Planifiez les réunions du conseil sans épuiser l'assistanat de direction
Coordonne des administrateurs très occupés en minutes, pas en semaines
WhenToMeet simplifie la planification des conseils en montrant quand dirigeants et administrateurs sont vraiment disponibles. Stop aux chaînes d'emails interminables — trouve des créneaux qui marchent pour ton conseil avec des limites gratuites généreuses.
Le Défi
- ✕Coordonner des agendas extrêmement chargés entre plusieurs administrateurs et dirigeants
- ✕Des semaines d'allers-retours pour trouver un seul créneau qui convient à tout le monde
- ✕Des administrateurs dans des fuseaux différents qui rendent la coordination encore plus complexe
- ✕Annulations de dernière minute qui imposent une re-planification rapide pour tous
- ✕Conflits de dernière minute qui exigent une coordination rapide avec des dirigeants débordés
Comment WhenToMeet tu aide
Planification de niveau dirigeant
Vois la disponibilité réelle des administrateurs depuis leurs calendriers connectés. Plus de devinettes ni d'infos périmées sur qui est libre quand.
Économise des jours de coordination
Ce qui prenait 2 à 3 semaines d'emails se règle maintenant en 24 à 48 heures. Cale les conseils pendant que le trimestre est encore jeune.
Soutien pour conseils internationaux
Des administrateurs sur plusieurs continents ? WhenToMeet convertit automatiquement tous les horaires dans le fuseau local de chacun, supprimant la confusion.
Gère une gouvernance complexe
Coordonne réunions du conseil, comités et sessions spéciales dans un seul outil. Ajoute autant de participants que tu veux, sans frais par utilisateur, totalement gratuit.
Synchronisation calendrier instantanée
Une fois validées, les réunions du conseil apparaissent automatiquement dans les calendriers de tous les participants avec supports et infos de connexion.
Fonctionnalités Clés
Intégration calendrier dirigeants
Connecte les calendriers des administrateurs pour voir la vraie disponibilité et éviter les conflits avec leurs engagements et déplacements.
Participation simple
Les administrateurs votent sans créer de compte — un clic sur le lien sécurisé du sondage et c'est fait.
Liens de sondage confidentiels
Génère des liens uniques et sécurisés pour chaque sondage de conseil. Partage en privé par email ou via les portails de gouvernance.
Notifications dirigeants
Reçois une notification quand les administrateurs votent et quand il est temps de valider, avec la possibilité d'envoyer des rappels aux retardataires.
Gestion du temps de battement
Ajoute automatiquement du temps de battement avant et après les conseils pour la préparation des dirigeants et les discussions post-réunion.
Commencer en 3 Étapes
Crée un sondage de conseil
Propose des dates possibles selon les calendriers trimestriels habituels. WhenToMeet vérifie les calendriers connectés et suggère des créneaux qui évitent les conflits connus.
Les administrateurs votent
Partage le lien sécurisé avec tous les administrateurs et dirigeants clés. Ils voient leur calendrier en superposition et votent en moins d'une minute.
Valide et distribue les supports
Examine les réponses pour trouver des créneaux qui atteignent le quorum. Valide la réunion en un clic et l'événement se synchronise automatiquement dans le calendrier de chacun.
Bonnes pratiques pour planifier les réunions du conseil
- ✓Lance les sondages 6 à 8 semaines à l'avance pour t'adapter aux déplacements des dirigeants
- ✓Propose 4 à 6 dates pour maximiser les chances d'atteindre le quorum
- ✓Fixe une deadline de réponse claire (par exemple 7 jours) pour garder le rythme
- ✓Active la superposition de calendrier pour que les administrateurs voient leurs engagements en votant
- ✓Pour les conseils trimestriels, sonde toutes les dates en début d'année quand c'est possible
- ✓Tiens compte des fuseaux avec soin — vise des créneaux dans les heures de bureau pour tous les administrateurs
- ✓Utilise les réglages de temps de battement pour l'arrivée, la préparation et les discussions post-réunion
Questions Fréquemment Posées
Les administrateurs doivent-ils créer un compte pour participer ?+−
Non, ils peuvent voter en cliquant simplement sur le lien du sondage — sans inscription. Seul le coordinateur de la réunion a besoin d'un compte WhenToMeet gratuit.
Comment garantir que nous atteignons le quorum ?+−
Tu peux voir exactement quels administrateurs ont voté pour chaque créneau. Cela te permet d'identifier des créneaux qui réunissent le nombre requis avant de valider.
Puis-je planifier plusieurs réunions du conseil d'un coup ?+−
Oui ! Crée des sondages distincts pour les conseils réguliers, les comités et les sessions spéciales.
Le processus de vote est-il sécurisé ?+−
Les liens sont uniques et imprévisibles. Tu contrôles qui reçoit le lien, et les détails de calendrier restent privés. WhenToMeet respecte les standards de sécurité entreprise.
Et si un administrateur a un conflit de dernière minute ?+−
Crée simplement un nouveau sondage avec des dates alternatives. Le vote rapide te permet de re-planifier en 24 à 48 heures au lieu de plusieurs semaines.
Puis-je voir la disponibilité des administrateurs sans dévoiler les détails de calendrier ?+−
Oui, WhenToMeet montre quand les membres sont occupés ou libres sans révéler les détails des événements. La confidentialité du calendrier est préservée.
Comment gérer les fuseaux horaires pour des conseils internationaux ?+−
WhenToMeet détecte automatiquement le fuseau de chaque administrateur et affiche tous les créneaux proposés en heures locales, supprimant la conversion manuelle.
Y a-t-il une limite au nombre de réunions du conseil que je peux planifier ?+−
La planification de groupe est totalement gratuite avec sondages, participants et créneaux illimités. Tu peux coordonner conseils, comités et sessions spéciales sans frais et sans limite d'échelle.
Prêt à simplifier la planification ?
Gratuit pour toujours. Aucune carte de crédit requise.