When2meet vs. WhenToMeet: Der vollständige Vergleich
Auch wenn die Namen ähnlich sind, verfolgen die Produkte unterschiedliche Ziele. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Unterschiede und wann welches Tool sinnvoll ist – mit einer pragmatischen Empfehlung am Ende.
Erstelle eine kostenlose Umfrage. Teilnehmende können ohne Konto abstimmen.
Hast du schon eine When2meet-Umfrage? Importiere Zeiten und Antworten. Importierte Antworten bleiben eine schreibgeschützte Momentaufnahme; Teilnehmende können eine neue Antwort abgeben.
WhenToMeet Free enthält eine Buchungsseite und eine Google-Kalender-Verbindung. Neue Free-Konten erhalten ein Synchronisationsfenster von 30 Tagen. Das automatische Ausfüllen mit Kalenderdaten ist fünfmal pro Konto kostenlos. Pro bietet unbegrenztes automatisches Ausfüllen, mehr Verbindungen, Microsoft 365, CalDAV und erweiterte Funktionen.
Kurzübersicht
| Thema | When2meet | WhenToMeet |
|---|---|---|
| Haupteinsatz | Ad‑hoc‑Verfügbarkeitsraster für ein einzelnes Event | Gruppen‑Verfügbarkeit plus optionale Buchung und Kalender‑Automatisierung |
| Kalender | Keine Live‑Kalender‑Overlays | Google‑Kalender‑Overlay, Konflikterkennung und Sync |
| Buchungsseiten | Nicht im Fokus | Personalisierte Buchungsseiten mit Presets und Schutzregeln |
| Datenschutz | Umfragebasierte Eingaben | Umfragen plus private, kalenderbasierte Vorschläge |
| Lokalisierung & Barrierefreiheit | Basis | Mehrsprachige UI, Tastatur‑Navigation, barrierearme Kontraste |
| Preise | Kostenlos | Kostenlos, optional Pro‑Plan |
Wofür sie gedacht sind
- When2meet ist ein klassisches Raster, in dem Teilnehmende Zeiten markieren, um einen Termin zu finden.
- WhenToMeet fokussiert sich auf Gruppentermine mit Kalender‑Overlays, smarter Konflikterkennung und optionalen Buchungslinks, wenn es erforderlich ist.
Verfügbarkeiten erfassen
- When2meet: Alle markieren Zeitfenster direkt im Raster – simpel und vertraut für schnelle Umfragen.
- WhenToMeet: Teilnehmende können Verfügbarkeit angeben; Organisator:innen können Google Kalender überlagern, Konflikte vermeiden und realistische Optionen vorschlagen.
Kalender‑Integration und Overlays
- When2meet: Keine native Kalender‑Synchronisation oder Live‑Overlays.
- WhenToMeet: Mit Google‑Kalender‑Anbindung Konflikte auf einen Blick erkennen, Doppelbuchungen vermeiden und bestätigte Termine automatisch eintragen.
Buchungsseiten und Schutzregeln
- When2meet: Nicht für laufende Buchungs‑Workflows gedacht.
- WhenToMeet: Eine Buchungsseite ist kostenlos. Pro bietet mehr Seiten und erweiterte Verfügbarkeitseinstellungen.
Zusammenarbeit und Privatsphäre
- When2meet: Alle bearbeiten dasselbe Raster. Eingaben sind für die Gruppe sichtbar.
- WhenToMeet: Unterstützt Umfragen, aber auch private, kalenderbasierte Vorschläge, damit Organisator:innen passende Zeiten finden, ohne ganze Kalender offenzulegen.
Barrierefreiheit und Sprachen
- When2meet: Basiserlebnis.
- WhenToMeet: Barrierearm konzipiert, mehrsprachig und für Tastatur‑Navigation sowie Screenreader optimiert.
Preise
- When2meet: Kostenlos.
- WhenToMeet: Kostenlos mit Pro‑Plan für erweiterte Funktionen.
Welche Lösung passt?
- Wähle When2meet, wenn du schnell und einmalig Verfügbarkeiten erfassen möchtest – ohne Kalenderkontext.
- Wähle WhenToMeet, wenn du mit kalenderbasierten Vorschlägen und weniger Ping‑Pong einen gemeinsamen Termin finden möchtest und auch Buchungsseiten brauchst.
Empfehlung
Beide Tools helfen dabei, einen Termin zu finden. Für moderne Gruppentermine – insbesondere, wenn Kalender und wiederkehrende Abstimmungen eine Rolle spielen – führt WhenToMeet in der Regel schneller vom Verfügbarkeitsabgleich zum bestätigten Termin. Erstelle eine kostenlose Umfrage.
Hinweis: Wir bieten eine großzügige kostenlose Stufe mit bezahlten Plänen für erweiterte Funktionen. Hinweis zu Werbung und Preisen: WhenToMeet bleibt werbefrei. Unsere Preise sind fair und transparent — siehe unsere Preise.