When2meet vs. WhenToMeet: Der vollständige Vergleich
Auch wenn die Namen ähnlich sind, verfolgen die Produkte unterschiedliche Ziele. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Unterschiede und wann welches Tool sinnvoll ist – mit einer pragmatischen Empfehlung am Ende.
Kurzübersicht
| Thema | When2meet | WhenToMeet |
|---|---|---|
| Haupteinsatz | Ad‑hoc‑Verfügbarkeitsraster für ein einzelnes Event | Gruppen‑Verfügbarkeit plus optionale Buchung und Kalender‑Automatisierung |
| Kalender | Keine Live‑Kalender‑Overlays | Google‑Kalender‑Overlay, Konflikterkennung und Sync |
| Buchungsseiten | Nicht im Fokus | Personalisierte Buchungsseiten mit Presets und Schutzregeln |
| Datenschutz | Umfragebasierte Eingaben | Umfragen plus private, kalenderbasierte Vorschläge |
| Lokalisierung & Barrierefreiheit | Basis | Mehrsprachige UI, Tastatur‑Navigation, barrierearme Kontraste |
| Preise | Kostenlos | Kostenlos, optional Pro‑Plan |
Wofür sie gedacht sind
- When2meet ist ein klassisches Raster, in dem Teilnehmende Zeiten markieren, um einen Termin zu finden.
- WhenToMeet fokussiert sich auf Gruppentermine mit Kalender‑Overlays, smarter Konflikterkennung und optionalen Buchungslinks, wenn es erforderlich ist.
Verfügbarkeiten erfassen
- When2meet: Alle markieren Zeitfenster direkt im Raster – simpel und vertraut für schnelle Umfragen.
- WhenToMeet: Teilnehmende können Verfügbarkeit angeben; Organisator:innen können Google Kalender überlagern, Konflikte vermeiden und realistische Optionen vorschlagen.
Kalender‑Integration und Overlays
- When2meet: Keine native Kalender‑Synchronisation oder Live‑Overlays.
- WhenToMeet: Mit Google‑Kalender‑Anbindung Konflikte auf einen Blick erkennen, Doppelbuchungen vermeiden und bestätigte Termine automatisch eintragen.
Buchungsseiten und Schutzregeln
- When2meet: Nicht für laufende Buchungs‑Workflows gedacht.
- WhenToMeet: Personalisierte Buchungsseiten mit Verfügbarkeits‑Presets, Puffern, Vorlaufzeiten und weiteren Regeln – hilfreich, wenn aus einer Umfrage wiederkehrende Abstimmungen werden.
Zusammenarbeit und Privatsphäre
- When2meet: Alle bearbeiten dasselbe Raster. Eingaben sind für die Gruppe sichtbar.
- WhenToMeet: Unterstützt Umfragen, aber auch private, kalenderbasierte Vorschläge, damit Organisator:innen passende Zeiten finden, ohne ganze Kalender offenzulegen.
Barrierefreiheit und Sprachen
- When2meet: Basiserlebnis.
- WhenToMeet: Barrierearm konzipiert, mehrsprachig und für Tastatur‑Navigation sowie Screenreader optimiert.
Preise
- When2meet: Kostenlos.
- WhenToMeet: Kostenlos mit Pro‑Plan für erweiterte Funktionen.
Welche Lösung passt?
- Wählen Sie When2meet, wenn Sie schnell und einmalig Verfügbarkeiten erfassen möchten – ohne Kalenderkontext.
- Wählen Sie WhenToMeet, wenn Entscheidungen schneller fallen sollen, mit kalenderbasierten Vorschlägen, weniger Ping‑Pong und der Option auf Buchungsseiten.
Empfehlung
Beide Tools helfen dabei, einen Termin zu finden. Für moderne Gruppentermine – insbesondere, wenn Kalender und wiederkehrende Abstimmungen eine Rolle spielen – führt WhenToMeet in der Regel schneller vom Verfügbarkeitsabgleich zum bestätigten Termin. Jetzt kostenlos testen unter /.
Hinweis: Wir bieten eine großzügige kostenlose Stufe mit bezahlten Plänen für erweiterte Funktionen. Hinweis zu Werbung und Preisen: WhenToMeet bleibt werbefrei. Unsere Preise sind fair und transparent — siehe unsere Preise.