ऐसी ऑल-हैंड्स मीटिंग शेड्यूल करें जिनमें पूरी उपस्थिति मिले
ऐसे समय खोजें जब आपकी पूरी कंपनी आ सके
WhenToMeet लीडरशिप टीमों और HR को डिपार्टमेंट, लोकेशन और टाइम ज़ोन में ऑल-हैंड्स मीटिंग कोऑर्डिनेट करने में मदद करता है। उदार फ्री-टियर सीमाओं के साथ ऐसे समय चुनकर उपस्थिति और एंगेजमेंट अधिकतम करें जो सभी के लिए काम करें।
चुनौती
- ✕चुना गया समय सभी डिपार्टमेंट या शिफ्ट के लिए काम न करने के कारण कम उपस्थिति
- ✕कई ऑफ़िस और टाइम ज़ोन में कोऑर्डिनेशन शेड्यूलिंग को जटिल बनाता है
- ✕उपलब्धता चेक किए बिना ऑल-हैंड्स मीटिंग की घोषणा करने से कॉन्फ्लिक्ट और नो-शो होते हैं
- ✕व्यक्तिगत योगदानकर्ताओं और एग्जीक्यूटिव्स दोनों के लिए काम करने वाले समय खोजने में कठिनाई
- ✕लगातार उपस्थिति वाली नियमित ऑल-हैंड्स केडेन्स (मासिक, त्रैमासिक) मैनेज करना
WhenToMeet कैसे मदद करता है
कंपनी-वाइड उपस्थिति अधिकतम करें
सभी डिपार्टमेंट और स्तरों पर कर्मचारियों को पोल करें ऐसे समय खोजने के लिए जब सबसे ज़्यादा लोग आ सकें। उच्च उपस्थिति का मतलब बेहतर कंपनी अलाइनमेंट।
क्रॉस-टाइम ज़ोन कोऑर्डिनेशन
अलग-अलग महाद्वीपों में कर्मचारी? WhenToMeet अपने आप सभी समय हर कर्मचारी के स्थानीय ज़ोन में स्पष्ट कम्युनिकेशन के लिए कन्वर्ट करता है।
कर्मचारी शेड्यूल का सम्मान करें
एग्ग्रिगेटेड उपलब्धता देखें ताकि सामान्य मीटिंग ब्लॉक या टीम-स्पेसिफिक व्यस्त अवधियों के दौरान ऑल-हैंड्स शेड्यूल करने से बचें।
सभी शिफ्ट को समायोजित करें
9-से-5 ऑफ़िस वर्कर्स से लेकर शिफ्ट वर्कर्स और रिमोट टीमों तक, अलग-अलग वर्क शेड्यूल वाले कर्मचारियों के लिए काम करने वाले समय खोजें।
तत्काल कैलेंडर सिंक
एक बार फ़ाइनलाइज़ हो जाने पर, ऑल-हैंड्स मीटिंग्स अपने आप हर कर्मचारी के कैलेंडर में दिखाई देती हैं—सैकड़ों लोगों के लिए मैन्युअल इनवाइट नहीं।
मुख्य विशेषताएं
कैलेंडर इंटीग्रेशन
कर्मचारी कैलेंडर कनेक्ट करें ताकि वास्तविक उपलब्धता पैटर्न देखें और सामान्य मीटिंग समय या डिपार्टमेंटल इवेंट्स के दौरान शेड्यूलिंग से बचें।
अकाउंट की ज़रूरत नहीं
कर्मचारी बिना अकाउंट बनाए ऑल-हैंड्स मीटिंग समय पर वोट कर सकते हैं—बस कंपनी-वाइड पोल लिंक शेयर करें।
कंपनी-वाइड वितरण
पोल लिंक जनरेट करें और ईमेल, Slack, Teams, कंपनी इंट्रानेट या किसी भी आंतरिक कम्युनिकेशन चैनल के ज़रिए शेयर करें।
भागीदारी ट्रैकिंग
जैसे-जैसे वोट आते हैं सूचना पाएं और डिपार्टमेंट में भागीदारी दर देखें ताकि सुनिश्चित हो कि आपके पास प्रतिनिधि इनपुट है।
बफर टाइम सुरक्षा
ऑल-हैंड्स से पहले बफर टाइम जोड़ें ताकि कर्मचारी काम समाप्त कर सकें, और बाद में ताकि उनके पास अपनी टीमों के साथ टेकअवे पर चर्चा करने का समय हो।
3 चरणों में शुरू करें
ऑल-हैंड्स पोल बनाएं
हफ्ते के अलग-अलग दिनों और दिन के समय में 4-6 संभावित मीटिंग समय प्रस्तावित करें। अपनी डिस्ट्रिब्यूटेड वर्कफोर्स के लिए टाइम ज़ोन और सामान्य वर्क शेड्यूल पर विचार करें।
कर्मचारी कंपनी-वाइड वोट करते हैं
ईमेल, Slack या आंतरिक कम्युनिकेशन चैनलों के ज़रिए कंपनी में सभी के साथ पोल शेयर करें। कर्मचारी सेकंडों में अपनी उपलब्धता पर वोट करते हैं—साइन अप की ज़रूरत नहीं।
फ़ाइनलाइज़ और घोषणा करें
वोटिंग परिणामों की समीक्षा करें कि कौन सा समय सबसे ज़्यादा कर्मचारियों के लिए काम करता है। ऑल-हैंड्स मीटिंग फ़ाइनलाइज़ करें, और इवेंट अपने आप सभी के कैलेंडर में सिंक हो जाता है।
ऑल-हैंड्स मीटिंग शेड्यूलिंग के लिए बेस्ट प्रैक्टिस
- ✓भागीदारी अधिकतम करने और कर्मचारियों को नोटिस देने के लिए ऑल-हैंड्स मीटिंग समय के लिए 3-4 हफ्ते पहले पोल करें
- ✓हफ्ते के अलग-अलग दिनों में समय प्रस्तावित करें (सुबह की मीटिंग के लिए सोमवार से बचें, देर दोपहर के लिए शुक्रवार से बचें)
- ✓ग्लोबल कंपनियों के लिए, ऑफ-ऑवर मीटिंग्स की असुविधा साझा करने के लिए त्रैमासिक मीटिंग समय बदलने पर विचार करें
- ✓तत्परता पैदा करने के लिए रिस्पॉन्स डेडलाइन सेट करें, लेकिन कंपनी-वाइड पोलिंग के लिए कम से कम 5-7 दिन की अनुमति दें
- ✓कैलेंडर ओवरले इनेबल करें ताकि कर्मचारी वोटिंग के दौरान अपनी मौजूदा कमिटमेंट देख सकें
- ✓विकल्प प्रस्तावित करते समय अलग-अलग टाइम ज़ोन में शिफ्ट वर्कर्स और रिमोट कर्मचारियों पर विचार करें
- ✓नियमित ऑल-हैंड्स के लिए, आदतें बनाने के लिए लगातार समय (जैसे हर महीने का पहला गुरुवार) स्थापित करने पर विचार करें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं सभी डिपार्टमेंट में अच्छी भागीदारी कैसे सुनिश्चित करूँ?+−
कई चैनलों (ईमेल, Slack, Teams) के ज़रिए पोल शेयर करें और स्पष्ट डेडलाइन सेट करें। Pro के साथ, आप डिपार्टमेंट के अनुसार भागीदारी दर ट्रैक कर सकते हैं ताकि प्रतिनिधि इनपुट सुनिश्चित हो।
अगर मैं वैश्विक रूप से सभी के लिए काम करने वाला समय नहीं खोज पाता तो?+−
वास्तव में ग्लोबल कंपनियों के लिए, त्रैमासिक मीटिंग समय बदलने या अलग-अलग रीजन के लिए दो अलग ऑल-हैंड्स सेशन चलाने पर विचार करें। WhenToMeet हर रीजन के लिए समय ऑप्टिमाइज़ करने में मदद कर सकता है।
क्या मैं देख सकता हूँ कि कौन से डिपार्टमेंट या टीमें कौन से समय पसंद करती हैं?+−
हाँ, आप व्यक्तिगत रिस्पॉन्स देख सकते हैं और अलग-अलग कर्मचारी ग्रुप में उपलब्धता पैटर्न पहचान सकते हैं।
क्या सभी कर्मचारियों को वोट करने के लिए अकाउंट बनाना ज़रूरी है?+−
नहीं, कर्मचारी बस पोल लिंक पर क्लिक करके ऑल-हैंड्स मीटिंग समय पर वोट कर सकते हैं—अकाउंट या साइन अप की ज़रूरत नहीं। यह भागीदारी अधिकतम करता है।
गैर-पारंपरिक घंटे काम करने वाले शिफ्ट वर्कर्स को कैसे संभालूँ?+−
अलग-अलग शिफ्ट शेड्यूल को समायोजित करने के लिए सुबह जल्दी, मध्य-दिन और देर दोपहर तक फैले टाइम स्लॉट प्रस्तावित करें। आप उन लोगों के लिए ऑल-हैंड्स रिकॉर्ड करने पर भी विचार कर सकते हैं जो वास्तव में लाइव नहीं आ सकते।
क्या कितने कर्मचारी भाग ले सकते हैं इसकी सीमा है?+−
ग्रुप शेड्यूलिंग असीमित पोल, प्रतिभागियों और टाइम स्लॉट के साथ पूरी तरह मुफ्त है। चाहे आपकी कंपनी में 50 कर्मचारी हों या 5,000, WhenToMeet कंपनी-वाइड पोलिंग को बिना लागत के संभालता है।
क्या मैं फ़ाइनलाइज़ की गई ऑल-हैंड्स मीटिंग को एक साथ सभी के कैलेंडर में सिंक कर सकता हूँ?+−
हाँ, एक बार आप मीटिंग फ़ाइनलाइज़ कर दें, यह अपने आप सभी प्रतिभागियों के कनेक्टेड कैलेंडर में सिंक हो जाती है। सैकड़ों या हज़ारों कर्मचारियों को मैन्युअल कैलेंडर इनवाइट भेजने की ज़रूरत नहीं।
शेड्यूलिंग को सरल बनाने के लिए तैयार हैं?
हमेशा के लिए मुफ्त। किसी क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं।