Coordina eventi multi-giorno che funzionano per tutti
Trova range di date in cui tutto il pubblico è disponibile
WhenToMeet aiuta gli organizzatori a coordinare conferenze multi-giorno, summit, programmi di formazione e retreat sondaggiando la disponibilità dei partecipanti su interi range di date. Massimizza la partecipazione al tuo evento multi-giorno con limiti free-tier generosi.
La Sfida
- ✕Trovare range di date che funzionino per partecipanti con disponibilità multi-giorno complessa
- ✕Coordinare eventi multi-giorno tra team distribuiti e fusi orari diversi
- ✕Bassa partecipazione perché le date confliggono con vacanze, festività o cicli business
- ✕Gestire più tracce o sessioni in un evento multi-giorno
- ✕Spreco di budget quando location e relatori vengono prenotati prima di controllare la disponibilità
Come WhenToMeet aiuta
Coordinamento multi-giorno
Sondaggia i partecipanti per interi range di date, non solo singoli orari. Trova blocchi multi-giorno in cui il tuo pubblico può impegnarsi a partecipare.
Massimizza la partecipazione multi-giorno
Vedi quali range di date funzionano per il maggior numero di partecipanti. Più presenze per tutto l'evento significano migliore ROI ed engagement.
Supporto tra fusi orari
Pianifichi eventi per pubblici distribuiti? WhenToMeet gestisce automaticamente le conversioni di fuso orario per range di date multi-giorno.
Durata dell'evento flessibile
Coordina eventi di qualsiasi lunghezza: workshop di 2 giorni, conferenze di 3 giorni, programmi di formazione di una settimana o corsi di certificazione di più settimane.
Finalizzazione veloce
Una volta che i partecipanti votano sui range di date, finalizza l'evento e aggiungi tutti i giorni al calendario di tutti con un clic.
Caratteristiche Principali
Integrazione calendario
I partecipanti possono sovrapporre i loro calendari per vedere la disponibilità multi-giorno ed evitare di proporre date che confliggono con vacanze o altri impegni.
Nessun account richiesto
I partecipanti possono votare i range di date multi-giorno senza creare account: basta condividere il link.
Distribuzione facile
Genera link per eventi multi-giorno e condividili via email, piattaforme di evento o canali di comunicazione della tua organizzazione.
Tracciamento della partecipazione
Ricevi notifiche man mano che arrivano i voti e vedi i tassi di partecipazione per assicurarti di avere abbastanza risposte per finalizzare con sicurezza.
Giorni cuscinetto
Aggiungi giorni cuscinetto prima per viaggio e arrivo, e dopo per partenza e lavoro post-evento, assicurando che i partecipanti possano impegnarsi all'esperienza completa.
Inizia in 3 Passaggi
Crea il sondaggio dell'evento multi-giorno
Proponi 4-6 range di date potenziali (es. 15-17 marzo, 22-24 marzo, 5-7 aprile). Considera periodi tipici di vacanze e cicli business.
I partecipanti votano sui range di date
Condividi il sondaggio con potenziali partecipanti, relatori e stakeholder. Possono vedere la sovrapposizione del calendario e votare interi range di date a cui possono partecipare.
Finalizza e prenota
Rivedi i risultati per vedere quale range funziona per il maggior numero di partecipanti. Finalizza le date dell'evento, aggiungile ai calendari e procedi con prenotazioni di location e relatori.
Buone pratiche per la pianificazione di eventi multi-giorno
- ✓Inizia il sondaggio 4-6 mesi in anticipo per accomodare orari e ottenere tariffe migliori
- ✓Proponi range di date che evitino festività importanti, vacanze scolastiche e periodi affollati del settore
- ✓Imposta una scadenza chiara (es. 2-3 settimane) per finalizzare le date e prenotare in tempo
- ✓Attiva la sovrapposizione del calendario così i partecipanti vedono ferie, impegni familiari e scadenze quando votano
- ✓Per eventi internazionali, considera tempo di viaggio e jet lag: evita di iniziare lunedì mattina o finire venerdì sera
- ✓Comunica scopo dell'evento e impegno di tempo previsto quando sondaggi per aiutare i partecipanti a valutare la disponibilità
- ✓Per eventi annuali, considera tempistiche coerenti (es. sempre la terza settimana di settembre) per costruire abitudini
Domande Frequenti
Quanto in anticipo dovrei sondaggiare per le date?+−
Inizia 4-6 mesi prima del periodo ideale. Questo dà ai partecipanti tempo di bloccare i loro calendari e richiedere ferie, e ti permette di ottenere tariffe migliori per location e relatori.
Posso pianificare singole sessioni dentro l'evento multi-giorno?+−
Sì! Una volta finalizzato il range complessivo, crea sondaggi separati per sessioni specifiche, workshop o attività opzionali in quel periodo.
E se non tutti possono impegnarsi per tutti i giorni?+−
WhenToMeet ti mostra quali partecipanti possono partecipare a quali range. Puoi decidere una soglia di presenza accettabile o offrire opzioni di partecipazione parziale per chi ha conflitti.
I partecipanti devono creare un account per votare?+−
No, possono votare i range di date semplicemente cliccando il link, senza account o registrazione. Questo massimizza la partecipazione al sondaggio.
Posso vedere chi è disponibile per quali range?+−
Sì, puoi vedere risposte individuali, aiutandoti a prendere decisioni strategiche sulla tempistica o identificare partecipanti che possono solo certe date.
Come gestisco i fusi orari per eventi multi-giorno?+−
WhenToMeet adatta automaticamente i range multi-giorno al fuso di ogni partecipante. Per eventi su più giorni, le date si visualizzano in modo coerente nell'ora locale.
C'è un limite alla durata dell'evento o al numero di partecipanti?+−
La pianificazione di gruppo è completamente gratis con sondaggi, partecipanti e slot illimitati. Pianifica eventi multi-giorno di qualsiasi durata (da 2 giorni a più settimane) con partecipanti illimitati. I sondaggi di gruppo sono gratis per sempre.
Posso usarlo per eventi annuali ricorrenti?+−
Assolutamente. Crea sondaggi per eventi individuali per aiutare i partecipanti a pianificare anno dopo anno.
Pronto a semplificare la programmazione?
Gratis per sempre. Nessuna carta di credito richiesta.