Coordina eventos de varios días que funcionen para todos
Encuentra rangos de fechas cuando toda tu audiencia esté disponible
WhenToMeet ayuda a organizadores a coordinar conferencias, cumbres, programas de capacitación y retiros de varios días consultando la disponibilidad de los participantes en rangos completos de fechas. Maximiza la asistencia para tu evento de varios días, con límites generosos del plan gratuito.
El Desafío
- ✕Encontrar rangos de fechas que funcionen para participantes con disponibilidad compleja de varios días
- ✕Coordinar eventos de varios días entre equipos distribuidos y distintas zonas horarias
- ✕Baja asistencia porque las fechas chocan con vacaciones, festivos o ciclos del negocio
- ✕Gestionar varias pistas o sesiones dentro de un evento de varios días
- ✕Desperdicio de presupuesto cuando se reservan venues y ponentes antes de verificar la disponibilidad
Cómo ayuda WhenToMeet
Coordinación de varios días
Consulta a los participantes por rangos completos de fechas, no solo horarios individuales. Encuentra bloques de varios días cuando tu audiencia pueda comprometerse a asistir.
Maximiza la asistencia en varios días
Mira qué rangos de fechas funcionan para más participantes. Mayor asistencia durante todo el evento significa mejor ROI y engagement.
Soporte entre zonas horarias
¿Planificando eventos para audiencias distribuidas? WhenToMeet maneja automáticamente las conversiones de zona horaria para rangos de varios días.
Duración flexible del evento
Coordina eventos de cualquier duración — talleres de 2 días, conferencias de 3 días, programas de capacitación de una semana o cursos de certificación de varias semanas.
Finalización rápida
Una vez que los participantes voten los rangos, finaliza el evento y agrega todos los días al calendario de todos en un clic.
Características Clave
Integración de calendario
Los participantes pueden superponer sus calendarios para ver disponibilidad de varios días y evitar proponer fechas que choquen con vacaciones u otros compromisos.
Sin necesidad de cuenta
Los participantes pueden votar rangos de fechas sin crear cuentas — solo comparte el enlace.
Distribución sencilla
Genera enlaces de encuesta para eventos de varios días y compártelos por correo, plataformas de eventos o canales de comunicación de tu organización.
Seguimiento de participación
Recibe avisos a medida que llegan los votos y mira las tasas de participación para asegurar que tengas suficientes respuestas para finalizar las fechas con confianza.
Días de margen
Agrega días de margen antes de los eventos para viaje y llegada, y después para salida y trabajo posterior, asegurando que los participantes puedan comprometerse con la experiencia completa.
Comienza en 3 Pasos
Crea la encuesta del evento de varios días
Propón entre 4 y 6 rangos de fechas potenciales (por ejemplo, 15-17 de marzo, 22-24 de marzo, 5-7 de abril). Considera los períodos típicos de vacaciones y los ciclos del negocio.
Los participantes votan rangos de fechas
Comparte la encuesta con asistentes, ponentes y stakeholders. Pueden ver la superposición de su calendario y votar rangos completos a los que pueden asistir.
Finaliza y reserva
Revisa los resultados para ver qué rango de fechas funciona para más participantes. Finaliza las fechas, agrégalas a los calendarios y procede con las reservas de venue y ponentes.
Buenas prácticas para programar eventos de varios días
- ✓Comienza a consultar fechas 4 a 6 meses antes para acomodar agendas y conseguir mejores tarifas
- ✓Propón rangos que eviten festivos importantes, vacaciones escolares y temporadas ocupadas específicas de la industria
- ✓Establece un plazo claro de respuesta (por ejemplo, 2 a 3 semanas) para finalizar fechas y reservar venues a tiempo
- ✓Activa la superposición de calendario para que los participantes vean sus vacaciones, compromisos familiares y entregas al votar
- ✓Para eventos internacionales, considera el tiempo de viaje y el jet lag al proponer fechas — evita comenzar lunes por la mañana o terminar viernes por la tarde
- ✓Comunica el propósito del evento y el compromiso de tiempo esperado al consultar para que los participantes evalúen su disponibilidad
- ✓Para eventos anuales, considera establecer un timing consistente (por ejemplo, siempre la tercera semana de septiembre) para crear hábito
Preguntas Frecuentes
¿Con cuánta anticipación debo consultar las fechas de un evento de varios días?+−
Comienza a consultar 4 a 6 meses antes del rango ideal. Esto da tiempo a los participantes para bloquear sus calendarios y solicitar tiempo libre, y te permite conseguir mejores tarifas de venue y ponentes.
¿Puedo programar sesiones individuales dentro del evento de varios días?+−
¡Sí! Una vez finalizado el rango general de fechas, crea encuestas separadas para sesiones específicas, talleres o actividades opcionales dentro de ese rango.
¿Y si no todos pueden comprometerse a todos los días?+−
WhenToMeet te muestra qué participantes pueden asistir a qué rangos. Puedes decidir un umbral aceptable de asistencia u ofrecer asistencia parcial a quienes tengan conflictos.
¿Los participantes necesitan crear cuentas para votar?+−
No, los participantes pueden votar rangos de fechas simplemente haciendo clic en el enlace — sin cuenta ni registro. Esto maximiza la participación.
¿Puedo ver quién está disponible en qué rangos de fechas?+−
Sí, puedes ver respuestas individuales, ayudándote a tomar decisiones estratégicas sobre el timing del evento o identificar qué participantes solo pueden en ciertas fechas.
¿Cómo manejo zonas horarias para eventos de varios días?+−
WhenToMeet ajusta automáticamente los rangos para la zona horaria de cada participante. Para eventos que abarcan varios días, las fechas se muestran de forma consistente en hora local.
¿Hay un límite en la duración del evento o el número de participantes?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Programa eventos de varios días de cualquier duración (2 días a varias semanas) con participantes ilimitados. Las encuestas de eventos grupales son gratis para siempre.
¿Puedo usar esto para eventos anuales recurrentes?+−
Por supuesto. Crea encuestas para eventos individuales y ayuda a los participantes a planificar consistentemente año tras año.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.