Pianifica conferenze senza caos organizzativo
Coordina relatori, sessioni e partecipanti senza intoppi
WhenToMeet aiuta gli organizzatori di conferenze a trovare orari ottimali per le sessioni, coordinarsi con relatori in fusi orari diversi e pianificare incontri con i partecipanti, tutto in un unico strumento gratuito.
La Sfida
- ✕Coordinare la disponibilità tra decine di relatori e panelist
- ✕Gestire più tracce di sessioni parallele evitando conflitti
- ✕Pianificare meetup e sessioni di networking con i partecipanti
- ✕Gestire relatori internazionali in fusi orari diversi
- ✕Cancellazioni dell'ultimo minuto che richiedono riprogrammazioni rapide
Come WhenToMeet aiuta
Pianificazione multi-traccia
Coordina più sessioni parallele, workshop e panel. Vedi tutte le tracce della conferenza in un colpo d'occhio ed evita conflitti tra sale.
Supporto fusi orari globale
Relatori da tutto il mondo? WhenToMeet converte automaticamente tutti gli orari nel fuso locale di ogni partecipante.
Limiti più alti per i partecipanti
Pianifica sessioni con 5 relatori o 500 partecipanti. Aggiungi partecipanti illimitati al tuo sondaggio, completamente gratis.
Rilevamento conflitti
Rileva automaticamente quando i relatori hanno doppie prenotazioni o impegni sovrapposti dai loro calendari collegati.
Finalizzazione veloce
Una volta che i relatori votano, finalizza il programma e sincronizza tutte le sessioni con i calendari di tutti automaticamente.
Caratteristiche Principali
Integrazione calendario
Collega i calendari dei relatori per vedere la reale disponibilità ed evitare conflitti con i loro impegni esistenti.
Nessun account richiesto
Condividi il link del sondaggio con relatori e partecipanti: possono votare senza registrarsi, rendendo il coordinamento immediato.
Sondaggi conferenza condivisibili
Genera link unici per ogni sondaggio di sessione. Condividi via email, Slack o la tua piattaforma di event management.
Notifiche per i relatori
Ricevi notifiche quando i relatori votano sugli orari delle sessioni e quando è il momento di finalizzare il programma.
Eventi multi-giorno
Pianifica conferenze su più giorni con opzioni flessibili di slot orari per tutta la durata dell'evento.
Tempo cuscinetto
Aggiungi automaticamente del tempo cuscinetto tra le sessioni per pause, setup e spostamenti dei partecipanti.
Inizia in 3 Passaggi
Crea sondaggi per le sessioni
Imposta sondaggi per ogni sessione, workshop o panel della conferenza. Proponi più slot orari nelle date dell'evento e invita i relatori a votare la loro disponibilità.
I relatori votano la disponibilità
Condividi i link dei sondaggi con relatori e panelist. Possono vedere la sovrapposizione del calendario e votare gli orari che vanno bene, senza creare un account.
Finalizza e pubblica
Rivedi le risposte dei relatori, identifica gli orari ottimali per ogni sessione e finalizza il programma. Tutte le sessioni si sincronizzano automaticamente con i calendari dei partecipanti.
Buone pratiche per la pianificazione di conferenze
- ✓Crea sondaggi per ogni sessione principale almeno 4-6 settimane prima della data della conferenza
- ✓Proponi slot che rispettino i tipici orari di pausa (pranzo, coffee break) per i partecipanti
- ✓Attiva la sovrapposizione del calendario per i relatori così possono vedere i loro impegni
- ✓Imposta scadenze chiare per le risposte per riuscire a finalizzare il programma in tempo
- ✓Per conferenze multi-traccia, scaglia le sessioni per evitare che i relatori chiave abbiano doppie prenotazioni
- ✓Considera i fusi orari se la tua conferenza ha relatori internazionali o partecipanti virtuali
Domande Frequenti
Posso pianificare più sessioni della conferenza in una volta?+−
Sì! Crea un sondaggio separato per ogni sessione, workshop o panel. Puoi gestire più sondaggi in parallelo per coordinare diverse parti del programma della conferenza.
Come gestisco relatori in fusi orari diversi?+−
WhenToMeet rileva automaticamente il fuso di ogni relatore e mostra tutti gli orari proposti nelle ore locali. Questo elimina la confusione per le conferenze internazionali.
I partecipanti possono vedere il programma finalizzato?+−
Una volta finalizzati gli orari delle sessioni, appaiono automaticamente nei calendari di tutti i partecipanti. Puoi anche esportare il programma o condividere gli eventi del calendario con la tua lista più ampia di partecipanti.
E se un relatore cancella all'ultimo minuto?+−
Crea semplicemente un nuovo sondaggio per trovare uno slot di sostituzione. Il processo di voto rapido permette di riprogrammare le sessioni in ore, non giorni.
C'è un limite al numero di relatori partecipanti?+−
La pianificazione di gruppo è completamente gratis con sondaggi, partecipanti e slot illimitati. Che tu stia coordinando 3 panelist o 30 relatori di sessioni parallele, WhenToMeet gestisce gruppi di qualsiasi dimensione senza costi.
In cosa è diverso da un software di event management?+−
WhenToMeet è specializzato nel trovare i migliori orari per le sessioni prima di pubblicare il programma. Si integra con le piattaforme di conferenze ma si concentra specificamente sul problema del coordinamento dello scheduling.
Posso vedere i conflitti tra più tracce di sessioni?+−
Sì. Se colleghi i calendari dei relatori, WhenToMeet mostrerà quando hanno conflitti tra sondaggi diversi, aiutandoti a evitare doppie prenotazioni dei presentatori.
Pronto a semplificare la programmazione?
Gratis per sempre. Nessuna carta di credito richiesta.