Programa reuniones all-hands con asistencia completa
Encuentra horarios cuando toda la empresa pueda asistir
WhenToMeet ayuda a equipos directivos y de RR. HH. a coordinar reuniones all-hands entre departamentos, ubicaciones y zonas horarias. Maximiza la asistencia y el engagement eligiendo horarios que funcionen para todos, con límites generosos del plan gratuito.
El Desafío
- ✕Baja asistencia porque el horario no funciona para todos los departamentos o turnos
- ✕Coordinar entre varias oficinas y zonas horarias hace que la programación sea compleja
- ✕Anunciar reuniones all-hands sin verificar la disponibilidad genera conflictos y ausencias
- ✕Dificultad para encontrar horarios que funcionen tanto para colaboradores individuales como ejecutivos
- ✕Gestionar all-hands recurrentes (mensuales, trimestrales) con asistencia consistente
Cómo ayuda WhenToMeet
Maximiza la asistencia en toda la empresa
Consulta a empleados de todos los departamentos y niveles para encontrar horarios cuando puedan asistir más personas. Mayor asistencia significa mejor alineación.
Coordinación entre zonas horarias
¿Empleados en distintos continentes? WhenToMeet convierte automáticamente todas las horas a la zona local de cada empleado para una comunicación clara.
Respeta las agendas de los empleados
Mira la disponibilidad agregada para evitar programar all-hands durante bloques de reuniones comunes o períodos ocupados específicos del equipo.
Acomoda todos los turnos
Encuentra horarios que funcionen para empleados con distintos esquemas de trabajo, desde oficinistas de 9 a 5 hasta trabajadores por turnos y equipos remotos.
Sincronización instantánea con el calendario
Una vez finalizadas, las reuniones all-hands aparecen automáticamente en el calendario de cada empleado — sin invitaciones manuales para cientos de personas.
Características Clave
Integración de calendario
Conecta los calendarios de los empleados para ver patrones reales de disponibilidad y evitar programar durante horarios comunes de reuniones o eventos departamentales.
Sin necesidad de cuenta
Los empleados pueden votar los horarios de all-hands sin crear cuentas — solo comparte el enlace en toda la empresa.
Distribución a nivel empresa
Genera enlaces de encuesta y compártelos por correo, Slack, Teams, intranet o cualquier canal interno de comunicación.
Seguimiento de participación
Recibe avisos a medida que llegan los votos y mira las tasas de participación entre departamentos para asegurar que el input sea representativo.
Protección con tiempo de margen
Agrega tiempo de margen antes del all-hands para que los empleados terminen su trabajo, y después para que puedan discutir los aprendizajes con sus equipos.
Comienza en 3 Pasos
Crea la encuesta all-hands
Propón entre 4 y 6 horarios potenciales en distintos días de la semana y momentos del día. Considera las zonas horarias y los esquemas laborales típicos de tu fuerza distribuida.
Los empleados votan en toda la empresa
Comparte la encuesta con todos los empleados por correo, Slack o canales internos. Los empleados votan su disponibilidad en segundos — sin registro requerido.
Finaliza y anuncia
Revisa los resultados para ver qué horario funciona para más empleados. Finaliza la reunión y el evento se sincroniza automáticamente con el calendario de todos.
Buenas prácticas para programar reuniones all-hands
- ✓Consulta los horarios con 3 o 4 semanas de anticipación para maximizar la participación y dar aviso a los empleados
- ✓Propón horarios en distintos días de la semana (evita los lunes por la mañana y los viernes por la tarde)
- ✓Para empresas globales, considera rotar los horarios trimestralmente para repartir la inconveniencia de horarios fuera de oficina
- ✓Establece un plazo de respuesta para crear urgencia, pero deja al menos 5 a 7 días para encuestas a nivel empresa
- ✓Activa la superposición de calendario para que los empleados vean sus compromisos al votar
- ✓Considera a los trabajadores por turnos y empleados remotos en distintas zonas horarias al proponer opciones
- ✓Para all-hands recurrentes, considera establecer un horario consistente (por ejemplo, primer jueves de cada mes) para crear hábito
Preguntas Frecuentes
¿Cómo aseguro buena participación en todos los departamentos?+−
Comparte la encuesta por varios canales (correo, Slack, Teams) y establece un plazo claro. Con Pro, puedes hacer seguimiento de la participación por departamento para asegurar input representativo.
¿Y si no encuentro un horario que funcione para todos globalmente?+−
Para empresas verdaderamente globales, considera rotar los horarios trimestralmente o ejecutar dos sesiones all-hands separadas para distintas regiones. WhenToMeet te ayuda a optimizar los horarios por región.
¿Puedo ver qué departamentos o equipos prefieren qué horarios?+−
Sí, puedes ver respuestas individuales e identificar patrones de disponibilidad entre distintos grupos de empleados.
¿Todos los empleados necesitan crear cuentas para votar?+−
No, los empleados pueden votar los horarios simplemente haciendo clic en el enlace — sin cuenta ni registro. Esto maximiza la participación.
¿Cómo manejo a los trabajadores por turnos con horarios no tradicionales?+−
Propón franjas que abarquen mañana temprano, mediodía y tarde para acomodar distintos turnos. También puedes considerar grabar el all-hands para quienes realmente no puedan asistir en vivo.
¿Hay un límite en cuántos empleados pueden participar?+−
La programación grupal es totalmente gratis con encuestas, participantes y franjas ilimitadas. Tanto si tu empresa tiene 50 empleados como 5.000, WhenToMeet maneja encuestas a nivel empresa sin costo.
¿Puedo sincronizar el all-hands finalizado con el calendario de todos a la vez?+−
Sí, una vez que finalizas la reunión, se sincroniza automáticamente con los calendarios conectados de todos los participantes. Sin necesidad de enviar invitaciones manuales a cientos o miles de empleados.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.