Starte Projekte richtig mit perfekt getimten Kickoff-Meetings
Hol alle Stakeholder an den Tisch, wenn es wirklich zählt
WhenToMeet hilft Projektmanager:innen, Kickoff-Meetings mit Stakeholdern über Teams, Abteilungen und Zeitzonen hinweg zu koordinieren. Finde Termine, an denen alle teilnehmen können, um dein Projekt von Anfang an erfolgreich aufzustellen — mit großzügigen Free-Tier-Limits.
Die Herausforderung
- ✕Verfügbarkeit zwischen Projekt-Team, Stakeholdern und Sponsoren koordinieren
- ✕Verzögerter Projektstart, weil sich kein Termin findet, der für alle passt
- ✕Wichtige Stakeholder verpassen Kickoff-Meetings wegen Terminkonflikten
- ✕Mehrere Projekt-Kickoffs für ein Portfolio gleichzeitig laufender Projekte managen
- ✕Remote-Teammitglieder und Offshore-Ressourcen in verschiedenen Zeitzonen einbeziehen
Wie WhenToMeet hilft
Bringe alle auf eine Linie
Sieh, wann alle Projekt-Stakeholder — Teammitglieder, Sponsoren, Kund:innen und cross-funktionale Partner — für den Kickoff verfügbar sind.
Starte Projekte schneller
Was früher eine Woche Termin-Koordination dauerte, dauert jetzt 1-2 Tage. Bring Projekte schnell an den Start, solange der Schwung hoch ist.
Kalenderbasierte Planung
Verbundene Kalender zeigen automatisch Belegtzeiten, sodass dein Kickoff nicht mit anderen wichtigen Meetings oder Deadlines kollidiert.
Verteilte Teams handhaben
Projekt-Team über Zeitzonen verteilt? WhenToMeet rechnet alle Zeiten automatisch in die lokale Zone jeder Person um.
Team-Kapazität respektieren
Vermeide Kickoffs, wenn Teammitglieder schon überladen sind, indem du ihre Kalender-Verfügbarkeit vor dem Finalisieren prüfst.
Hauptmerkmale
Kalenderintegration
Verbinde Stakeholder-Kalender, um echte Verfügbarkeit zu sehen und Konflikte mit bestehender Projektarbeit, Meetings und Verpflichtungen zu vermeiden.
Schnelle Teilnahme
Projekt-Teammitglieder und Stakeholder können ohne Konto-Erstellung abstimmen — einfach den Link teilen und schon sind sie dabei.
Einfaches Teilen
Erstelle einzigartige Umfrage-Links für jeden Projekt-Kickoff. Teile sie per E-Mail, Slack, Teams, Jira oder über dein Projektmanagement-Tool.
Stakeholder-Benachrichtigungen
Werde benachrichtigt, wenn Teammitglieder abstimmen und wenn es Zeit ist, das Kickoff-Meeting zu finalisieren — so bleibt das Projekt im Zeitplan.
Pufferzeit-Schutz
Füge vor Kickoffs Pufferzeit hinzu, damit Teammitglieder Materialien vorbereiten und gedanklich von ihrer aktuellen Arbeit umschalten können.
In 3 Schritten loslegen
Kickoff-Umfrage erstellen
Füge mögliche Kickoff-Termine basierend auf typischen Projekt-Zeitplänen hinzu. WhenToMeet schlägt Zeiten vor, die zonenübergreifend funktionieren, und zeigt Konflikte aus verbundenen Kalendern.
Stakeholder stimmen ab
Teile die Umfrage mit allen Projekt-Teammitgliedern, Stakeholdern und Sponsoren. Mit der Kalender-Überlagerung stimmen sie in Sekunden über verfügbare Zeiten ab.
Finalisieren und durchstarten
Sieh dir die Antworten an, um einen Termin zu finden, der für die erforderlichen Personen passt. Finalisiere das Kickoff-Meeting und der Termin wird mit Agenda und Materialien in jedem Kalender eingetragen.
Best Practices für Projekt-Kickoff-Planung
- ✓Plane Kickoff-Meeting-Umfragen, sobald die Projektfreigabe bestätigt ist, um den Schwung zu halten
- ✓Schlage 4-5 Zeitslots innerhalb der ersten 1-2 Wochen des Projekt-Zeitplans vor
- ✓Identifiziere erforderliche Teilnehmende (Pflicht) gegenüber optionalen, um die Endentscheidung zu erleichtern
- ✓Setze eine Antwortfrist, die genug Zeit zum Finalisieren vor dem geplanten Projektstart lässt
- ✓Aktiviere die Kalender-Überlagerung, damit Stakeholder ihre bestehenden Termine beim Abstimmen sehen
- ✓Berücksichtige Zeitzonen für verteilte Teams — ziele auf Zeiten innerhalb der Geschäftszeiten aller Regionen
- ✓Bei großen Projekten: Plane den Kickoff für 90-120 Minuten und finde einen Termin mit minimalen Konflikten
Häufig gestellte Fragen
Müssen alle Projekt-Stakeholder Konten erstellen?+−
Nein, nur die Projektmanagerin oder der Projektmanager braucht ein kostenloses WhenToMeet-Konto. Alle Teammitglieder und Stakeholder können über ihre Verfügbarkeit abstimmen, indem sie einfach den Umfrage-Link anklicken — keine Anmeldung nötig.
Was, wenn ich keinen Termin finde, der für alle passt?+−
WhenToMeet zeigt dir, welche Termine für die meisten Personen funktionieren. Du kannst erforderliche Teilnehmende priorisieren und mit dem Termin fortfahren, der für sie passt — und für die anderen Aufzeichnungen oder Folge-Meetings anbieten.
Kann ich gleichzeitig weitere Projekt-Meetings planen?+−
Ja! Erstelle separate Umfragen für Kickoff, Standups, Sprint-Reviews und Stakeholder-Check-ins, um den gesamten Projekt-Rhythmus zu koordinieren.
Wie schnell bekomme ich ein Kickoff-Meeting geplant?+−
Die meisten Umfragen bekommen innerhalb von 24-48 Stunden Antworten, wenn du eine klare Frist setzt. Du kannst den Kickoff finalisieren, sobald genug Stakeholder abgestimmt haben — aus Wochen Koordination werden Tage.
Kann ich sehen, wer noch nicht geantwortet hat?+−
Ja, du kannst sehen, welche Stakeholder schon abgestimmt haben, und Erinnerungen an die senden, die noch nicht geantwortet haben — so bekommst du Input von allen erforderlichen Personen.
Was, wenn sich der Projekt-Zeitplan vor dem Kickoff ändert?+−
Erstelle einfach eine neue Umfrage mit aktualisierten Daten. Der schnelle Abstimmungsprozess bedeutet, dass du innerhalb von Stunden umplanen kannst und das Projekt in Bewegung bleibt.
Wie funktioniert die Integration mit Projektmanagement-Tools?+−
WhenToMeet synchronisiert finalisierte Meeting-Termine mit Kalender-Systemen (Google Kalender, Microsoft 365 usw.). Viele Projektmanagement-Tools integrieren sich mit Kalendern, oder du fügst das Meeting manuell zu deinem PM-Tool hinzu.
Gibt es ein Limit, wie viele Projekt-Kickoffs ich planen kann?+−
Gruppenplanung ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Umfragen, Teilnehmenden und Zeitslots. Egal ob du ein Projekt oder ein ganzes Portfolio managst — du kannst Kickoff-Meetings ohne Kosten planen.
Bereit, die Terminplanung zu vereinfachen?
Für immer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.