Programación Que Respeta Presupuestos Sin Fines de Lucro
Programación enfocada en la misión, no software que drena presupuesto
Las organizaciones sin fines de lucro usan WhenToMeet para coordinar turnos de voluntarios, programar reuniones de junta, planificar reuniones con donantes y organizar eventos comunitarios, todo completamente gratuito sin cuotas por usuario o costos ocultos.
El Desafío
- ✕Presupuesto limitado para software de programación caro con precios por usuario
- ✕Coordinar voluntarios que tienen disponibilidad variada y trabajos de tiempo completo
- ✕Programar reuniones de junta entre ejecutivos ocupados que donan su tiempo
- ✕Planificar reuniones con donantes y eventos de recaudación de fondos con partes interesadas externas
- ✕Gestionar zonas horarias de personal y voluntarios para equipos distribuidos
Cómo ayuda WhenToMeet
Construido para Presupuestos Sin Fines de Lucro
La programación de eventos grupales es completamente gratuita en el plan gratuito. Sin tarjeta de crédito requerida, sin facturas sorpresa, solo programación que respeta restricciones presupuestarias de tu misión.
Coordina Voluntarios Fácilmente
Encuentra tiempos cuando los voluntarios estén disponibles a pesar de sus trabajos de tiempo completo y compromisos familiares. No más cadenas de correo electrónico interminables o voluntarios abandonando por fricción de programación.
Programación de Reunión de Junta
Coordina calendarios de miembros de junta ocupados sin esfuerzo. La integración del calendario muestra cuándo los ejecutivos realmente están disponibles, haciendo la programación de gobernanza simple.
Experiencia Profesional del Donante
Programa reuniones con donantes, visitas de sitios y llamadas de administración profesionalmente. Muestra a donantes importantes que valoras su tiempo eliminando idas y venidas de programación.
Soporte de Equipo Distribuido
Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen personal, voluntarios y miembros de junta en múltiples regiones. La conversión automática de zona horaria asegura que todos vean horas locales.
Características Clave
Integración de Calendario
Conecta Google Calendar o Microsoft 365 para mostrar disponibilidad de voluntarios y personal automáticamente. Previene doble reserva en tu organización.
Sin Cuentas de Voluntario Necesarias
Los voluntarios pueden votar sobre tiempos de turno sin crear cuentas. Comparte el enlace de programación por correo electrónico, texto o tu plataforma de gestión de voluntarios.
Encuestas de Evento Compartibles
Crea enlaces únicos para diferentes necesidades de coordinación, turnos de voluntarios, reuniones de junta, llamadas con donantes, eventos comunitarios. Comparte en cualquier lugar donde se comuniquen tus partes interesadas.
Recordatorios de Voluntario
Los recordatorios automáticos reducen ausencias de voluntarios en turnos y eventos. Tanto personal como voluntarios reciben notificación antes de actividades programadas.
Tiempo de Amortiguación
Agrega tiempo de amortiguación antes de reuniones con donantes para preparar materiales y después de eventos de voluntarios para limpiezas y debriefings.
Comienza en 3 Pasos
Crea tu encuesta de coordinación
Agrega tiempos posibles para tu turno de voluntario, reunión de junta o llamada con donante. WhenToMeet comprueba calendarios conectados para sugerir tiempos cuando las personas clave estén disponibles.
Comparte con partes interesadas
Envía el enlace de la encuesta a voluntarios por correo electrónico o texto, a miembros de junta a través de sus asistentes ejecutivos, o a donantes en correos electrónicos de seguimiento. Todos votan sobre tiempos que funcionan, sin cuenta requerida.
Finaliza y enfócate en la misión
Revisa respuestas y finaliza el tiempo óptimo. El evento se sincroniza con el calendario de todos, y puedes redirigir energía de logística a tu trabajo de misión real.
Mejores Prácticas de Programación para Organizaciones Sin Fines de Lucro
- ✓Para coordinación de voluntarios, propone múltiples opciones de turno para acomodar personas que trabajan empleos de tiempo completo
- ✓Programa reuniones de junta al menos 2-3 semanas de anticipación para trabajar alrededor de calendarios ocupados de ejecutivos
- ✓Conecta calendarios de personal para mostrar cuándo empleados pagados están disponibles para supervisar eventos de voluntarios
- ✓Establece plazos de respuesta claros para encuestas de turno de voluntarios para finalizar la dotación de evento a tiempo para la planificación
- ✓Para reuniones con donantes, ofrece reuniones de café matutino o espacios de almuerzo que se adapten a los horarios de profesionales de negocios
Preguntas Frecuentes
¿Es WhenToMeet realmente gratuito para organizaciones sin fines de lucro?+−
Sí. La programación de eventos grupales es completamente gratuita en el plan gratuito, perfecta para organizaciones sin fines de lucro con presupuestos limitados. No hay cuotas ocultas por usuario, sin tarjeta de crédito requerida, y puedes ejecutar eventos continuos dentro de límites de nivel gratuito.
¿Necesitan los voluntarios cuentas para inscribirse en turnos?+−
No. Los voluntarios simplemente hacen clic en el enlace de programación que compartes, ven tiempos de turno disponibles y votan sobre su disponibilidad. Solo tu miembro de personal de la organización sin fines de lucro organizando el evento necesita una cuenta gratuita de WhenToMeet.
¿Podemos usar esto para programación de reunión de junta?+−
Absolutamente. Crea una encuesta con tiempos de reunión propuestos y comparte con todos los miembros de la junta. Votan sobre su disponibilidad, y finalizas el tiempo que funciona para la mayoría de personas (o todos los directores).
¿Cómo ayuda la integración del calendario con coordinación de voluntarios?+−
Los miembros de personal pueden conectar sus calendarios de trabajo para mostrar cuándo empleados pagados están disponibles para supervisar eventos de voluntarios. Esto previene programación de turnos de voluntarios cuando no hay miembro de personal disponible para coordinar.
¿Y si nuestra organización sin fines de lucro tiene voluntarios en diferentes zonas horarias?+−
WhenToMeet detecta automáticamente la zona horaria de cada participante y muestra todos los tiempos propuestos en sus horas locales. Esto es especialmente útil para voluntariado virtual o equipos distribuidos sin fines de lucro.
¿Podemos programar eventos de múltiples días como galas de recaudación de fondos o conferencias?+−
Sí. Crea encuestas abarcando múltiples días para conferencias, festivales comunitarios o eventos de voluntarios de múltiples días. Personal, voluntarios y miembros de junta pueden votar sobre disponibilidad durante toda la duración del evento.
¿Hay límite en cuántos voluntarios pueden participar?+−
El plan gratuito incluye límites generosos. Ya sea que coordines 5 voluntarios para un evento pequeño o 100+ voluntarios para un festival comunitario grande, WhenToMeet maneja grupos dentro de límites de nivel gratuito.
¿Podemos crear una página de reserva permanente para reuniones con donantes?+−
Sí. Con una suscripción Pro, el personal de desarrollo puede configurar páginas de reserva mostrando su disponibilidad continua. Donantes importantes pueden programar llamadas de administración o visitas de sitio 24/7.
¿Listo para simplificar la programación?
Gratis para siempre. No se requiere tarjeta de crédito.