de calendário para que os palestrantes vejam os próprios compromissos
- ✓Defina prazos claros para garantir que você consiga finalizar a programação a tempo
- ✓Em conferências multitrilha, escalone as sessões para evitar que palestrantes-chave fiquem com agenda dupla
- ✓Considere os fusos horários se a conferência tiver palestrantes internacionais ou participantes virtuais
Perguntas Frequentes
Posso agendar várias sessões da conferência ao mesmo tempo?+−
Sim! Crie uma enquete separada para cada sessão, workshop ou painel. Você pode rodar várias enquetes em paralelo para coordenar diferentes partes da programação.
Como lidar com palestrantes em fusos horários diferentes?+−
O WhenToMeet detecta automaticamente o fuso de cada palestrante e exibe os horários propostos no fuso local de cada um. Isso elimina a confusão em conferências internacionais.
Os participantes podem ver a programação finalizada da conferência?+−
Quando você finaliza os horários das sessões, eles aparecem automaticamente nos calendários de todos os participantes. Você também pode exportar a programação ou compartilhar os eventos com a lista mais ampla de inscritos.
E se um palestrante cancelar em cima da hora?+−
Basta criar uma nova enquete para achar um horário substituto. O processo rápido de votação permite reagendar sessões em horas, não em dias.
Há limite de palestrantes participantes?+−
O agendamento em grupo é totalmente gratuito, com enquetes, participantes e horários ilimitados. Coordenando 3 painelistas ou 30 palestrantes de breakout, o WhenToMeet lida com grupos de qualquer tamanho sem custo.
Como isso difere de um software de gestão de conferências?+−
O WhenToMeet é especializado em achar os melhores horários para sessões antes de você publicar a programação. Funciona em conjunto com plataformas de eventos, mas foca exatamente em resolver a coordenação de horários.
Consigo enxergar conflitos entre várias trilhas de sessões?+−
Sim. Se você conectar os calendários dos palestrantes, o WhenToMeet mostra quando eles têm conflitos entre enquetes diferentes, ajudando a evitar agenda dupla.
Pronto para simplificar o agendamento?
Grátis para sempre. Nenhum cartão de crédito necessário.