Pianificazione di Riunioni Aziendali per Microsoft 365
Coordina team Microsoft 365 senza il ping-pong di email
La tua organizzazione usa Microsoft 365 e Outlook. WhenToMeet si integra con i tuoi calendari aziendali per pianificare riunioni cross-funzionali, coordinare con clienti ed eliminare il continuo avanti e indietro di pianificazione, tutto rispettando i tuoi requisiti di sicurezza e conformità.
La Sfida
- ✕L'Assistente di Pianificazione di Outlook funziona solo all'interno della tua organizzazione, non con clienti esterni o partner
- ✕Trovare orari di riunione tra dipartimenti significa controllare manualmente i calendari di più persone
- ✕Le catene email che chiedono 'va bene giovedì alle 14?' sprecano tempo per i team aziendali
- ✕Coordinare con clienti che usano sistemi di calendario diversi (Google, Apple) è frammentato
- ✕Le restrizioni dell'amministratore Microsoft 365 impediscono di condividere i dettagli del calendario con collaboratori esterni
Come WhenToMeet aiuta
Integrazione di Outlook Calendar
Connetti il tuo calendario Outlook di Microsoft 365 per mostrare la vera disponibilità aziendale. WhenToMeet legge il tuo stato occupato/libero su Exchange Online e previene le doppie prenotazioni automaticamente.
Pianificazione Cross-Organizzativa
Pianifica riunioni con persone al di fuori del tuo tenant Microsoft 365, clienti, partner e collaboratori, senza condividere i dettagli del calendario interno o lottare con le impostazioni di permessi.
Coordinamento di Gruppo Aziendale
Trova orari in cui il tuo team di prodotto, il team di vendita e i dirigenti sono disponibili. Vedi la disponibilità di gruppo a colpo d'occhio invece di controllare i calendari Outlook uno per uno.
Conforme alla Conformità
WhenToMeet accede solo allo stato occupato/libero, mai ai dettagli dell'evento o alle informazioni riservate delle riunioni. I dati del tuo calendario aziendale rimangono in Microsoft 365 dove appartengono.
Funziona con Qualsiasi Sistema di Calendario
Coordina riunioni tra utenti Microsoft 365, utenti Google Calendar e persone senza nessun sistema di calendario, tutto in un sondaggio di pianificazione.
Caratteristiche Principali
Sincronizzazione del Calendario Microsoft 365
Connetti il tuo calendario Outlook (Exchange Online) tramite l'API Graph ufficiale di Microsoft. La sincronizzazione bidirezionale garantisce che la disponibilità sia accurata e le riunioni pianificate appaiano automaticamente in Outlook.
Rilevamento Conflitti in Tempo Reale
Mentre proponi orari di riunione, WhenToMeet controlla il tuo calendario Microsoft 365 ed evidenzia i conflitti con gli eventi Outlook esistenti, le riunioni di team e il tempo bloccato.
Supporto Multi-Tenant
Pianifica riunioni tra organizzazioni Microsoft 365. Coordina con clienti in diversi tenant Azure AD senza permessi di amministratore o complesso accesso delegato.
Gestione Aziendale del Fuso Orario
Coordina tra uffici globali in diversi fusi orari. WhenToMeet converte i tempi automaticamente in modo che tutti vedano le riunioni nel loro fuso orario Outlook locale.
Notifiche di Outlook
Le riunioni pianificate si sincronizzano su Outlook con notifiche standard di Microsoft 365. I partecipanti ricevono promemoria tramite app desktop, mobile e web di Outlook.
Inizia in 3 Passaggi
Connetti Microsoft 365
Accedi con il tuo account Microsoft 365 di lavoro. WhenToMeet richiede accesso in sola lettura alla disponibilità del tuo calendario Outlook. I dettagli dell'evento rimangono privati e restano in Exchange Online.
Crea un sondaggio di riunione aziendale
Proponi possibili orari di riunione per il tuo team. WhenToMeet controlla il tuo calendario Outlook e ti avverte dei conflitti con riunioni aziendali esistenti. Condividi il link del sondaggio con team interni o clienti esterni.
Finalizza e sincronizza su Outlook
I partecipanti votano la loro disponibilità (gli utenti interni possono connettere i loro calendari Microsoft 365). Scegli il tempo ottimale e la riunione si aggiunge automaticamente al calendario Outlook di tutti.
Best Practice per la Pianificazione di Microsoft 365
- ✓Abilita Microsoft 365 SSO per la tua organizzazione per semplificare le connessioni di calendario per i membri del team interno
- ✓Usa le impostazioni di Outlook 'orari di lavoro' e 'fuso orario', WhenToMeet rispetta queste preferenze quando suggerisce orari di riunione
- ✓Per riunioni cross-funzionali, crea sondaggi almeno 2-3 giorni in anticipo per rispettare i calendari affollati aziendali
- ✓Configura pagine di prenotazione separate per diversi tipi di riunione (chiamate con clienti, revisioni interne) con connessioni di calendario appropriate
- ✓Incoraggia i clienti esterni a connettere i loro calendari, WhenToMeet supporta Google, Microsoft 365 e CalDAV simultaneamente
- ✓Per team globali, verifica che gli orari proposti appaiano correttamente tra fusi orari prima di condividere i sondaggi con colleghi internazionali
Domande Frequenti
Come si integra WhenToMeet con Microsoft 365 e Outlook?+−
WhenToMeet usa l'API Graph di Microsoft per connettersi al tuo calendario Exchange Online. Accedi con il tuo account Microsoft 365 e concedi accesso in sola lettura per vedere la disponibilità occupato/libero. Le riunioni pianificate si sincronizzano automaticamente su Outlook.
Posso pianificare riunioni con persone al di fuori della mia organizzazione Microsoft 365?+−
Sì! Questo è il punto forte di WhenToMeet. Pianifica riunioni con clienti che usano Google Calendar, collaboratori che usano Apple Calendar, o chiunque non abbia nessun sistema di calendario. Tutti votano nello stesso sondaggio indipendentemente dalla piattaforma di calendario.
I partecipanti hanno bisogno di account Microsoft 365 per partecipare alle riunioni?+−
No. I partecipanti possono votare gli orari di riunione senza nessun account Microsoft. Però, se i membri del team interno connettono i loro calendari Microsoft 365, vedranno il loro programma Outlook mentre votano per una migliore selezione di orari.
Quali permessi del calendario richiede WhenToMeet?+−
WhenToMeet richiede 'Calendars.Read' per vedere la tua disponibilità occupato/libero e 'Calendars.ReadWrite' per aggiungere gli eventi pianificati al tuo calendario Outlook. Non accediamo mai ai dettagli dell'evento, agli allegati o ad altri dati della cassetta postale.
È sicuro per l'uso aziendale?+−
Sì. WhenToMeet usa OAuth 2.0 tramite l'API Graph ufficiale di Microsoft. Solo lo stato occupato/libero è accessibile, mai i dettagli dell'evento riservato. I dati del tuo calendario aziendale rimangono in Exchange Online. Siamo conformi a SOC 2 e supportiamo le best practice di sicurezza di Microsoft 365.
Funziona con Exchange Server on-premises?+−
WhenToMeet si integra con Microsoft 365 (Exchange Online) tramite l'API Graph. Per Exchange on-premises, puoi usare l'integrazione CalDAV generica se il tuo server Exchange la supporta, anche se le funzionalità potrebbero essere limitate rispetto all'integrazione cloud.
Posso pianificare riunioni Teams da WhenToMeet?+−
Attualmente, WhenToMeet sincronizza gli eventi ai calendari Outlook. Puoi aggiungere manualmente link di riunioni Teams alla descrizione dell'evento. La creazione nativa di riunioni Teams è pianificata per una versione futura.
Come si confronta questo con l'Assistente di Pianificazione di Outlook?+−
L'Assistente di Pianificazione di Outlook funziona bene all'interno della tua organizzazione ma non può coordinare con clienti esterni o calendari non-Microsoft. WhenToMeet combina l'integrazione Microsoft 365 con il supporto per qualsiasi sistema di calendario, rendendolo ideale per riunioni con clienti e coordinamento cross-organizzazione.
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