Agende reuniões all-hands com participação completa
Encontre horários em que toda a empresa pode comparecer
O WhenToMeet ajuda lideranças e RH a coordenar reuniões all-hands entre departamentos, escritórios e fusos horários. Maximize a presença e o engajamento escolhendo horários que funcionam para todos, com limites generosos no plano gratuito.
O Desafio
- ✕Baixa presença porque o horário escolhido não funciona para todos os departamentos ou turnos
- ✕Coordenar entre vários escritórios e fusos torna o agendamento complexo
- ✕Anunciar all-hands sem checar disponibilidade gera conflitos e ausências
- ✕Dificuldade de achar horários que funcionem tanto para colaboradores quanto para executivos
- ✕Gerenciar cadências regulares de all-hands (mensais, trimestrais) com presença consistente
Como o WhenToMeet ajuda
Maximize a presença em toda a empresa
Faça enquete entre colaboradores de todos os departamentos e níveis para achar horários em que mais pessoas podem comparecer. Mais presença significa melhor alinhamento da empresa.
Coordenação entre fusos
Colaboradores em continentes diferentes? O WhenToMeet converte automaticamente todos os horários para o fuso local de cada colaborador, garantindo comunicação clara.
Respeite as agendas dos colaboradores
Veja a disponibilidade agregada para evitar agendar all-hands em blocos comuns de reunião ou períodos ocupados de times específicos.
Acomode todos os turnos
Encontre horários que funcionem para colaboradores em diferentes regimes de trabalho, do escritório 9 às 5 a turnos e times remotos.
Sincronização instantânea com o calendário
Quando finalizadas, as reuniões all-hands aparecem automaticamente no calendário de cada colaborador — sem convites manuais para centenas de pessoas.
Recursos Principais
Integração de calendário
Conecte os calendários dos colaboradores para ver padrões reais de disponibilidade e evitar agendar em horários comuns de reunião ou eventos departamentais.
Sem precisar de conta
Os colaboradores podem votar nos horários da all-hands sem criar conta — basta compartilhar o link com a empresa toda.
Distribuição em toda a empresa
Gere links de enquete e compartilhe via e-mail, Slack, Teams, intranet ou qualquer canal de comunicação interno.
Acompanhamento da participação
Receba avisos conforme os votos chegam e veja as taxas de participação por departamento para garantir input representativo.
Proteção com tempo de buffer
Adicione tempo de buffer antes da all-hands para que os colaboradores fechem o trabalho, e depois para que conversem sobre os pontos com seus times.
Comece em 3 Passos
Crie a enquete da all-hands
Proponha de 4 a 6 horários potenciais em diferentes dias da semana e momentos do dia. Considere fusos horários e a agenda típica da sua força de trabalho distribuída.
Colaboradores votam pela empresa toda
Compartilhe a enquete com todos via e-mail, Slack ou canais de comunicação interna. Os colaboradores votam na disponibilidade em segundos — sem cadastro.
Finalize e anuncie
Analise os resultados para ver qual horário funciona para mais colaboradores. Finalize a all-hands e o evento sincroniza automaticamente com o calendário de todos.
Boas práticas para agendar reuniões all-hands
- ✓Faça enquete de horários da all-hands com 3 a 4 semanas de antecedência para maximizar a participação e dar aviso prévio
- ✓Proponha horários em diferentes dias da semana (evite segundas pela manhã e tardes de sexta)
- ✓Em empresas globais, considere alternar os horários trimestralmente para dividir o desconforto de reuniões em horas atípicas
- ✓Defina um prazo de resposta para criar urgência, mas reserve pelo menos 5 a 7 dias para a enquete da empresa toda
- ✓Ative a sobreposição de calendário para que os colaboradores vejam os próprios compromissos enquanto votam
- ✓Considere quem trabalha em turnos e colaboradores remotos em fusos diferentes ao propor opções
- ✓Em all-hands regulares, considere estabelecer um horário fixo (por exemplo, primeira quinta de cada mês) para criar hábito
Perguntas Frequentes
Como garanto boa participação em todos os departamentos?+−
Compartilhe a enquete por vários canais (e-mail, Slack, Teams) e defina um prazo claro. Com o Pro, você acompanha a taxa de participação por departamento para garantir input representativo.
E se eu não conseguir achar um horário que funcione globalmente?+−
Em empresas realmente globais, considere alternar horários trimestralmente ou rodar duas all-hands separadas para regiões diferentes. O WhenToMeet ajuda a otimizar horários para cada região.
Consigo ver quais departamentos ou times preferem quais horários?+−
Sim, dá para ver respostas individuais e identificar padrões de disponibilidade entre grupos de colaboradores.
Todos os colaboradores precisam criar conta para votar?+−
Não, eles votam nos horários da all-hands clicando no link da enquete — sem conta ou cadastro. Isso maximiza a participação.
Como lidar com colaboradores em turnos não tradicionais?+−
Proponha horários que abranjam manhã cedo, meio do dia e fim de tarde para acomodar diferentes turnos. Você também pode considerar gravar a all-hands para quem realmente não puder participar ao vivo.
Há limite de quantos colaboradores podem participar?+−
O agendamento em grupo é totalmente gratuito, com enquetes, participantes e horários ilimitados. Sua empresa tendo 50 ou 5.000 colaboradores, o WhenToMeet faz a enquete com a empresa toda sem custo.
Consigo sincronizar a all-hands finalizada com o calendário de todos de uma vez?+−
Sim, quando você finaliza a reunião, ela sincroniza automaticamente com os calendários conectados de todos os participantes. Não precisa enviar convites manuais para centenas ou milhares de colaboradores.
Pronto para simplificar o agendamento?
Grátis para sempre. Nenhum cartão de crédito necessário.